Créer un nouveau contact

Les  Contacts sont des personnes de votre base de clients, qui peuvent ou non vous demander un support technique. Il est possible de créer un interlocuteur principal pour chaque client. Les contacts peuvent interagir avec vous par téléphone, e-mail, le portail client ou en générant un ticket  via le raccourci clavier CTRL + F12 à partir de leurs postes de travail. 

Il existe deux façons de créer un contact :

• Créez manuellement un nouveau contact.
• Créez automatiquement de nouveaux contacts en capturant les nouveaux e-mails/tickets envoyés à votre service d'assistance. 

Créer de nouveaux contacts manuellement

Vous pouvez le faire, par exemple, si vous êtes au téléphone avec un client qui n'a jamais demandé d'assistance et qui n'a donc pas encore de compte. En les ajoutant en tant que contact, vous pouvez également ouvrir un ticket pour le client, et il recevra des notifications par e-mail automatiques chaque fois que le ticket est mis à jour.

Afin de créer un nouveau contact manuellement, suivez les étapes ci-dessous :

1.  Accédez à Ajouter () > Nouveau contact.

La page Ajouter un contact s'affiche.

2.  Sélectionnez ou saisissez le nom du client dans le champ Sélectionner un client .

3.  Saisissez le prénom du contact dans le champ d'entrée de données du Prénom.

4.  Saisissez le nom du contact dans le champ d'entrée de données du Nom.

5.   Saisissez l'adresse e-mail du contact dans le champ d'entrée de données E-mail et il s'agit d'un champ obligatoire.

6.  Saisissez le numéro de téléphone du contact dans le champ d'entrée de données du Téléphone.

7.  Saisissez le titre du poste dans le champ d'entrée de données du Titre du poste.

8.  Sélectionnez le nom de l'agent RMM dans la liste déroulante Agent RMM.

9.  Indiquez si vous souhaitez ou non définir les coordonnées de cette personne comme coordonnées de la personne de contact principale en cochant ou décochant la case dans le champ Contact principal .

Remarque : Cela lui donnera une vue d'ensemble de tous les tickets ouverts dans le portail client pour son enterprise et fera de lui la seule personne autorisée à ouvrir un ticket pour l'entreprise si vous activez la fonction Tickets par contact principal uniquement au niveau du client.

10.  Spécifiez si vous souhaitez ou non ignorer les e-mails de cet utilisateur en cochant ou décochant la case dans Ignorer les e-mails de cet utilisateur. En cochant ce champ, un ticket ne sera pas automatiquement créé par l'auditeur d'e-mails.

11.  Cliquez sur Ajouter.

Le nouveau contact est ajouté.

Créer automatiquement des contacts

De plus, vous pouvez activer « Créer automatiquement un nouveau contact sur les e-mails entrants» dans Admin > Paramètres de messagerie afin que de nouveaux contacts soient créés chaque fois qu'un nouveau contact soumet une demande d'assistance par e-mail. En savoir plus sur les paramètres de messagerie