Este artículo cubre las preguntas frecuentes sobre facturación, facturación y gestión de contratos dentro de Atera.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Qué tipos de contratos son compatibles para la facturación de MSP?
R: Atera admite contratos flexibles, incluyendo Horas Bloque, Por Hora, Retenedor/Tarifa Fija, Monitoreo Remoto, Dinero en Bloque, Proyecto (Tarifa por Hora/Única), y Respaldo en Línea.
Cada cliente puede tener múltiples contratos con tarifas diferenciadas para proyectos, fuera de horario o productos de terceros.
- Horas Bloque
- Por Hora
- Retenedor/Tarifa Fija
- Monitoreo Remoto
- Dinero en Bloque
- Proyecto (Tarifa por Hora/Única)
- Respaldo en Línea
P: ¿Cómo funciona la facturación y facturación por lotes?
R: Puedes crear lotes de facturas mensualmente o para un período seleccionado, extrayendo entradas de tiempo de tickets resueltos, servicios de contrato, productos y gastos.
Las facturas pueden ser editadas, exportadas como CSV, enviadas por correo electrónico o integradas directamente con QuickBooks Online/Desktop y Xero.
P: ¿Cómo afecta la selección de contratos a la facturación?
R: Al registrar tiempo en tickets, seleccionas bajo qué contrato y tarifa se factura el trabajo.
Esto permite una facturación precisa de trabajos de retenedor, fuera de horario, proyecto o ad hoc, todo lo cual se refleja en las facturas exportadas.
P: ¿Se puede configurar la facturación recurrente para servicios como Office 365?
R: Sí. Usa un contrato de Retenedor/Tarifa Fija para facilitar la facturación mensual o recurrente.
Pueden ser necesarios ajustes manuales para servicios como Office 365, ya que la sincronización de uso o licencias no es automática.
P: ¿Cómo puedo ver o gestionar las facturas y el historial de facturación?
R: Para ver o gestionar las facturas y el historial de facturación en el módulo de facturación de Atera, ve al panel izquierdo en Atera, haz clic en Facturación, y luego accede a la sección de Facturas en la parte inferior; aquí puedes abrir, ver, editar, exportar, enviar por correo electrónico, imprimir o cambiar el estado de las facturas, y buscar o filtrar por fecha o cliente según sea necesario.
P: ¿Qué pasa si los montos de la hoja de tiempo y el lote de facturas no coinciden?
R: Las diferencias pueden resultar de productos adicionales, servicios o elementos de tarifa en el lote, inclusión o exclusión de tickets resueltos/facturados, o selección de filtros en los informes de hojas de tiempo.
Una vez que un ticket está facturado, más ediciones a ese ticket no afectarán la factura del lote. Para facturar trabajo adicional, abre un nuevo ticket.
P: ¿Qué integraciones están disponibles para la facturación?
R: Las facturas pueden ser exportadas directamente a QuickBooks o Xero, con la creación de facturas por lotes y flexibles totalmente compatibles con estas plataformas.
P: ¿Puedo añadir impuestos a las facturas?
R: Sí. Puedes añadir y gestionar impuestos directamente en las facturas como parte de los flujos de trabajo de facturación tanto independientes como por lotes.
P: ¿Qué sucede si un ticket se reabre después de ser facturado?
R: Los tickets ya facturados no pueden ser editados, fusionados ni se les puede aplicar tiempo adicional.
Para trabajo adicional, crea un nuevo ticket y factúralo por separado.
P: ¿Es posible vincular o fusionar tickets para facturación?
R: Actualmente, los tickets facturados no pueden ser fusionados ni vinculados.
Cualquier nuevo tiempo facturable debe ser registrado en un nuevo ticket.
P: ¿Se pueden editar, eliminar o reenviar facturas después de agruparlas?
A: Sí. Puedes editar facturas dentro de un lote si no han sido exportadas o pagadas.
Las correcciones individuales de facturas requieren reemisión, pero eliminar un lote liberará los tickets para que puedan ser refacturados.
Q: ¿Cómo se facturan los productos, gastos o tiempo parcial?
A: Agrega productos y gastos a los tickets o contratos; se incluirán automáticamente en las facturas por lote.
El tiempo y los artículos no facturados permanecen disponibles para futuros lotes a menos que estén vinculados a un lote bloqueado.
Q: ¿Cómo se integra Atera con el software de contabilidad?
A: Las facturas por lote e individuales pueden exportarse a QuickBooks Online/Desktop o Xero, manteniendo la facturación y la conciliación sincronizadas.
Q: ¿Se pueden personalizar las plantillas y la imagen de las facturas?
A: Sí. Puedes agregar tu logo y personalizar las plantillas de facturas para la imagen de marca en Admin > Marca Blanca.
Q: ¿Qué sucede si los tickets o facturas necesitan correcciones después de completar un lote?
A: Debes eliminar el lote para liberar los tickets para refacturación.
No es posible editar una factura individual dentro de un lote cerrado si ya ha sido exportada o pagada.
Q: ¿Cómo se gestionan los impuestos, descuentos y recargos?
A: Agrega impuestos, descuentos y recargos directamente en cada factura.
Los usuarios de QuickBooks/Xero pueden sincronizar las tasas de impuestos con su sistema contable.
Q: ¿Cómo configuro o asigno contratos a los clientes?
A: Navega a la sección de Clientes o Contratos, crea tu contrato, asígnalo al cliente y establece los valores predeterminados para cada servicio.
Q: ¿Qué informes están disponibles para facturación y contratos?
A: Atera ofrece informes detallados de facturación, contratos y rentabilidad, así como informes operativos y analíticos para auditoría, consumo y saldos pendientes.
Q: ¿Qué características de facturación están disponibles solo con el producto MSP?
A: El módulo de facturación—contratos, tarifas de contrato, productos/gastos, facturas, integración con QuickBooks/Xero—es exclusivo de Atera MSP.
La edición del Departamento de TI (ITD) no incluye estas características.
Q: ¿Cómo automatizo la creación de facturas por lote para contratos recurrentes?
A: Puedes programar ejecuciones de facturas por lote al final de cada período de facturación para contratos recurrentes (como Retenedor/Tarifa Fija), asegurando que todos los elementos facturables—tickets, horas y productos—se incluyan automáticamente.
Q: ¿Puedo establecer tarifas de facturación específicas para contratos para diferentes servicios o técnicos?
A: Sí. Los contratos pueden incluir múltiples elementos de tarifa para diferentes servicios, roles o trabajo fuera de horario.
Puedes seleccionar la tarifa adecuada al registrar tiempo o crear tickets.
Q: ¿Cómo manejo la facturación para servicios prepagados o bloques de horas/dinero?
A: Atera rastrea el uso y los saldos restantes para contratos de Horas por Bloque y Dinero por Bloque.
El sistema emite alertas cuando se alcanzan los umbrales y muestra saldos en tiempo real en la sección de contratos.
Q: ¿Es posible facturar productos y gastos no vinculados a tickets?
A: Sí. Los productos y gastos pueden agregarse directamente a contratos o facturas incluso si no están vinculados a tickets específicos.
Q: ¿Cómo gestiono la facturación para clientes con múltiples ubicaciones o subcuentas?
A: Usa subcuentas o campos personalizados para diferenciar ubicaciones, asignando contratos y generando facturas por sitio según sea necesario.
Q: ¿Puedo personalizar la numeración de facturas, términos e instrucciones de pago?
A: Sí. Puedes personalizar las plantillas de facturas para la numeración, instrucciones de pago, términos y marca.
Q: ¿Cómo concilio los pagos y hago seguimiento de las facturas pendientes?
A: Marca las facturas como pagadas manualmente en Atera, o sincroniza automáticamente los pagos a través de QuickBooks o Xero.
Los informes de facturación muestran el estado de los pagos y los saldos pendientes.
Q: ¿Qué sucede si un contrato se cambia a mitad del período de facturación?
A: Los cambios en el contrato se aplican solo a nuevos tickets o entradas de tiempo en adelante.
Los elementos facturados previamente permanecen sin cambios.
Q: ¿Puedo anular o acreditar facturas por errores de facturación?
A: Puedes anular o acreditar facturas no pagadas o exportadas.
Las correcciones después de la exportación deben manejarse directamente en tu software de contabilidad.
Q: ¿Cómo manejo impuestos, descuentos o recargos para clientes internacionales?
A: Establece impuestos, descuentos o recargos predeterminados en Configuración de administración y aplícalos por factura según sea necesario.
Se admite la facturación en múltiples monedas.
Q: ¿Existe un registro de auditoría para los cambios de facturación y ediciones de facturas?
A: Atera mantiene un historial completo de acciones de facturación, ediciones de facturas y operaciones por lotes para fines de cumplimiento y auditoría.
Q: ¿Dónde puedo encontrar más información y guías?
A: Consulta la Base de Conocimientos de Atera para guías paso a paso sobre:
