Les sources de base de connaissances vous permettent de connecter les sources de connaissances que votre équipe utilise déjà – comme SharePoint ou Notion – afin que Robin puisse s’en servir pour répondre aux Tickets. Vous indiquez à Robin quand utiliser chaque source, et il répond selon le fonctionnement réel de votre entreprise. La base de connaissances d’Atera est toujours connectée, donc il s’agit ici d’ajouter toutes les autres sources.
Regardez ce guide vidéo pour savoir comment connecter et gérer les sources de connaissances pour Robin :
Avant de commencer
- Important : La gestion des sources de connaissances nécessite la permission du centre IA. Les administrateurs l’ont par défaut ; les techniciens doivent l’obtenir.
- La source que vous souhaitez ajouter doit déjà être connectée sur la page Intégrations. Le menu déroulant Ajouter une source ne liste que les intégrations déjà connectées.
- Sur les comptes MSP, les sources sont configurées par client. Sélectionnez d’abord le client (étape 2 ci-dessous). Ceci ne s’applique pas aux comptes de département informatique.
Ouvrir la page Base de connaissances
- Allez dans Centre IA > Intégrations > Base de connaissances.
- Sur un compte MSP, utilisez le menu déroulant Afficher le contexte pour pour choisir le client à configurer. Le tableau des sources se met à jour pour afficher les sources de ce client.
Remarque : La base de connaissances Atera apparaît toujours en première ligne, même si aucune autre source n’est connectée. Elle est active par défaut et ne peut pas être supprimée ou désactivée – Robin a déjà le contexte nécessaire pour l’utiliser, donc aucune description n’est requise.
Ajouter une source de connaissances
- Sélectionnez Ajouter une source en haut à droite. Une nouvelle ligne modifiable apparaît en haut du tableau.
- Ouvrez le menu déroulant Source et sélectionnez l’intégration que vous souhaitez que Robin utilise.
- Dans le champ Quand Robin doit-il utiliser cette source, décrivez dans quels cas Robin doit s’y référer. Par exemple : « demandes RH, questions IT et guides pratiques ».
- Sélectionnez Enregistrer.
Remarque : La description est obligatoire, et Enregistrer reste désactivé tant qu’une source n’a pas été sélectionnée. Lors de l’enregistrement, Robin vérifie la description – si elle est trop courte ou hors sujet, il vous sera demandé de la modifier. Sélectionnez Annuler pour supprimer la ligne sans l’ajouter.
Modifier une source
- Trouvez la source dans le tableau. Utilisez la boîte Rechercher des sources pour filtrer par nom.
- Ouvrez le menu ... (plus d’actions) sur cette ligne et sélectionnez Modifier la description.
- Mettez à jour la description Quand Robin doit-il utiliser cette source.
- Sélectionnez Enregistrer.
La colonne Dernière modification se met à jour avec la date et l’heure de votre changement.
Activer ou désactiver une source
Utilisez l’interrupteur Actif sur la ligne d’une source pour décider si Robin doit l’utiliser ou non. Désactiver une source la laisse dans le tableau mais empêche Robin d’y puiser des réponses.
Supprimer une source
- Ouvrez le menu ... (plus d’actions) sur la ligne de la source.
- Sélectionnez Supprimer, puis confirmez.
Remarque : La base de connaissances Atera ne peut pas être supprimée – il n’y a pas d’option Supprimer.
Désactiver l’intégration sous-jacente
La suppression complète d’une intégration se fait depuis la page Intégrations, et non depuis le tableau de la base de connaissances.
- Allez dans Centre IA > Intégrations > Intégrations.
- Sélectionnez Déconnecter sur l’intégration, puis confirmez dans la boîte de dialogue.
Remarque : Déconnecter une intégration empêche Robin d’utiliser son contenu et désactive la source dans votre base de connaissances. La source reste dans le tableau en tant qu’inactive jusqu’à ce que vous la supprimiez. Vous devrez reconnecter l’intégration pour l’utiliser à nouveau.
Et ensuite ?
Robin commence à utiliser vos sources actives immédiatement. Lorsqu’un nouveau Ticket arrive, Robin le compare aux descriptions que vous avez définies et puise les réponses dans la source la plus pertinente, en plus de la base de connaissances d’Atera.
Conseils
- Rédigez chaque description en fonction des types de Tickets qu’elle doit couvrir, pas du contenu lui-même. « À utiliser uniquement pour les Tickets de vente et de facturation » guide mieux Robin que « nos documents tarifaires ».
- Si Robin puise des réponses au mauvais endroit, affinez les descriptions ou désactivez temporairement la source plutôt que de la supprimer.
- Votre intégration Microsoft Azure apparaît sous le nom « SharePoint » sur la page Base de connaissances. Elle reste affichée comme « Microsoft Azure » partout ailleurs.
