I batch di fatture sono un gruppo di unità finanziarie (in questo caso fatture) che vengono gestite contemporaneamente, anziché immediatamente. Si tratta di un elenco dettagliato dei servizi resi e dei pagamenti dovuti dai clienti in un determinato periodo di fatturazione.

Una volta creato un batch di fatture, è possibile generare fatture che possono essere modificate, esportate, salvate, stampate, create in formato PDF o inviate via e-mail ai clienti per una fatturazione quasi immediata.

Note:

• L'invio di una fattura via e-mail è disponibile solo per gli abbonati Atera. 
• La valuta di fatturazione si basa sulla regione di registrazione dell'account Atera. L'indirizzo può essere aggiunto/aggiornato da Admin > Impostazioni. Se la valuta non viene visualizzata correttamente in base alla propria regione, si prega di contattare il nostro team di supporto.

Per assistenza nella creazione di fatture flessibili (ad hoc), vedere Creare una fattura flessibile

La pagina Crea lotto di fatture spiegata

Colonne

Nome del cliente: Il nome del cliente.
Nome del contratto: Il nome del contratto specifico del cliente.
Tipo di contratto: Il tipo di contratto (influisce sul comportamento di fatturazione).
Saldo totale: L'importo totale attualmente dovuto dal contratto del cliente.
Saldo selezionato: Il saldo che verrà fatturato al cliente in questo lotto.

Dettagli del lotto

Fatture da creare: Aggiornamenti automatici in base ai contratti selezionati.
Biglietti non fatturati: Si aggiorna automaticamente. Il numero di ticket dei clienti nel lotto corrente che devono ancora essere fatturati.
Ore lavorate: Aggiornamenti automatici. Il numero totale di ore di ticket lavorate in questo lotto di fatturazione.
Importo fatturabile: Si aggiorna automaticamente. L'importo totale da fatturare in questo lotto.
Tassa: Si aggiorna automaticamente. L'importo totale delle imposte su tutti i contratti selezionati nel lotto di fatturazione. Se la casella di controllo "Tassabile" è attivata a livello di contratto, l'imposta verrà aggiunta automaticamente all'importo fatturato SOLO per QUEL CONTRATTO.
Totale: l'importo totale del lotto di fatturazione corrente (importo fatturabile + imposta).

Elementi del modulo

Una casella bianca selezionata indica che il contratto può essere selezionato per essere incluso nel lotto di fatturazione. 
Un riquadro nero indica che alcuni componenti/utilizzi del contratto non possono essere selezionati per l'inclusione in quanto si trovano ancora in un periodo contrattuale aperto (non sono "pronti per la fatturazione").
Un lucchetto indica che il contratto non può essere selezionato per l'inclusione in quanto si trova ancora in un periodo contrattuale aperto, ossia non è "pronto per la fatturazione".
Le linee blu espandono i dettagli del contratto e consentono di includere o escludere voci specifiche dal lotto di fatturazione.

È possibile filtrare l'elenco dei contratti in base a:

• Tipo di contratto (per un elenco completo dei tipi di contratto, fare clic qui)
• Contratti imponibili
• Cliente
• Periodi
• Saldo

Guarda i nostri video tutorial sulla fatturazione!

Per creare un lotto di fatture:

1. Fare clic su Fatturazione, nel pannello di sinistra. Viene visualizzata la pagina Fatturazione. 

2. Fare clic su Nuovo lotto di fatture.

Viene visualizzata la pagina Create Invoice Batch

Nota: la prima volta che si utilizza il modulo di fatturazione, potrebbero essere necessari alcuni istanti per creare l'elenco iniziale dei contratti. 

2. Selezionare i contratti da includere facendo clic sulle caselle bianche. I dettagli del lotto si aggiorneranno automaticamente.

3. Fare clic sull'icona di espansione accanto a un contratto per visualizzarne i dettagli.

4. Esaminare ogni contratto selezionato. Se lo si desidera, è possibile deselezionare le voci.

Nota: Tutti gli articoli in scadenza vengono selezionati automaticamente in base al contratto; ciò include gli articoli in ritardo e quelli in scadenza che sono pronti per essere fatturati.

5. Esaminare i dettagli del batch. Assegnare un nome al batch di fatture e fare clic su Esegui. Le fatture vengono visualizzate. 

• Fare clic su Elimina accanto a una fattura per rimuoverla dal batch.
• Selezionare Una fattura per cliente se si desidera una fattura consolidata.
• Decidere come raggruppare le righe delle fatture (per contratto, ticket o voce temporale).
  Nota: le registrazioni temporali si basano sul fuso orario selezionato nelle impostazioni dell'account, che si trovano in Amministrazione > Impostazioni > Generale.

6. Fare clic su Genera fatture. Vengono visualizzate le fatture generate.

7. Fare clic su Modifica accanto a una fattura per visualizzarla. Si apre la fattura selezionata.

Le fatture sono completamente flessibili e possono essere modificate, trasformate in PDF, salvate, esportate, stampate o inviate via e-mail ai clienti, cliccando sui pulsanti del menu a tendina, in fondo alla fattura.

Nota: l'invio di una fattura via e-mail non è disponibile per gli utenti in prova. 

8. Una volta terminata la revisione della fattura, fare clic su Salva e chiudi. Viene visualizzata la pagina Lotto di fatture.

9. Fare clic su Esporta fatture per esportare tutte le fatture.
Nota: se è stata impostata un'integrazione di fatturazione con QuickBooks Online o Xero, il lotto di fatture viene esportato automaticamente nel software di contabilità integrato. 

10. Selezionare la destinazione dell'esportazione: QuickBooks (Online/Desktop), Xero o CSV.

Stati delle fatture

Abbiamo aggiunto gli stati alle fatture per semplificarne la gestione e il monitoraggio! Gli stati includono Bozza, Esportato, Inviato, Pagato e Rimborsato. Lo stato della fattura è visibile nella colonna Stato della pagina di fatturazione e sulla fattura stessa, da dove è possibile modificare manualmente lo stato della fattura.

• Bozza: La fattura è in corso e non è stata inviata né esportata. 
• Esportata: La fattura è stata esportata nel software di contabilità integrato.
• Inviata: la fattura è stata inviata (via e-mail) al destinatario.
• Pagata: la fattura è stata inviata via e-mail e il pagamento è stato effettuato. 
• Rimborsata: L'intero importo della fattura è stato rimborsato.

Nota: lo stato della fattura cambia automaticamente ogni volta che si invia o si esporta una fattura.

Video Tutorial

• Fatturazione Parte 1: Creare ticket, aggiungere voci di tempo, aggiungere prodotti e spese
• Parte 2: Risolvere il ticket, creare il lotto di fatture, generare ed esportare le fatture.