Um eine Sammelabrechnung zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Billing (Abrechnung) |
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2. Klicken Sie dann auf Create New Batch (Neue Sammelabrechnung erstellen) |
Die Seite „Create Billing Batch“ (Sammelabrechnung erstellen) wird angezeigt. |
Hinweis: Wenn Sie das Abrechnungsmodul zum ersten Mal verwenden, kann es einen Moment dauern, bis Ihre erste Vertragsliste erstellt wurde. |
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Seite „Billing“ (Abrechnung) im Überblick
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Spalten: |
Name | Beschreibung |
Kundenname | Der Name des Kunden |
Contract Name (Vertragsname) | Der Name des kundenspezifischen Vertrages |
Contract Type (Vertragstyp) | Der Typ des Vertrages (Dies hat Auswirkungen auf das Abrechnungsverhalten) |
Gesamtsaldo | Der derzeit aus dem Kundenvertrag fällige Gesamtbetrag |
Selected Balance (Ausgewählter Saldo) | Der Saldo, den Sie dem Kunden für diese Sammelabrechnung in Rechnung stellen werden |
Sammelabrechnungsdetails: | |
Element | Beschreibung |
Bills To Create (Zu erstellende Abrechnungen) | Wird basierend auf ausgewählten Verträgen automatisch aktualisiert |
Unbilled Tickets (Nicht abgerechnete Tickets) | Wird automatisch aktualisiert – Die Anzahl der Kundentickets in der aktuellen Sammelabrechnung, die noch in Rechnung gestellt werden müssen |
Hours Worked (Geleistete Arbeitsstunden) | Wird automatisch aktualisiert – Die Gesamtzahl der in dieser Sammelabrechnung geleisteten Arbeitsstunden für Tickets |
Billable Amount (Abrechenbarer Betrag) | Wird automatisch aktualisiert – Der Gesamtbetrag, der in dieser Sammelabrechnung in Rechnung gestellt wird |
Steuer | Wird automatisch aktualisiert – Der Steuer-Gesamtbetrag für alle ausgewählten Verträge in der Sammelabrechnung. Wenn das Kontrollkästchen „Taxable“ (Steuerpflichtig) auf Vertragsebene aktiviert ist, wird die Steuer automatisch NUR FÜR DIESEN VERTRAG zum Rechnungsbetrag hinzugefügt |
Gesamt | Der Gesamtbetrag der aktuellen Sammelabrechnung (Abrechenbarer Betrag + Steuer) |
Formularelemente | |
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Ein weißes Kästchen zeigt an, dass der Vertrag zur Aufnahme in die Sammelabrechnung ausgewählt werden kann |
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Ein schwarzes Schloss zeigt an, dass der Vertrag derzeit nicht zur Aufnahme ausgewählt werden kann, da er sich noch in einer offenen Vertragslaufzeit befindet, d.h. er ist nicht „abrechnungsbereit“ |
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Die blauen Linien erweitern die Details des Vertrags und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Positionen in die Sammelabrechnung aufzunehmen oder daraus auszuschließen |
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Sie können die Liste der Verträge anhand folgender Merkmale filtern:
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3. Wählen Sie Verträge zur Aufnahme aus, indem Sie auf die weißen Kästchen klicken – die Kästchen werden schwarz, um anzuzeigen, dass die Positionen ausgewählt wurden |
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Hinweis: Die Batch Details (Sammelabrechnungsdetails) werden aktualisiert, wenn Sie Positionen auswählen |
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4. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol neben jedem ausgewählten Vertrag, um ihn anzuzeigen und bei Bedarf zu aktualisieren |
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Die erweiterte Vertragsansicht wird angezeigt |
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Hinweis: Alle derzeit fälligen Positionen werden auf Basis des Vertrages automatisch ausgewählt – dies schließt alle überfälligen Positionen und alle derzeit fälligen Positionen ein, die zur Abrechnung bereit sind. |
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5. Batch Details (Sammelabrechnungsdetails) überprüfen | ||
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6. Geben Sie einen Sammelabrechnungsnamen in das Feld Save As (Speichern unter) ein |
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7. Klicken Sie auf Run (Ausführen) |
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Die Sammelabrechnung zeigt eine Rechnungsliste an |
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Hinweis: Verwenden Sie die Schaltfläche „Delete“ (Löschen), um alle unerwünschten Rechnungen aus der Sammelabrechnung zu entfernen. |
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8. Wählen Sie unter „Batch Details“ Sammelabrechnungsdetails aus, ob One invoice per customer (Eine Rechnung pro Kunde) erforderlich ist (Sammelrechnung) |
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9. Klicken Sie auf Generate Invoices (Rechnungen erstellen) Die Rechnungen werden angezeigt |
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Sie können einzelne Rechnungen anzeigen, indem Sie neben der Rechnung, die Sie anzeigen möchten, auf Edit (Bearbeiten) klicken
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Sie können die Steuern, wenn Sie möchten, Zeile für Zeile anpassen und auf Save Invoice (Rechnung speichern) klicken, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie können die Rechnung auch über die Schaltfläche Print (Drucken) ausdrucken |
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10. Um die Sammelrechnung zu exportieren, klicken Sie auf Export (Exportieren) |
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Die Seite Export Invoices (Rechnungen exportieren) wird angezeigt. |
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11. Wählen Sie die Exportmethode – QuickBooks Desktop oder Xero CSV |
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12. Eine .IIF- oder eine Xero .CSV-Datei wird heruntergeladen. |
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Hinweis: Sie können eine Sammelabrechnung auch als CSV-Datei exportieren (siehe unten). Sie enthält eine eindeutige Kundenkennung („Geschäftsnummer“) und eine Produktkennung („SKU“).
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