Erstellen von Kontakten für die automatische Ticketerstellung

Zunächst müssen wir einen Kontakt in o365 für die automatische Erstellung von Tickets per E-Mail erstellen. 

1. Greifen Sie über das Microsoft 365 Admin Center auf Exchange zu:

 

2. Klicken Sie im Exchange Admin Center auf der Registerkarte Empfänger auf Kontakte (Contacts). Klicken Sie dann auf E-Mail-Kontakt hinzufügen (Add a mail contact).

Es erscheint das Fenster Einrichten der Basisinformationen.

 

3. Fügen Sie den gewünschten Anzeigenamen (Display name), den Alias und die externe Externe E-Mail-Adresse hinzu (External email address).

 

Hinweis: Die externe E-Mail-Adresse ist die Automatisch generierte Support-Adresse (Auto-Generated Support Address), die Sie in Ihrem Atera Dashboard unter Admin>E-Mail-Einstellungen (Email settings).

 

4. Klicken Sie bei E-Mail-Kontaktinformationen (optional) auf Weiter (Next).

5. Klicken Sie auf Erstellen (Create), in E-Mail-Kontakt überprüfen.

 

6. Der Kontakt ist erstellt, klicken Sie auf Fertig (Done).

 

Der Kontakt erscheint nun in Kontakte (Contacts) unter der Registerkarte Empfänger.

 

 

Verteilergruppe weiterleiten (1. Methode)

So erstellen Sie eine Verteilerliste für die automatische Ticket-Erstellung:

1. Greifen Sie über das Microsoft 365 Admin Center auf Exchange zu:

 

2. Klicken Sie im Exchange-Verwaltungszentrum auf der Registerkarte Empfänger auf Gruppen (Groups). Klicken Sie dann auf Gruppe hinzufügen (Add a group).

 

3. Wählen Sie als Gruppentyp Verteilung (Distribution) aus und klicken Sie dann auf Weiter (Next).

 

4. Fügen Sie den Namen und die Beschreibung der Verteilerliste hinzu.

 

5. Weisen Sie den Besitzer zuweisen zu und klicken Sie dann auf Weiter (Next).

 

6. Klicken Sie im Bereich Mitglieder hinzufügen auf Mitglieder hinzufügen (Add members) und wählen Sie den Kontakt aus, den Sie für Ihre automatisch generierte Support-Adresse erstellt haben (Anleitung hier).

 

7. Nachdem Sie den Kontakt ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen (Add) und dann auf Weiter (Next).

 

8. Fügen Sie im Abschnitt Einstellungen bearbeiten (Edit settings) die Gruppen-E-Mail-Adresse hinzu und wählen Sie die Domäne aus. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Versand an diese Verteilergruppe für Personen außerhalb meiner Organisation zulassen (Allow people outside of my organization to send email to this ‎Distribution group) aktiviert haben, und klicken Sie auf Weiter (Next).

 

9. Klicken Sie auf der Seite Gruppe erstellen (Create group) und hinzufügen auf Gruppe erstellen, um die Erstellung der Verteilerliste abzuschließen.

 

10. Gehen Sie unter der Registerkarte Empfänger auf Gruppen und dann auf die Registerkarte Verteilerliste.

Hier finden Sie die Verteilerliste, die im vorherigen Schritt für die automatische Erstellung von Tickets erstellt wurde. Klicken Sie auf den Namen der Verteilerliste.

 

11. Gehen Sie auf der nächsten Seite auf die Registerkarte Einstellungen (Settings) und klicken Sie auf Zustellungsmanagement bearbeiten (Edit delivery management).

 

12. Wählen Sie in der Zustellungsverwaltung die Option Nachrichten von Personen innerhalb und außerhalb meiner Organisation zulassen (Allow messages from people inside and outside my organization) und klicken Sie anschließend auf Änderungen Speichern (Save).

 

13. Nun müssen wir auf das Atera Dashboard zugreifen, um die E-Mail-Einstellungen zu bearbeiten. Gehen Sie zu Admin> E-Mail-Einstellungen (Email settings).

 

14. Fügen Sie in den E-Mail-Einstellungen Ihre Verteilerliste in das Feld Primäre Support-Adresse (Primary Customer Support Address) ein und klicken Sie auf Aktualisieren (Update).

Wenn alles korrekt eingerichtet ist, werden nun alle E-Mails, die an Ihre primäre Kundensupportadresse gesendet werden, Tickets in Atera erstellen.

Hinweis: Damit diese Methode funktioniert, müssen Sie die externe Weiterleitung aktivieren.

 

 

E-Mail-Weiterleitung für eine Mailbox konfigurieren (2. Methode)

So aktivieren Sie die E-Mail-Weiterleitung für ein Benutzerpostfach:

1. Greifen Sie über das Microsoft 365 Admin Center auf Exchange zu:

 

2. Klicken Sie im Exchange-Verwaltungszentrum auf Postfächer (Mailboxes) auf der Registerkarte Empfänger und wählen Sie dann das Postfach aus, das Sie für die automatische Ticketerstellung in Atera verwenden möchten.

 

3. Gehen Sie auf der nächsten Seite auf die Registerkarte Postfächer (Mailbox) und klicken Sie auf E-Mail-Weiterleitung verwalten (Manage email forwarding).

 

4. Setzen Sie die Option Alle an dieses Postfach gesendeten E-Mails weiterleiten (Forward all emails sent to this mailbox) auf Ein (On).

Fügen Sie im Feld Weiterleitungsadresse (Forwarding address) den Kontakt hinzu, der unter Kontakt für die automatische Ticketerstellung erstellen angelegt wurde. Aktivieren Sie die Option Eine Kopie der weitergeleiteten E-Mails in diesem Postfach aufbewahren und klicken Sie auf Speichern (Save).

 

5. Nun müssen wir auf das Atera Dashboard zugreifen, um die E-Mail-Einstellungen zu bearbeiten. Gehen Sie zu Admin> E-Mail-Einstellungen (Email settings):

 

6. Fügen Sie in den E-Mail-Einstellungen die E-Mail-Adresse in das Feld Primäre Support-Adresse (Primary Customer Support Address) und klicken Sie auf Aktualisieren (Update).

Wenn alles korrekt eingerichtet ist, werden alle E-Mails, die an Ihre primäre Kundensupportadresse gesendet werden, nun Tickets in Atera erstellen.

Hinweis: Damit diese Methode funktioniert, müssen Sie die externe Weiterleitung aktivieren.

 

 

Anpassen der Support-E-Mail-Adresse (SMTP)

Standardmäßig erscheinen alle von Atera gesendeten E-Mails unter der E-Mail-Adresse noreply@atera.com. Sie können die E-Mail-Adresse mit den SMTP-Einstellungen einer Ihrer eigenen E-Mail-Adressen anpassen.

1. Klicken Sie in der Atera-Konsole auf Admin > E-Mail-Einstellungen (Email Settings).

Die Seite E-Mail-Einstellungen wird angezeigt. Eine vollständige Anleitung zum Ausfüllen dieser Seite finden Sie hier.

 

2. Geben Sie im Anpassen der SMTP-Einstellungen (Customize SMTP Settings) die Serveradresse, den Port, den Benutzernamen und das Passwort ein.

 

3. Legen Sie fest, ob Sie gesichertes SMTP (SSL/TLS) verwenden möchten, indem Sie den Kippschalter betätigen.

 

4. Klicken Sie auf E-Mail-Einstellungen testen (Test Email Settings).

 

5. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung, die Sie darüber informiert, dass der Test erfolgreich war.

 

6. Sobald die Bestätigungsmeldung erscheint, können Sie auf Aktualisieren (Update) klicken.

 

Die E-Mail-Aktualisierung wird konfiguriert.
Um zu erfahren, wie Sie dynamische Felder in E-Mail-Vorlagen einrichten und hinzufügen können, klicken Sie hier.

 

 

Verwenden Sie unterschiedliche E-Mail-Adressen für die primäre Kundensupportadresse und SMTP

Wenn Sie für die SMTP-Einstellungen eine andere E-Mail-Adresse als die primäre Supportadresse verwenden möchten, müssen Sie im Exchange-Administrationszentrum die Berechtigung Senden als einrichten.

Das Postfach, das zum Anpassen der SMTP-Einstellungen verwendet wird, benötigt "Senden als"-Berechtigungen für das Postfach, das als primäre Supportadresse verwendet wird.

1. Greifen Sie auf das Exchange-Administrationscenter zu, gehen Sie zu Empfänger > Postfächer, und klicken Sie auf das als primäre Supportadresse verwendete Postfach.

 

2. Gehen Sie auf der nächsten Seite auf die Registerkarte Delegation und klicken Sie unter Senden als auf Bearbeiten.

 

3. Geben Sie das Postfach an, das für die SMTP-Einstellungen in Atera verwendet wird, mit den Berechtigungen Senden als und speichern Sie die Einstellungen.

 

Hinweis: Ticket-E-Mails, die von Atera aus gesendet werden, scheinen nun von der primären Support-Adresse zu kommen und nicht mehr von noreply@atera.com.

 

 

Externe Weiterleitung aktivieren

Die externe Weiterleitung muss für Ihre Organisation aktiviert werden, damit die Regeln für die E-Mail-Weiterleitung funktionieren.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365 Security & Compliance-Portal für Microsoft 365 an und wählen Sie Bedrohungsmanagement (Threat management) > Richtlinie (Policy).

 

2. Klicken Sie unter Bedrohungsrichtlinien (Threat policies)> Richtlinien (Policies) auf Anti-Spam.

 

3. Klicken Sie auf die Richtlinie Anti-Spam ausgehend (Standard) (Anti-spam outbound policy (Default)) und klicken Sie auf den Link Schutzeinstellungen bearbeiten unten in der Seitenleiste (Edit protection settings).

 

4. Gehen Sie zum Abschnitt Weiterleitungsregeln und wählen Sie unter Automatische Weiterleitungsregeln die Option Ein - Weiterleitung ist aktiviert und klicken Sie dann auf Speichern.

Jetzt ist die externe E-Mail-Weiterleitung aktiviert.

 

Falscher Absender

In Fällen, in denen die Tickets einen falschen Absender anzeigen, empfiehlt es sich, die Option "via" anzeigen zu deaktivieren.

 

1. Rufen Sie im Microsoft Admin Center das Menü Sicherheit.

 

2. Gehen Sie dann auf Policies & rules.

 

3. Greifen Sie auf Ihre Richtlinie und dann auf Anti-Phishing zu.

 

4. Öffnen Sie die Richtlinie und klicken Sie auf Aktionen bearbeiten.

 

5. Deaktivieren Sie die Option "via"-Tag anzeigen und klicken Sie dann auf Speichern.

 

 

 

Wichtige Hinweise:

• Wenn alle Einstellungen korrekt sind und Sie immer noch keine Tickets von weitergeleiteten E-Mails erhalten oder wenn Sie den folgenden Fehler erhalten: 550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator für weitere Unterstützung. AS(7555), müssen Sie möglicherweise die E-Mail-Weiterleitungsregel deaktivieren und stattdessen eine Transportregel (Mailflow-Regel) erstellen.
• Eine doppelte Weiterleitung kann für Ihre Support-E-Mail-Adres:se nicht eingerichtet werden, da gemäß den Microsoft-Richtlinien nur eine Umleitung zulässig ist
• Für die SMTP-Einstellungen fügen Sie bitte app.atera.com zur Liste der erlaubten Adressen in Ihrem E-Mail-Server hinzu, sowie die folgenden Subnetze:
  

  52.157.0.0/16
  40.113.0.0/16

  Wenn Sie einen IP-Adressbereich von /16 nicht in die Whitelist aufnehmen können, fügen Sie bitte Folgendes hinzu:

  52.157.175.0/24
  40.113.216.0/24
  40.113.221.0/24  
  40.113.222.0/24
  54.240.3.0/24
  51.144.126.0/24
  40.122.130.0/24
  54.240.106.94
  54.240.106.95

• Die weiße Kennzeichnung von E-Mails gilt nur für Ticketantworten. Berichte und Rechnungen werden weiterhin über noreply@atera.com versendet.
• Die SMTP-Einstellungen für Office 365 finden Sie in diesem Microsoft-Leitfaden. Obwohl Option 1 empfohlen wird, kann es je nach Ihrer E-Mail-Konfiguration erforderlich sein, die anderen in diesem Artikel beschriebenen Optionen zu verwenden.
• "Anzahl der Weiterleitungen einer Nachricht: Die Anzahl, wie oft eine Nachricht automatisch umgeleitet, weitergeleitet oder beantwortet wird, basierend auf den Posteingangsregeln. Beispiel: Benutzer A hat eine Posteingangsregel, die Nachrichten je nach Absender an Benutzer B weiterleitet. Benutzer B verfügt über eine Posteingangsregel, die Nachrichten auf der Grundlage von Schlüsselwörtern in der Betreffzeile an Benutzer C weiterleitet. Wenn eine Nachricht beide Bedingungen erfüllt, wird die Nachricht nur an Benutzer B gesendet; sie wird nicht an Benutzer C weitergeleitet, da nur eine Umleitung zulässig ist. In diesem Fall wird die Nachricht verworfen, ohne dass ein NDR (Non-Delivery Report) an Benutzer B gesendet wird, der angibt, dass die Nachricht nicht an Benutzer C zugestellt wurde. Wir verwenden den X-MS-Exchange-Inbox-Rules-Loop-Header, um die Anzahl der Weiterleitungen einer Nachricht zu ermitteln. Dieser Header bleibt auch über Exchange-Organisationsgrenzen hinweg erhalten."