Cet article couvre les questions fréquemment posées sur la facturation, la gestion des factures et des contrats dans Atera.
Questions Fréquemment Posées
Q : Quels types de contrats sont pris en charge pour la facturation MSP ?
R : Atera prend en charge des contrats flexibles, y compris Heures Bloquées, Horaire, Forfait/Forfait Fixe, Surveillance à Distance, Argent Bloqué, Projet (Horaire/Frais Unique), et Sauvegarde en Ligne.
Chaque client peut avoir plusieurs contrats avec des tarifs différenciés pour les projets, les heures supplémentaires ou les produits tiers.
- Heures Bloquées
- Horaire
- Forfait/Forfait Fixe
- Surveillance à Distance
- Argent Bloqué
- Projet (Horaire/Frais Unique)
- Sauvegarde en Ligne
Q : Comment fonctionnent la facturation et la création de factures par lots ?
R : Vous pouvez créer des lots de factures mensuellement ou pour une période sélectionnée, en intégrant les entrées de temps des tickets résolus, les services contractuels, les produits et les dépenses.
Les factures peuvent être modifiées, exportées en CSV, envoyées par email ou intégrées directement avec QuickBooks Online/Desktop et Xero.
Q : Comment la sélection de contrat affecte-t-elle la facturation ?
R : Lors de l'enregistrement du temps sur les tickets, vous sélectionnez sous quel contrat et à quel tarif le travail est facturé.
Cela permet une facturation précise du travail forfaitaire, hors heures, projet, ou ad hoc, qui est reflétée dans les factures exportées.
Q : Peut-on configurer une facturation récurrente pour des services comme Office 365 ?
R : Oui. Utilisez un contrat Forfait/Forfait Fixe pour faciliter la facturation mensuelle ou récurrente.
Des ajustements manuels peuvent être nécessaires pour des services comme Office 365 car la synchronisation de l'utilisation ou des licences n'est pas automatique.
Q : Comment puis-je voir ou gérer les factures et l'historique de facturation ?
R : Pour voir ou gérer les factures et l'historique de facturation dans le module de facturation d'Atera, allez dans le panneau de gauche d'Atera, cliquez sur Facturation, puis accédez à la section Factures en bas ; ici, vous pouvez ouvrir, voir, modifier, exporter, envoyer par email, imprimer ou changer le statut des factures, et rechercher ou filtrer par date ou client selon les besoins.
Q : Que faire si les montants de la feuille de temps et du lot de factures ne correspondent pas ?
R : Les différences peuvent résulter de produits, services ou éléments tarifaires supplémentaires dans le lot, de l'inclusion ou de l'exclusion de tickets résolus/facturés, ou de la sélection de filtres dans les rapports de feuille de temps.
Une fois qu'un ticket est facturé, les modifications ultérieures de ce ticket n'affecteront pas la facture du lot. Pour facturer un travail supplémentaire, ouvrez un nouveau ticket.
Q : Quelles intégrations sont disponibles pour la facturation ?
R : Les factures peuvent être exportées directement vers QuickBooks ou Xero, avec la création de factures par lots et flexibles entièrement compatible avec ces plateformes.
Q : Puis-je ajouter des taxes aux factures ?
R : Oui. Vous pouvez ajouter et gérer les taxes directement sur les factures dans le cadre des flux de travail de facturation autonomes et par lots.
Q : Que se passe-t-il si un ticket est rouvert après avoir été facturé ?
R : Les tickets déjà facturés ne peuvent pas être modifiés, fusionnés ou avoir du temps supplémentaire appliqué.
Pour un travail supplémentaire, créez un nouveau ticket et facturez-le séparément.
Q : Est-il possible de lier ou de fusionner des tickets pour la facturation ?
R : Actuellement, les tickets facturés ne peuvent pas être fusionnés ou liés.
Tout nouveau temps facturable doit être suivi dans un nouveau ticket.
Q : Les factures peuvent-elles être modifiées, supprimées ou renvoyées après le regroupement ?
R : Oui. Vous pouvez modifier les factures dans un lot si elles ne sont pas exportées ou payées.
Les corrections de factures individuelles nécessitent une réémission, mais supprimer un lot libérera les tickets pour qu'ils puissent être refacturés.
Q : Comment sont facturés les produits, les dépenses ou le temps partiel ?
R : Ajoutez des produits et des dépenses aux tickets ou contrats ; ils seront automatiquement inclus dans les factures de lot.
Le temps et les articles non facturés restent disponibles pour les futurs lots, sauf s'ils sont liés à un lot verrouillé.
Q : Comment Atera s'intègre-t-il aux logiciels de comptabilité ?
R : Les factures de lot et individuelles peuvent être exportées vers QuickBooks Online/Desktop ou Xero, assurant la synchronisation de la facturation et de la réconciliation.
Q : Les modèles de factures et l'image de marque peuvent-ils être personnalisés ?
R : Oui. Vous pouvez ajouter votre logo et personnaliser les modèles de factures pour l'image de marque sous Admin > Marque blanche.
Q : Que se passe-t-il si des tickets ou des factures nécessitent des corrections après la finalisation d'un lot ?
R : Vous devez supprimer le lot pour libérer les tickets pour une nouvelle facturation.
Modifier une facture individuelle dans un lot fermé n'est pas possible si elle a déjà été exportée ou payée.
Q : Comment sont gérés les taxes, remises et surtaxes ?
R : Ajoutez les taxes, remises et surtaxes directement dans chaque facture.
Les utilisateurs de QuickBooks/Xero peuvent synchroniser les taux de taxe avec leur système comptable.
Q : Comment configurer ou attribuer des contrats aux clients ?
R : Allez dans la section Clients ou Contrats, créez votre contrat, attribuez-le au client et définissez les paramètres par défaut pour chaque service.
Q : Quels rapports sont disponibles pour la facturation et les contrats ?
R : Atera fournit des rapports détaillés sur la facturation, les contrats et la rentabilité, ainsi que des rapports opérationnels et analytiques pour l'audit, la consommation et les soldes impayés.
Q : Quelles fonctionnalités de facturation sont uniquement disponibles avec le produit MSP ?
R : Le module de facturation—contrats, tarifs de contrat, produits/dépenses, factures, intégration QuickBooks/Xero—est exclusif à Atera MSP.
L'édition Département IT (ITD) n'inclut pas ces fonctionnalités.
Q : Comment automatiser la création de factures de lot pour les contrats récurrents ?
R : Vous pouvez planifier des exécutions de factures de lot à la fin de chaque période de facturation pour les contrats récurrents (comme Retainer/Frais fixes), garantissant que tous les éléments facturables—tickets, heures et produits—sont inclus automatiquement.
Q : Puis-je configurer des tarifs de facturation spécifiques aux contrats pour différents services ou techniciens ?
R : Oui. Les contrats peuvent inclure plusieurs éléments de tarif pour différents services, rôles ou travail en dehors des heures.
Vous pouvez sélectionner le tarif approprié lors de l'enregistrement du temps ou de la création de tickets.
Q : Comment gérer la facturation pour les services prépayés ou les heures/argent en bloc ?
R : Atera suit l'utilisation et les soldes restants pour les contrats d'heures en bloc et d'argent en bloc.
Le système émet des alertes lorsque les seuils sont atteints et affiche les soldes en temps réel dans la section des contrats.
Q : Est-il possible de facturer des produits et des dépenses non liés à des tickets ?
R : Oui. Les produits et dépenses peuvent être ajoutés directement aux contrats ou factures même s'ils ne sont pas liés à des tickets spécifiques.
Q : Comment gérer la facturation pour les clients avec plusieurs emplacements ou sous-comptes ?
R : Utilisez les sous-comptes ou les champs personnalisés pour différencier les emplacements, attribuer des contrats et générer des factures par site selon les besoins.
Q : Puis-je personnaliser la numérotation des factures, les conditions et les instructions de paiement ?
R : Oui. Vous pouvez personnaliser les modèles de factures pour la numérotation, les instructions de paiement, les conditions et l'image de marque.
Q : Comment puis-je rapprocher les paiements et suivre les factures en attente ?
R : Marquez les factures comme payées manuellement dans Atera, ou synchronisez automatiquement les paiements via QuickBooks ou Xero.
Les rapports de facturation affichent le statut des paiements et les soldes en attente.
Q : Que se passe-t-il si un contrat est modifié en cours de période de facturation ?
R : Les modifications de contrat s'appliquent uniquement aux nouveaux tickets ou entrées de temps à venir.
Les éléments déjà facturés restent inchangés.
Q : Puis-je annuler ou créditer des factures pour des erreurs de facturation ?
R : Vous pouvez annuler ou créditer des factures non payées ou exportées.
Les corrections après exportation doivent être effectuées directement dans votre logiciel de comptabilité.
Q : Comment gérer les taxes, remises ou surtaxes pour les clients internationaux ?
R : Définissez les taxes, remises ou surtaxes par défaut dans les paramètres d'administration et appliquez-les par facture selon les besoins.
La facturation en multi-devises est prise en charge.
Q : Existe-t-il une piste d'audit pour les modifications de facturation et les éditions de factures ?
R : Atera conserve un historique complet des actions de facturation, des éditions de factures et des opérations par lots à des fins de conformité et d'audit.
Q : Où puis-je trouver plus d'informations et de guides ?
R : Consultez la base de connaissances Atera pour des guides étape par étape sur :
