Dieser Artikel behandelt häufig gestellte Fragen zu Abrechnung, Rechnungsstellung und Vertragsmanagement innerhalb von Atera.
Häufig gestellte Fragen
F: Welche Vertragstypen werden für die MSP-Abrechnung unterstützt?
A: Atera unterstützt flexible Verträge, darunter Blockstunden, Stundensatz, Retainer/Pauschalgebühr, Fernüberwachung, Blockgeld, Projekt (Stundensatz/Einmalgebühr) und Online-Backup.
Jeder Kunde kann mehrere Verträge mit unterschiedlichen Tarifen für Projekte, außerhalb der Geschäftszeiten oder Drittanbieterprodukte haben.
- Blockstunden
- Stundensatz
- Retainer/Pauschalgebühr
- Fernüberwachung
- Blockgeld
- Projekt (Stundensatz/Einmalgebühr)
- Online-Backup
F: Wie funktioniert die Sammelabrechnung und Rechnungsstellung?
A: Sie können Rechnungsbatches monatlich oder für einen ausgewählten Zeitraum erstellen, indem Sie gelöste Ticket-Zeiteinträge, Vertragsdienste, Produkte und Ausgaben einbeziehen.
Rechnungen können bearbeitet, als CSV exportiert, per E-Mail versendet oder direkt mit QuickBooks Online/Desktop und Xero integriert werden.
F: Wie beeinflusst die Vertragsauswahl die Abrechnung?
A: Beim Erfassen von Zeit auf Tickets wählen Sie aus, unter welchem Vertrag und Tarif die Arbeit abgerechnet wird.
Dies ermöglicht eine genaue Abrechnung von Retainer-, außerhalb der Geschäftszeiten-, Projekt- oder Ad-hoc-Arbeiten, die alle in exportierten Rechnungen reflektiert werden.
F: Kann eine wiederkehrende Abrechnung für Dienste wie Office 365 eingerichtet werden?
A: Ja. Verwenden Sie einen Retainer/Pauschalgebühr-Vertrag, um eine monatliche oder wiederkehrende Abrechnung zu ermöglichen.
Manuelle Anpassungen können für Dienste wie Office 365 erforderlich sein, da die Nutzung oder Lizenzsynchronisation nicht automatisch erfolgt.
F: Wie kann ich Rechnungen und Abrechnungshistorie einsehen oder verwalten?
A: Um Rechnungen und die Abrechnungshistorie im Atera-Abrechnungsmodul einzusehen oder zu verwalten, gehen Sie im linken Bereich von Atera auf Abrechnung und greifen Sie dann auf den Abschnitt Rechnungen unten zu; hier können Sie Rechnungen öffnen, einsehen, bearbeiten, exportieren, per E-Mail versenden, drucken oder den Status ändern sowie nach Datum oder Kunde suchen oder filtern, wie benötigt.
F: Was, wenn die Stundenzettel- und Rechnungsbatch-Beträge nicht übereinstimmen?
A: Unterschiede können durch zusätzliche Produkte, Dienstleistungen oder Tarifposten im Batch, Einbeziehung oder Ausschluss von gelösten/abgerechneten Tickets oder Filterauswahl in Stundenzettelberichten entstehen.
Sobald ein Ticket abgerechnet ist, wirken sich weitere Bearbeitungen dieses Tickets nicht auf die Batch-Rechnung aus. Um zusätzliche Arbeiten abzurechnen, öffnen Sie ein neues Ticket.
F: Welche Integrationen sind für die Abrechnung verfügbar?
A: Rechnungen können direkt nach QuickBooks oder Xero exportiert werden, wobei die Batch- und flexible Rechnungserstellung vollständig mit diesen Plattformen kompatibel ist.
F: Kann ich Steuern zu Rechnungen hinzufügen?
A: Ja. Sie können Steuern direkt auf Rechnungen hinzufügen und verwalten, sowohl im Rahmen von Einzel- als auch von Batch-Rechnungsworkflows.
F: Was passiert, wenn ein Ticket nach der Abrechnung wieder geöffnet wird?
A: Bereits abgerechnete Tickets können nicht bearbeitet, zusammengeführt oder mit zusätzlicher Zeit versehen werden.
Für weitere Arbeiten erstellen Sie ein neues Ticket und rechnen es separat ab.
F: Ist es möglich, Tickets für die Abrechnung zu verknüpfen oder zusammenzuführen?
A: Derzeit können abgerechnete Tickets nicht zusammengeführt oder verknüpft werden.
Neue abrechenbare Zeiten sollten in einem neuen Ticket erfasst werden.
F: Können Rechnungen nach der Batch-Erstellung bearbeitet, gelöscht oder erneut gesendet werden?
A: Ja. Sie können Rechnungen innerhalb eines Stapels bearbeiten, wenn sie nicht exportiert oder bezahlt wurden.
Korrekturen einzelner Rechnungen erfordern eine Neuausstellung, aber das Löschen eines Stapels gibt Tickets frei, sodass sie neu abgerechnet werden können.
F: Wie werden Produkte, Ausgaben oder Teilzeit abgerechnet?
A: Fügen Sie Produkte und Ausgaben zu Tickets oder Verträgen hinzu; sie werden automatisch in Stapelrechnungen aufgenommen.
Nicht abgerechnete Zeiten und Artikel bleiben für zukünftige Stapel verfügbar, es sei denn, sie sind an einen gesperrten Stapel gebunden.
F: Wie integriert sich Atera mit Buchhaltungssoftware?
A: Stapel- und Einzelrechnungen können nach QuickBooks Online/Desktop oder Xero exportiert werden, um die Abrechnung und Abstimmung synchron zu halten.
F: Können Rechnungsvorlagen und Branding angepasst werden?
A: Ja. Sie können Ihr Logo hinzufügen und Rechnungsvorlagen für das Branding unter Admin > White Label anpassen.
F: Was passiert, wenn Tickets oder Rechnungen nach Abschluss eines Stapels Korrekturen benötigen?
A: Sie müssen den Stapel löschen, um Tickets zur erneuten Abrechnung freizugeben.
Das Bearbeiten einer einzelnen Rechnung innerhalb eines abgeschlossenen Stapels ist nicht möglich, wenn sie bereits exportiert oder bezahlt wurde.
F: Wie werden Steuern, Rabatte und Zuschläge verwaltet?
A: Fügen Sie Steuern, Rabatte und Zuschläge direkt in jede Rechnung ein.
QuickBooks/Xero-Nutzer können Steuersätze mit ihrem Buchhaltungssystem synchronisieren.
F: Wie richte ich Verträge ein oder weise sie Kunden zu?
A: Gehen Sie zum Abschnitt Kunden oder Verträge, erstellen Sie Ihren Vertrag, weisen Sie ihn dem Kunden zu und legen Sie Standards für jede Dienstleistung fest.
F: Welche Berichte sind für Abrechnung und Verträge verfügbar?
A: Atera bietet detaillierte Abrechnungs-, Vertrags- und Rentabilitätsberichte sowie operative und analytische Berichte für Prüfungen, Verbrauch und ausstehende Salden.
F: Welche Abrechnungsfunktionen sind nur mit dem MSP-Produkt verfügbar?
A: Das Abrechnungsmodul—Verträge, Vertragsraten, Produkte/Ausgaben, Rechnungen, QuickBooks/Xero-Integration—ist exklusiv für Atera MSP.
Die IT-Abteilung (ITD)-Edition enthält diese Funktionen nicht.
F: Wie automatisiere ich die Erstellung von Stapelrechnungen für wiederkehrende Verträge?
A: Sie können Stapelrechnungen am Ende jedes Abrechnungszeitraums für wiederkehrende Verträge (wie Retainer/Pauschalgebühr) planen, um sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Posten—Tickets, Stunden und Produkte—automatisch enthalten sind.
F: Kann ich vertragspezifische Abrechnungssätze für verschiedene Dienstleistungen oder Techniker einrichten?
A: Ja. Verträge können mehrere Tarifposten für verschiedene Dienstleistungen, Rollen oder Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten enthalten.
Sie können den passenden Tarif auswählen, wenn Sie Zeit erfassen oder Tickets erstellen.
F: Wie gehe ich mit der Abrechnung für vorausbezahlte Dienstleistungen oder Blockstunden/-geld um?
A: Atera verfolgt die Nutzung und verbleibende Salden für Blockstunden und Blockgeld-Verträge.
Das System gibt Warnungen aus, wenn Schwellenwerte erreicht werden, und zeigt Echtzeitsalden im Vertragsbereich an.
F: Ist es möglich, Produkte und Ausgaben abzurechnen, die nicht mit Tickets verknüpft sind?
A: Ja. Produkte und Ausgaben können direkt zu Verträgen oder Rechnungen hinzugefügt werden, auch wenn sie nicht an bestimmte Tickets gebunden sind.
F: Wie verwalte ich die Abrechnung für Kunden mit mehreren Standorten oder Unterkonten?
A: Verwenden Sie Unterkonten oder benutzerdefinierte Felder, um Standorte zu unterscheiden, Verträge zuzuweisen und Rechnungen pro Standort nach Bedarf zu erstellen.
F: Kann ich die Rechnungsnummerierung, Bedingungen und Zahlungsanweisungen anpassen?
A: Ja. Sie können Rechnungsvorlagen für Nummerierung, Zahlungsanweisungen, Bedingungen und Branding anpassen.
F: Wie kann ich Zahlungen abstimmen und offene Rechnungen verfolgen?
A: Markieren Sie Rechnungen manuell als bezahlt in Atera oder synchronisieren Sie Zahlungen automatisch über QuickBooks oder Xero.
Abrechnungsberichte zeigen den Zahlungsstatus und offene Salden an.
F: Was passiert, wenn ein Vertrag während des Abrechnungszeitraums geändert wird?
A: Vertragsänderungen gelten nur für neue Tickets oder Zeiteinträge in der Zukunft.
Bereits abgerechnete Posten bleiben unverändert.
F: Kann ich Rechnungen wegen Abrechnungsfehlern stornieren oder gutschreiben?
A: Sie können unbezahlte oder exportierte Rechnungen stornieren oder gutschreiben.
Korrekturen nach dem Export müssen direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware vorgenommen werden.
F: Wie gehe ich mit Steuern, Rabatten oder Zuschlägen für internationale Kunden um?
A: Legen Sie Standardsteuern, Rabatte oder Zuschläge in den Admin-Einstellungen fest und wenden Sie diese bei Bedarf pro Rechnung an.
Abrechnung in mehreren Währungen wird unterstützt.
F: Gibt es ein Prüfprotokoll für Abrechnungsänderungen und Rechnungsbearbeitungen?
A: Atera führt eine vollständige Historie von Abrechnungsvorgängen, Rechnungsbearbeitungen und Batch-Operationen für Compliance- und Prüfzwecke.
F: Wo finde ich weitere Informationen und Anleitungen?
A: Konsultieren Sie die Atera Knowledge Base für Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu:
