עם כל הבעיות והנושאים השונים שצצים, לפעמים קשה ליצור קריאות שמכילות רק את המידע הרלוונטי. לכן חשוב ליצור תבניות טופס קריאה מותאמות אישית. התבניות האלו כוללות שדות שמותאמים למצב הספציפי, מייעלות את תהליך פתיחת הקריאות ומקלות על ניהול זרימת העבודה של הצוות שלכם. ניתן גם להשתמש בטפסי קריאה כדי להפעיל חוקי אוטומציה לקריאות

ניתן להקצות טפסי קריאה לכל הלקוחות, ללקוחות מסוימים, או להגדיר טופס ברירת מחדל ברמת החשבון או הלקוח. כך תוכלו לספק טפסי קריאה מותאמים ללקוחות שונים — למשל, לקוח מתחום הבריאות ולקוח מתחום התעשייה יכולים לקבל סט טפסים משלהם, עם טופס ברירת מחדל ייחודי לכל אחד.

ניתן להקצות טפסי קריאה לכל האתרים, לאתרים מסוימים, או להגדיר טופס ברירת מחדל ברמת החשבון או האתר. כך תוכלו לספק טפסי קריאה מותאמים לאתרים שונים — לדוגמה, אתר הכספים ואתר המו"פ יכולים לקבל סט טפסים משלהם, עם טופס ברירת מחדל ייחודי לכל אתר.

הערה: טפסי קריאה זמינים דרך ממשק המשתמש החדש של דף הקריאה. לא ניתן להסיר או להגביל את אפשרות "בחר טופס קריאה" בפורטל הלקוח, מאחר שזו חלק מזרימת ברירת המחדל.

הערה: טפסי קריאה זמינים דרך ממשק המשתמש החדש של דף הקריאה. לא ניתן להסיר או להגביל את אפשרות "בחר טופס קריאה" בפורטל השירות, מאחר שזו חלק מזרימת ברירת המחדל.

יצירת תבנית טופס

כדי ליצור תבנית טופס:

1. לחצו על ניהול > תמיכה וקריאות > תבניות טפסים.

דף תבניות טפסים יופיע.

2. לחצו על צור תבנית.

התבנית תופיע.

3. הזינו שם לתבנית הטופס (השם יוצג למשתמשי קצה ולטכנאים בעת יצירת קריאות).

4. גררו שדות משדות קריאה זמינים אל תוך התבנית, סדרו אותם כרצונכם, או לחצו על צור שדה חדש כדי להוסיף שדה מותאם אישית. למידע נוסף על יצירת שדות מותאמים אישית ראו הוספת שדות מותאמים אישית.

• הערה: שדות מותאמים אישית שמסומנים כחובה חייבים להיכלל בטופס הקריאה.

5. לחצו על שמור.

תבנית טופס הקריאה נוצרה.

הערה: שדות חובה מותאמים אישית יכולים להתמלא אוטומטית על ידי Robin (IT Autopilot) כאשר האפשרות מילוי אוטומטי של שדות חובה מותאמים אישית מופעלת במרכז הבינה המלאכותית. Robin משתמש בשם השדה כהנחיה ושיחת הקריאה כהקשר. לפרטים ראו הגדרות מרכז הבינה המלאכותית.

עריכת תבנית טופס

כאשר עורכים תבנית טופס קריאה, הקריאות הקיימות שמשתמשות בתבנית יתעדכנו בהתאם.

הערה: נדרשות הרשאות ניהול כדי לערוך תבניות טופס קריאה.

כדי לערוך תבנית טופס:

1. לחצו על ניהול > תמיכה וקריאות > תבניות טפסים.

דף תבניות טפסים יופיע.

2. לחצו על שם תבנית הטופס.

דף עריכת תבנית טופס יופיע.

3. ערכו את תבנית הטופס:

• שנו את שם הטופס.
• הוסיפו, הסירו או סדרו מחדש שדות מותאמים אישית על ידי גרירה ושחרור של שדות משדות קריאה זמינים אל תוך התבנית.
• לחצו על צור שדה חדש כדי להוסיף שדה מותאם אישית חדש. ראו הוספת שדות מותאמים אישית.

4. לחצו על שמור.

שכפול תבנית טופס

כדי לשכפל תבנית טופס:

1. לחצו על ניהול > תמיכה וקריאות > תבניות טפסים.

דף תבניות טפסים יופיע.

2. רחפו עם העכבר מעל תבנית הטופס ולחצו על אייקון השכפול.

תבנית הטופס תשוכפל ותופיע בלשונית תבניות פעילות.

הגדרת טופס ברירת מחדל לחשבון

טופס ברירת המחדל של החשבון משמש כברירת מחדל כאשר ללקוח אין טופס ברירת מחדל ייחודי משלו.

טופס ברירת המחדל של החשבון משמש כברירת מחדל כאשר לאתר אין טופס ברירת מחדל ייחודי משלו.

הערה: לא ניתן לארכב טפסי ברירת מחדל. יש להגדיר טופס ברירת מחדל חדש לפני שמארכבים את הנוכחי.

כדי להגדיר טופס ברירת מחדל לחשבון:

1. לחצו על ניהול > תמיכה וקריאות > תבניות טפסים.

דף תבניות טפסים יופיע.

2. רחפו עם העכבר מעל הטופס שברצונכם להגדיר כברירת מחדל ולחצו על הגדר כברירת מחדל.

הטופס הוגדר כברירת מחדל לחשבון. כעת, בעת יצירת קריאות חדשות ללא טופס ברירת מחדל ייחודי ללקוח, טופס זה ייבחר אוטומטית.

הטופס הוגדר כברירת מחדל לחשבון. כעת, בעת יצירת קריאות חדשות ללא טופס ברירת מחדל ייחודי לאתר, טופס זה ייבחר אוטומטית.

הקצאת טפסים ללקוחות מסוימים

הקצאת טפסים לאתרים מסוימים

בנוסף לטופס ברירת המחדל של החשבון, ניתן להקצות טפסים ללקוחות מסוימים ואף להגדיר טופס ברירת מחדל שונה לכל לקוח. זה שימושי במיוחד לספקי שירות (MSP) שמנהלים לקוחות מענפים שונים — כל לקוח יראה רק את הטפסים שרלוונטיים אליו.

בנוסף לטופס ברירת המחדל של החשבון, ניתן להקצות טפסים לאתרים מסוימים ואף להגדיר טופס ברירת מחדל שונה לכל אתר. כך תוכלו להתאים טפסי קריאה לצוותים או מחלקות שונות — כל אתר יראה רק את הטפסים שרלוונטיים אליו.

בעת יצירת קריאה, Atera בוחרת את הטופס לפי ההיררכיה הבאה:

• טופס ברירת מחדל ללקוח: אם ללקוח יש טופס ברירת מחדל משלו, הוא ייבחר.
• טופס ברירת מחדל לחשבון: אם ללקוח אין טופס ברירת מחדל, טופס ברירת המחדל של החשבון ישמש כברירת מחדל.

• טופס ברירת מחדל לאתר: אם לאתר יש טופס ברירת מחדל משלו, הוא ייבחר.
• טופס ברירת מחדל לחשבון: אם לאתר אין טופס ברירת מחדל, טופס ברירת המחדל של החשבון ישמש כברירת מחדל.

כדי להקצות טופס ללקוחות מסוימים:

כדי להקצות טופס לאתרים מסוימים:

1. לחצו על ניהול > תמיכה וקריאות > תבניות טפסים.

דף תבניות טפסים יופיע.

2. לחצו על שם הטופס.

דף עריכת תבנית טופס יופיע.

3. לחצו על ניהול.

חלון הקצאת הלקוחות יופיע.

חלון הקצאת האתרים יופיע.

4. בחרו כל הלקוחות כדי להנגיש את הטופס לכל הלקוחות, או בחרו לקוחות נבחרים ובחרו אותם מהרשימה.

4. בחרו כל האתרים כדי להנגיש את הטופס לכל האתרים, או בחרו אתרים נבחרים ובחרו אותם מהרשימה.

5. ניתן לסמן את הטופס כברירת מחדל עבור הלקוחות שנבחרו. טופס ברירת המחדל של הלקוח גובר על טופס ברירת המחדל של החשבון.

5. ניתן לסמן את הטופס כברירת מחדל עבור האתרים שנבחרו. טופס ברירת המחדל של האתר גובר על טופס ברירת המחדל של החשבון.

6. לחצו על שמור ויישם שינויים.

הטופס כעת משויך ללקוחות שנבחרו. משתמשי קצה מאותם לקוחות יראו את הטופס הזה בפורטל הלקוח, יחד עם כל טופס אחר שהוקצה להם וטופס ברירת המחדל של החשבון.

הטופס כעת משויך לאתרים שנבחרו. משתמשי קצה מאותם אתרים יראו את הטופס הזה בפורטל השירות, יחד עם כל טופס אחר שהוקצה להם וטופס ברירת המחדל של החשבון.

ארכוב / השבתת תבנית טופס

הערה: לא ניתן לארכב טפסי ברירת מחדל. יש להגדיר טופס ברירת מחדל חדש לפני שמארכבים את הנוכחי.

כדי לארכב תבנית טופס:

1. לחצו על ניהול > תמיכה וקריאות > תבניות טפסים.

דף תבניות טפסים יופיע.

2. רחפו עם העכבר מעל תבנית הטופס ולחצו על אייקון השבתה.

תבנית הטופס תועבר לארכיון ותוכלו למצוא אותה אם תלחצו על אייקון סטטוס ותבחרו מושבת.

שימוש בתבנית טופס בעת יצירת קריאה

בעת יצירת קריאה חדשה, ניתן לבחור טופס רלוונטי מתוך התבניות שלכם. גם משתמשי קצה יכולים לפתוח קריאות עם תבניות טופס קריאה בפורטל הלקוח.

בעת יצירת קריאה חדשה, ניתן לבחור טופס רלוונטי מתוך התבניות שלכם. גם משתמשי קצה יכולים לפתוח קריאות עם תבניות טופס קריאה בפורטל השירות.

כדי להשתמש בתבנית טופס בעת יצירת קריאה:

1. לחצו על קריאה חדשה.

דף קריאה חדשה יופיע.

2. בחרו את הלקוח ואיש הקשר לקריאה.

2. בחרו את האתר והמשתמש לקריאה.

3. תחת מאפייני קריאה, בחרו את תבנית הטופס מהרשימה הנפתחת.

• הבחירה בטופס מתבצעת לפי היררכיית ברירת המחדל של הלקוח/חשבון — אם מוגדר טופס ברירת מחדל ללקוח, הוא ייבחר אוטומטית, אחרת ייבחר טופס ברירת המחדל של החשבון.

• הבחירה בטופס מתבצעת לפי היררכיית ברירת המחדל של האתר/חשבון — אם מוגדר טופס ברירת מחדל לאתר, הוא ייבחר אוטומטית, אחרת ייבחר טופס ברירת המחדל של החשבון.

4. הזינו את המידע הרלוונטי ליצירת הקריאה ולתזמון. למידע נוסף

שינוי תבנית הטופס של קריאה קיימת

לאחר שהסטטוס של קריאה שונה לנפתרה או נסגרה, לא ניתן עוד לשנות את תבנית הטופס שלה. משתמשי קצה אינם יכולים לשנות את תבנית הטופס לאחר יצירת הקריאה.

הערה: נדרשות הרשאות ניהול כדי לערוך את תבנית הטופס של קריאה שכבר נוצרה.

כדי לשנות את תבנית הטופס של קריאה קיימת:

1. פתחו את הקריאה.

2. תחת מאפייני קריאה, בחרו תבנית טופס מהרשימה הנפתחת.

הקריאה תתעדכן אוטומטית, והשדות הרלוונטיים של תבנית הטופס החדשה יופיעו.