Atera mit Xero synchronisieren

Synchronisieren Sie Atera mit Xero, um Rechnungen zu exportieren, die Ihre Buchhaltungssoftware erkennt. Unser Sync-Assistent gleicht Steuern, Produkte und Kunden zwischen Atera und Xero ab und sorgt so für eine nahtlose und reibungslose Abrechnung.Außerdem können Sie alle zukünftigen Synchronisierungen weiterhin über die Atera-Verwaltungsseite für die Buchhaltung verwalten.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie vorgehen können:

• Verwenden Sie den Sync-Assistenten
• Verwalten Sie Ihre Xero-Integration
• Rechnungen nach Xero exportieren 
• Trennen der Verbindung zu Xero

Verwenden Sie den Sync-Assistenten

Der Atera Sync-Assistent gleicht Steuern, Produkte und Kunden zwischen Atera und Xero ab. Nach Abschluss des Assistenten werden Steuern, Produkte und Kunden in Atera etwas anders gehandhabt. Dies sind die Änderungen, detailliert nach Kategorie:

Steuern

• Wird nur in Xero erstellt und bearbeitet (um doppelte/überschneidende Besteuerung auf Rechnungen zu vermeiden).
• Ihre Atera-Rechnungen werden ohne Steuern exportiert (aus oben genanntem Grund).
• Die Steuern werden automatisch zu Ihren Rechnungen in Xero hinzugefügt (wenn in Xero Auto-Steuer aktiviert ist).

Produkte (und Preise/Dienstleistungen)

• Wir werden die Produkte und Tarife von Atera durch die in Xero ersetzen (um doppelte/überschneidende Positionen zu vermeiden). 
• Künftig werden Produkte und Tarife (Dienstleistungen) nur noch in Xero angelegt und bearbeitet.

Kunden

• Atera-Kunden haben einen passenden Kunden in Xero.
  
• Sie können Ihre Xero-Kunden, die nicht mit Atera verknüpft sind, importieren, so dass die in Xero exportierten Rechnungen erkannt werden.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die Richtung des Datenflusses zwischen Atera und Xero.

So synchronisieren Sie Atera mit Xero:

1. Klicken Sie in Admin (im Seitenbereich) auf Buchhaltung.

Die Seite Buchhaltung wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Integration der Buchhaltungssoftware unter dem Xero Logo: auf Verbinden.

Die Xero-Anmeldeseite wird angezeigt.

3. Geben Sie Ihre Xero-Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Anmelden (Log In).

Ein Bestätigungsbildschirm wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf Zugriff zulassen (Allow access).

Die Willkommensseite des Synchronisationsassistenten wird angezeigt.

5. Nachdem Sie die Begrüßungsseite des Assistenten durchgelesen haben, klicken Sie auf Weiter.

Der Schritt Produkte und Tarife abgleichen wird angezeigt.

6. Produkte abgleichen: In diesem Schritt findet Atera automatisch 'exakte Übereinstimmungen' von Produkten (und Tarifen/Dienstleistungen) zwischen Atera und Xero. Sie müssen die nicht zugeordneten Atera-Artikel manuell abgleichen, indem Sie sie aus dem Dropdown-Menü von Xero Produkt/Dienstleistung auswählen. Wenn eine passende Übereinstimmung nicht existiert, klicken Sie auf dasSymbol, um sie in Xero zu erstellen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

Anmerkungen:

• Nach Abschluss des Assistenten werden nicht zugeordnete Atera-Produkte und -Tarife nicht mehr in Atera angezeigt. Wenn dies in Ordnung ist, klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Weiter.
• Produkte und Tarife werden in Xero mit denselben Atera-Preisen angezeigt.

Hinweis: Produkte und Dienstleistungen, die in Xero automatisch angelegt werden, werden mit denselben Tarifen angelegt, die sie in Atera haben.

7. Kunden abgleichen: In diesem Schritt werden die Kunden von Atera und Xero abgeglichen. Atera findet automatisch "exakt passende" Kunden zwischen Atera und Xero. Sie müssen die nicht zugeordneten Kunden manuell zuordnen, indem Sie sie aus den Dropdown-Menüs auswählen. Wenn keine passende Übereinstimmung existiert, klicken Sie auf dasSymbol, um den Kunden in Xero anzulegen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

Hinweis: Die Rechnungen von nicht zugeordneten Kunden können nicht nach Xero exportiert werden. Sie können den Abgleich der Kunden jedoch später auf der Seite "Buchhaltung" fortsetzen. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass zu diesem Zeitpunkt noch nicht zugeordnete Kunden existieren, klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Weiter.

8. Kunden importieren: In diesem letzten Schritt können Sie alle Xero-Kunden importieren, die nicht abgeglichen wurden oder noch nicht in Atera vorhanden sind. Nachdem Sie Ihre Auswahl(en) getroffen haben, klicken Sie auf Weiter.

9. Die Zusammenfassung: Klicken Sie nach der Überprüfung auf Fertig.

Hinweis: Wenn Sie auf "Fertig" klicken, werden alle in den vorherigen Schritten getroffenen Auswahlen und Änderungen gespeichert. Wenn Sie nicht auf "Fertig" klicken, werden Ihre Auswahlen nicht gespeichert.

Es erscheint ein Bestätigungsbildschirm, der die erfolgreiche Synchronisierung von Atera und Xero bestätigt.

Anmerkungen:

• Produkte und Tarife - Beim Zugriff auf einen Vertrag sowie auf die "Zeiteinträge" und "Produkte und Ausgaben" innerhalb von Tickets (in Atera) können Sie Ihre Liste der Xero-Produkte und -Tarife (Dienstleistungen) sehen und auswählen.
• Steuern - Alles, was mit Steuern innerhalb von Atera zu tun hat, wird ausgegraut, solange Sie mit Xero integriert sind.  Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Integration zu deaktivieren, sind die Steuerfunktionen wieder nutzbar.

Verwalten Sie Ihre Xero-Integration

Sie können Ihre Integration und Synchronisationen jederzeit auf der Verwaltungsseite der Buchhaltung verwalten (nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben).

So verwalten Sie Ihre Integration:

1. Klicken Sie in Admin (im Seitenbereich) auf Buchhaltung.

Die Seite zur Verwaltung der Buchhaltung wird angezeigt.

Hinweis: Diese Seite wird nur angezeigt, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt den Synchronisierungsassistenten abgeschlossen haben. Andernfalls werden Sie aufgefordert, dies zu tun.

Sie können alle Aspekte der Synchronisierung von Atera und Xero verwalten, genau wie im Assistenten beschrieben. Dies beinhaltet die Verwaltung von Steuern, Produkten (und Tarifen/Dienstleistungen), Kundenabgleich und Import.

Rechnungen nach Xero exportieren

Sie können Atera-Rechnungen nach Xero exportieren.

So exportieren Sie Rechnungen:: 

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Rechnungsstellung auf den Rechnungsstapel, den Sie exportieren möchten (oder erstellen Sie ihn).

2. Klicken Sie auf Rechnungen exportieren.

Anmerkungen:

• Wenn Sie Rechnungen in Xero exportieren, werden Sie aufgefordert, alle nicht übereinstimmenden Atera- und Xero-Kunden abzugleichen, um die Erkennung der Rechnungen sicherzustellen. Sie können auch "Erstellen" ankreuzen, um den neuen Kunden in Xero anlegen zu lassen, wenn der entsprechende Kunde noch nicht existiert.
• Wenn Sie Rechnungen mit Produkten/Tarifen exportieren, die in Xero nicht vorhanden sind, werden die Produkte/Tarife automatisch in Xero erstellt und erscheinen mit den gleichen Preisen wie in Atera.

Wenn Sie eine exportierte Rechnung anzeigen, können Sie auf der Atera-Rechnungsseite direkt einen Link zu der Rechnung in Xero herstellen.

Trennen der Verbindung zu Xero

Wenn Sie Ihre Integration mit Xero beenden möchten, können Sie dies jederzeit tun.

So trennen Sie die Verbindung:

1. Klicken Sie in Admin (im Seitenbereich) auf Buchhaltung, um die Buchhaltungs-Verwaltungsseite aufzurufen.

2. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Trennen von Xero.

Nach der Bestätigung wird Atera die Verbindung zu Xero trennen.