Einen neuen Kontakt erstellen

Kontakte sind Personen aus Ihrem Kundenstamm, die von Ihnen technischen Support anfordern können oder auch nicht. Es ist möglich, für jeden Kunden einen Hauptkontakt zu erstellen. Kontakte können mit Ihnen über Telefon, E-Mail, das Kundenportal oder durch die Generierung eines Tickets über die Tastenkombination STRG + F12 von ihren Arbeitsplätzen aus interagieren. 

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Kontakt zu erstellen:

• Sie können manuell einen Kontakt erstellen.
• Erstellen Sie automatisch neue Kontakte, indem Sie neue E-Mails/Tickets erfassen, die an Ihren Helpdesk gesendet werden. 

Neue Kontakte manuell erstellen

Sie können dies beispielsweise tun, wenn Sie mit einem Kunden telefonieren, der noch nie zuvor Support angefordert hat und daher noch kein Konto hat. Während Sie Ihren Kunden als Kontakt hinzufügen, können Sie auch ein Ticket für den Kunden eröffnen, und er wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald das Ticket aktualisiert wird.

Um einen neuen Kontakt manuell zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1.  Navigieren Sie zu Add () > New Contact (Hinzufügen > Neuer Kontakt).

Die Seite Add Contacts (Kontakt hinzufügen) wird angezeigt.

2.  Wählen Sie den Kundennamen aus dem Feld Select Customer (Kunde auswählen)  oder geben Sie ihn dort ein.

3.  Geben Sie den Vornamen des Kontakts in das Texteingabefeld First Name (Vorname) ein.

4.  Geben Sie den Nachnamen des Kontakts in das Texteingabefeld Last Name (Nachname) ein.

5.  Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts in das Texteingabefeld Email (E-Mail-Adresse) ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

6.  Geben Sie die Telefonnummer des Kontakts in das Texteingabefeld Telephone (Telefonnummer) ein.

7.  Geben Sie die Position in das Texteingabefeld Job Title (Position) ein.

8.  Wählen Sie den Namen des RMM-Agent aus der Dropdown-Liste RMM Agent aus.

9.  Geben Sie an, ob Sie die Angaben dieser Person als Details des Hauptansprechpartners festlegen möchten, indem Sie das Kästchen im Feld Contact Person (Ansprechpartner) aktivieren oder deaktivieren.

Hinweis: Damit wird diese Person die einzige Person sein, die ein Ticket für das Unternehmen eröffnen darf, und sie erhält einen unternehmensweiten Überblick über alle offenen Tickets.

10.  Geben Sie an, ob Sie die E-Mails dieses Benutzers ignorieren möchten oder nicht, indem Sie das Kästchen im Feld Ignore this user's emails (E-Mails dieses Benutzers ignorieren) aktivieren oder deaktivieren. Durch das Ankreuzen dieses Feldes wird vom E-Mail-Listener nicht automatisch ein Ticket erstellt.

11.  Klicken Sie auf Save (Speichern).

Der neue Kontakt wird hinzugefügt.

Kontakte automatisch erstellen

Darüber hinaus können Sie unter „Admin > Email Settings“ (Admin > E-Mail-Einstellungen) Auto-Create New Contact on Incoming Email (Neuen Kontakt bei eingehender E-Mail automatisch erstellen) aktivieren, so dass neue Kontakte immer dann erstellt werden, wenn ein neuer Kontakt eine  Support-Anfrage per E-Mail einreicht.