Atera mit Xero synchronisieren

Synchronisieren Sie Atera mit Xero, um Rechnungen zu exportieren, die von Ihrer Buchhaltungssoftware erkannt werden. Unser Synchronisierungsassistent gleicht Steuern, Produkte und Kunden zwischen Atera und Xero ab und sorgt so für eine nahtlose und reibungslose Rechnungsstellung. Darüber hinaus können Sie alle zukünftigen Synchronisierungen über die Atera Buchhaltungsverwaltungsseite verwalten.

Verwenden Sie den Synchronisierungsassistenten

Mit dem Atera-Synchronisierungsassistenten werden Steuern, Produkte und Kunden zwischen Atera und Xero abgeglichen. Nach Abschluss des Assistenten werden Steuern, Produkte und Kunden in Atera etwas anders gehandhabt. Dies sind die Änderungen, aufgeschlüsselt nach Kategorien:

Steuern

• Wird nur in Xero erstellt und bearbeitet (um eine doppelte/kollidierende Besteuerung von Rechnungen zu vermeiden).
• Ihre Atera-Rechnungen werden ohne Steuern exportiert (aus dem oben erwähnten Grund).
• Die Steuern werden automatisch zu Ihren Rechnungen in Xero hinzugefügt (wenn Xero Auto-Steuer aktiviert ist).

Produkte (und Preise/Dienstleistungen)

• Wir werden die Produkte und Tarife von Atera durch die von Xero ersetzen (um doppelte/kollidierende Artikel zu vermeiden). 
• Künftig werden Produkte und Tarife (Dienstleistungen) nur noch in Xero erstellt und bearbeitet.

Kunden

• Atera-Kunden haben einen passenden Kunden in Xero.
• Sie werden in der Lage sein, Ihre Xero-Kunden zu importieren, die in Atera nicht zugeordnet sind, so dass in Xero exportierte Rechnungen erkannt werden.

Das folgende Diagramm zeigt die Richtung des Datenflusses zwischen Atera und Xero.

Um Atera mit Xero zu synchronisieren:

1. Klicken Sie in Admin (auf der Seitenleiste) auf Buchhaltung.

Die Seite Buchhaltung wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Integration der Buchhaltungssoftware unter dem Xero-Logo auf Verbinden.

Die Xero Login Seite erscheint.

3. Geben Sie Ihre Xero-Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Anmelden.

Ein Bestätigungsbildschirm erscheint.

4. Klicken Sie auf Zugriff zulassen.

Die Seite Willkommen des Synchronisierungsassistenten wird angezeigt.

5. Nachdem Sie die Begrüßungsseite des Assistenten gelesen haben, klicken Sie auf Weiter.

Der Schritt Produkte abgleichen erscheint.

6. Produkte abgleichen: In diesem Schritt sucht Atera automatisch nach exakten Übereinstimmungen zwischen Atera und Xero bei Produkten (und Tarifen/Dienstleistungen). Sie müssen die nicht übereinstimmenden Atera-Positionen manuell abgleichen, indem Sie sie aus dem Xero-Dropdown-Menü Produkt/Dienstleistung auswählen. Wenn keine entsprechende Übereinstimmung vorhanden ist, klicken Sie auf das Symbol , um sie in Xero zu erstellen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

Hinweise:

• Nach Abschluss des Assistenten werden nicht zugeordnete Atera-Produkte und -Tarife nicht mehr in Atera angezeigt. Wenn dies in Ordnung ist, klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Weiter.
• Die Produkte und Tarife werden in Xero mit den gleichen Preisen wie in Atera angezeigt.

Hinweis: Produkte und Dienstleistungen, die automatisch in Xero angelegt werden, werden mit denselben Preisen angelegt, die sie in Atera hatten.

7. Kunden abgleichen: In diesem Schritt werden die Kunden von Atera und Xero abgeglichen. Atera sucht automatisch nach Kunden, die genau mit Atera und Xero übereinstimmen. Sie müssen die nicht übereinstimmenden Kunden manuell abgleichen, indem Sie sie aus den Dropdown-Menüs auswählen. Wenn es keine passende Übereinstimmung gibt, klicken Sie auf das Symbol, um den Kunden in Xero anzulegen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

Hinweis: Die Rechnungen von nicht zugeordneten Kunden können nicht in Xero exportiert werden. Sie können die Zuordnung von Kunden jedoch später auf der Seite Buchhaltung fortsetzen. Wenn Sie mit den nicht zugeordneten Kunden einverstanden sind, klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Weiter.

8. Kunden importieren: In diesem letzten Schritt können Sie alle Xero-Kunden importieren, die nicht mit Atera übereinstimmen oder die noch nicht in Atera vorhanden sind. Nachdem Sie Ihre Auswahl(en) getroffen haben, klicken Sie auf Weiter.

9. Die Zusammenfassung: Nach der Überprüfung klicken Sie auf Erledigt.

Hinweis: Wenn Sie auf Fertig klicken, werden alle in den vorangegangenen Schritten getroffenen Auswahlen und Änderungen gespeichert. Wenn Sie nicht auf Fertig klicken, werden Ihre Auswahlen nicht gespeichert.

Es erscheint ein Bestätigungsbildschirm, der die erfolgreiche Synchronisierung von Atera und Xero bestätigt.

Hinweise:

• Produkte und Tarife - Wenn Sie auf einen Vertrag sowie auf die "Zeiteinträge" und "Produkte und Ausgaben" innerhalb von Tickets (in Atera) zugreifen, können Sie Ihre Liste von Xero-Produkten und -Tarifen (Dienstleistungen) sehen und auswählen.
• Steuern - Alles, was mit Steuern innerhalb von Atera zu tun hat, wird ausgegraut sein, solange Sie mit Xero integriert sind.  Sollten Sie sich entscheiden, die Integration zu trennen, werden die Steuerfunktionen wieder nutzbar sein.

Verwalten Sie Ihre Xero-Integration

Sie können Ihre Integration und Synchronisationen jederzeit auf der Verwaltungsseite der Buchhaltung verwalten (nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben).

Um Ihre Integration zu verwalten:

1. Klicken Sie unter Admin (auf der Seitenleiste) auf Buchhaltung.

Die Seite Buchhaltung Verwaltung wird angezeigt.

Hinweis: Diese Seite wird nur angezeigt, wenn Sie den Synchronisierungsassistenten zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen haben. Andernfalls werden Sie aufgefordert, dies zu tun.

Sie können alle Aspekte der Synchronisierung von Atera und Xero verwalten, genau wie im Assistenten beschrieben. Dazu gehören die Verwaltung von Steuern, Produkten (und Tarifen/Dienstleistungen), der Kundenabgleich und der Import.

Rechnungen nach Xero exportieren

Sie können Atera-Rechnungen nach Xero exportieren.

Um Rechnungen zu exportieren: 

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Billing auf den Rechnungsstapel, den Sie exportieren möchten (oder erstellen Sie ihn).

2. Klicken Sie auf Rechnungen exportieren.

Hinweise:

• Wenn Sie Rechnungen nach Xero exportieren, werden Sie aufgefordert, alle nicht übereinstimmenden Atera- und Xero-Kunden abzugleichen, um die Erkennung der Rechnungen sicherzustellen. Sie können auch "Erstellen" ankreuzen, um den neuen Kunden in Xero zu erstellen, wenn der entsprechende Kunde noch nicht existiert.
• Wenn Sie Rechnungen mit Produkten/Tarifen exportieren, die in Xero nicht vorhanden sind, werden die Produkte/Tarife automatisch in Xero erstellt und erscheinen mit den gleichen Preisen wie in Atera.

Wenn Sie eine exportierte Rechnung auf der Rechnungsseite von Atera ansehen, können Sie sich direkt mit der Rechnung in Xero verbinden.

Trennen Sie die Verbindung zu Xero

Wenn Sie Ihre Integration mit Xero beenden möchten, können Sie dies jederzeit tun. 

Zum Trennen der Verbindung:

1. Klicken Sie in der Verwaltung (im Seitenbereich) auf Buchhaltung, um die Seite Buchhaltungsverwaltung aufzurufen.

2. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Von Xero trennen.

Nach der Bestätigung wird Atera die Verbindung zu Xero trennen.