Wie können wir helfen?

  1. Atera Support
  2. Erste Schritte
  3. Rechnungsstellung
Hilfe-Center
    War dies hilfreich?
    7 von 9 fanden dies hilfreich

    Sammelrechnungen und -abrechnungen erstellen

    Um eine Sammelabrechnung zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

     

    1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Billing (Abrechnung)

    2. Klicken Sie dann auf Create New Batch (Neue Sammelabrechnung erstellen)

    Die Seite „Create Billing Batch“ (Sammelabrechnung erstellen) wird angezeigt.

    Hinweis: Wenn Sie das Abrechnungsmodul zum ersten Mal verwenden, kann es einen Moment dauern, bis Ihre erste Vertragsliste erstellt wurde. 

     

    Seite „Billing“ (Abrechnung) im Überblick

     
    Spalten:
    Name Beschreibung
    Kundenname Der Name des Kunden
    Contract Name (Vertragsname) Der Name des kundenspezifischen Vertrages
    Contract Type (Vertragstyp) Der Typ des Vertrages (Dies hat Auswirkungen auf das Abrechnungsverhalten)
    Gesamtsaldo Der derzeit aus dem Kundenvertrag fällige Gesamtbetrag
    Selected Balance (Ausgewählter Saldo) Der Saldo, den Sie dem Kunden für diese Sammelabrechnung in Rechnung stellen werden
    Sammelabrechnungsdetails:  
    Element Beschreibung
    Bills To Create (Zu erstellende Abrechnungen) Wird basierend auf ausgewählten Verträgen automatisch aktualisiert
    Unbilled Tickets (Nicht abgerechnete Tickets) Wird automatisch aktualisiert – Die Anzahl der Kundentickets in der aktuellen Sammelabrechnung, die noch in Rechnung gestellt werden müssen
    Hours Worked (Geleistete Arbeitsstunden) Wird automatisch aktualisiert – Die Gesamtzahl der in dieser Sammelabrechnung geleisteten Arbeitsstunden für Tickets
    Billable Amount (Abrechenbarer Betrag) Wird automatisch aktualisiert – Der Gesamtbetrag, der in dieser Sammelabrechnung in Rechnung gestellt wird
    Steuer Wird automatisch aktualisiert – Der Steuer-Gesamtbetrag für alle ausgewählten Verträge in der Sammelabrechnung. Wenn das Kontrollkästchen „Taxable“ (Steuerpflichtig) auf Vertragsebene aktiviert ist, wird die Steuer automatisch NUR FÜR DIESEN VERTRAG zum Rechnungsbetrag hinzugefügt
    Gesamt Der Gesamtbetrag der aktuellen Sammelabrechnung (Abrechenbarer Betrag + Steuer)
     Formularelemente  
      Ein weißes Kästchen zeigt an, dass der Vertrag zur Aufnahme in die Sammelabrechnung ausgewählt werden kann
      Ein schwarzes Schloss zeigt an, dass der Vertrag derzeit nicht zur Aufnahme ausgewählt werden kann, da er sich noch in einer offenen Vertragslaufzeit befindet, d.h. er ist nicht „abrechnungsbereit“ 
       Die blauen Linien erweitern die Details des Vertrags und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Positionen in die Sammelabrechnung aufzunehmen oder daraus auszuschließen

    Sie können die Liste der Verträge anhand folgender Merkmale filtern:

    • Contract Type (Vertragstyp)
    • Steuerpflichtige Verträge (Ob der Vertrag für die Steuer aktiviert ist oder nicht)
    • Kunde
    • Zeiträume (Sie können wählen, ob Verträge mitten im Abrechnungszeitraum nicht angezeigt werden sollen)

    3. Wählen Sie Verträge zur Aufnahme aus, indem Sie auf die weißen Kästchen klicken – die Kästchen werden schwarz, um anzuzeigen, dass die Positionen ausgewählt wurden
    ally_1.png

     

    Hinweis: Die Batch Details (Sammelabrechnungsdetails) werden aktualisiert, wenn Sie Positionen auswählen

     

    4. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol neben jedem ausgewählten Vertrag, um ihn anzuzeigen und bei Bedarf zu aktualisieren

    Die erweiterte Vertragsansicht wird angezeigt
    ally_2.png

    Überprüfen Sie jeden ausgewählten Vertrag und aktualisieren Sie ihn nach Bedarf

    Überprüfen Sie die ausgewählten Positionen. Sie können die Auswahl der Positionen auch wieder aufheben, wenn Sie möchten.

    Hinweis: Alle derzeit fälligen Positionen werden auf Basis des Vertrages automatisch ausgewählt – dies schließt alle überfälligen Positionen und alle derzeit fälligen Positionen ein, die zur Abrechnung bereit sind.
     
    5. Batch Details (Sammelabrechnungsdetails) überprüfen

    6. Geben Sie einen Sammelabrechnungsnamen in das Feld Save As (Speichern unter) ein

    7. Klicken Sie auf Run (Ausführen)

    Die Sammelabrechnung zeigt eine Rechnungsliste an

    Hinweis: Verwenden Sie die Schaltfläche „Delete“ (Löschen), um alle unerwünschten Rechnungen aus der Sammelabrechnung zu entfernen.

    8. Wählen Sie unter „Batch Details“ Sammelabrechnungsdetails aus, ob One invoice per customer (Eine Rechnung pro Kunde) erforderlich ist (Sammelrechnung)

    9. Klicken Sie auf Generate Invoices (Rechnungen erstellen)

    Die Rechnungen werden angezeigt
     

     Sie können einzelne Rechnungen anzeigen, indem Sie neben der Rechnung, die Sie anzeigen möchten, auf Edit (Bearbeiten) klicken

     

    Sie können die Steuern, wenn Sie möchten, Zeile für Zeile anpassen und auf Save Invoice (Rechnung speichern) klicken, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie können die Rechnung auch über die Schaltfläche Print (Drucken) ausdrucken

     

    10. Um die Sammelrechnung zu exportieren, klicken Sie auf Export (Exportieren)

    Die Seite Export Invoices (Rechnungen exportieren) wird angezeigt.
    mceclip2.png

    11. Wählen Sie die Exportmethode – QuickBooks Desktop oder Xero CSV

    12. Eine .IIF- oder eine Xero .CSV-Datei wird heruntergeladen.

     

    Hinweis: Sie können eine Sammelabrechnung auch als CSV-Datei exportieren (siehe unten). Sie enthält eine eindeutige Kundenkennung („Geschäftsnummer“) und eine Produktkennung („SKU“).

    mceclip0.png

     

     
    Hast du noch eine Frage? Kontaktiere uns
    Liron Hanania

    Verwandte Beiträge

    Testversion starten

    Erste Schritte