Hilfe-CenterMit Atera Billing können Sie Ihre IT-Supportleistungen und -ausgaben nachverfolgen und ganz einfach Rechnungen erstellen, anpassen und versenden. Die einfach zu bedienende, flexible Rechnungsstellung und die praktische Integration von Buchhaltungssoftware machen es Ihnen leicht, Zahlungen schneller zu erhalten.
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Rechnungs-Batch erstellen.
Hinweis: Die Währung für die Rechnungsstellung basiert auf der Region, in der Sie Ihr Atera-Konto ursprünglich registriert haben. Die Adresse kann unter Admin > Einstellungen hinzugefügt/aktualisiert werden. Wenn die Währung in Ihrer Region nicht korrekt angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
So erstellen Sie einen Rechnungs-Batch:
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1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Abrechnung |
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Die Seite Abrechnung wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf Neuer Rechnungsstapel |
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Die Seite Rechnungsbatch erstellen wird angezeigt. |
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Hinweis: Wenn Sie das Abrechnungsmodul zum ersten Mal verwenden, kann es etwas dauern, bis die erste Vertragsliste erstellt ist. |
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Abrechnungsseite erklärt:
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| Spalten: |
| Name | Beschriebung |
| Kundenname | Der Name des Kunden |
| Vertragsname | Die Bezeichnung des kundenspezifischen Vertrags |
| Vertragstyp | Die Art des Vertrags (Dies hat Auswirkungen auf das Abrechnungsverhalten) |
| Gesamtsaldo | Der gesamte derzeit fällige Betrag aus dem Kundenvertrag |
| Ausgewählter Saldo | Der Saldo, den Sie dem Kunden in diesem Batch in Rechnung stellen werden |
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Sammelabrechnungsdetails: |
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| Artikel | Beschriebung |
| Zu erstellende Abrechnungen | Auto-Updates basierend auf ausgewählten Verträgen |
| Nicht abgerechnete Tickets | Auto-Updates - Die Anzahl der Kundentickets im aktuellen Batch, die noch nicht abgerechnet sind |
| Geleistete Arbeitsstunden | uto-Updates - Die Gesamtzahl der in diesem Abrechnungs-Batch gearbeiteten Ticket-Stunden |
| Abrechenbarer Betrag | Auto-Updates - Der Gesamtbetrag, der in diesem Batch abgerechnet werden soll |
| Steuer | Auto-Updates - Der Gesamtsteuerbetrag für alle ausgewählten Verträge im Abrechnungs-Batch. Wenn das Kontrollkästchen "Steuerpflichtig" auf Vertragsebene aktiviert ist, wird die Steuer automatisch zum in Rechnung gestellten Betrag für NUR DIESEN VERTRAG hinzugefügt |
| Gesamt | Der Gesamtbetrag des aktuellen Abrechnungsbatches (abrechenbarer Betrag + Steuer) |
| Formular Elemente | |
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Ein weißes Kästchen zeigt an, dass der Vertrag zur Aufnahme in den Abrechnungs-Batch ausgewählt werden kann. |
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Ein schwarzes Schloss zeigt an, dass der Vertrag derzeit nicht zur Aufnahme ausgewählt werden kann, da er sich noch in einem offenen Vertragszeitraum befindet, d. h. er ist nicht "abrechnungsbereit". |
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Ein schwarzes Kästchen zeigt an, dass einige Komponenten/Nutzungen des Vertrags derzeit nicht für die Einbeziehung ausgewählt werden können, da sie sich noch in einem offenen Vertragszeitraum befinden, d. h. sie sind nicht "abrechnungsbereit" |
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Die blauen Linien erweitern die Details des Vertrags und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Positionen in den Abrechnungs-Batch aufzunehmen oder auszuschließen |
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Sie können die Liste der Verträge nach folgenden Kriterien filtern:
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3. Wählen Sie Verträge zur Aufnahme aus, indem Sie auf die weißen Kästchen klicken; die Kästchen werden schwarz, um anzuzeigen, dass die Elemente ausgewählt wurden. |
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Hinweis: Die Sammelabrechnungsdetails werden aktualisiert, wenn Sie Elemente auswählen. |
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4. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol neben jedem ausgewählten Vertrag, um die Details anzuzeigen. |
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Die erweiterte Vertragsansicht wird angezeigt. |
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Überprüfen Sie jeden ausgewählten Vertrag. Überprüfen Sie die ausgewählten Elemente. Sie können auch Elemente abwählen, wenn Sie dies wünschen.
Hinweis: Alle aktuell fälligen Posten werden automatisch auf der Grundlage des Vertrags ausgewählt; dies schließt alle überfälligen und aktuell fälligen Posten ein, die bereit zur Rechnungsstellung sind. |
| 5. Überprüfen Sie die Sammelabrechnungsdetails. |
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| 6. Geben Sie einen Batch-Namen in das Feld Speichern unter ein. |
| 7. Klicken Sie auf Ausführen. |
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Die Rechnungen werden angezeigt. |
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Hinweis: Verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um unerwünschte Rechnungen aus dem Batch zu entfernen. |
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8. Wählen Sie unter "Batch Details", ob Sie eine Rechnung pro Kunde (eine konsolidierte Rechnung) wünschen. |
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9. Klicken Sie auf Rechnungen erzeugen. Die Rechnungen werden angezeigt. |
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| Sie können einzelne Rechnungen anzeigen und bearbeiten, indem Sie neben der gewünschten Rechnung auf Bearbeiten klicken. |
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Die Rechnungen sind völlig flexibel und können vollständig bearbeitet, in PDFs umgewandelt, gespeichert, exportiert, gedruckt oder per E-Mail an Kunden verschickt werden, indem Sie auf die Schaltflächen des Dropdown-Menüs am unteren Rand der Rechnung klicken. |
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10. Um den gesamten Rechnungs-Batch zu exportieren, klicken Sie auf Rechnungen exportieren. |
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Die Seite Rechnungen exportieren wird angezeigt. |
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Hinweis: Wenn Sie eine Abrechnungs-Integration (mit QuickBooks Online oder Xero) in Atera eingerichtet haben, dann exportiert Ihr Abrechnungs-Batch automatisch in Ihre integrierte Buchhaltungssoftware. 11. Wählen Sie das Exportziel: QuickBooks (Online/Desktop), Xero oder CSV |
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12. Es wird eine .IIF- oder eine Xero-.CSV-Datei heruntergeladen. |
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Hinweis: Sie können einen Abrechnungs-Batch auch als CSV-Datei exportieren (siehe unten). Sie enthält eine eindeutige Kundenidentifikation ("Geschäftsnummer") und eine Produktidentifikation ("SKU").
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Julian Kudo