אימייל הוא אחת הדרכים שבהן הלקוחות שלכם יכולים לפתוח קריאות תמיכה ולתקשר איתכם כדי לפתור בעיות. בנוסף, ניתן להגדיר את כתובת האימייל של התמיכה כך שתיצור קריאות אוטומטית בפלטפורמה. ניתן לקבל בקשות תמיכה גם מכתובות אימייל חיצוניות בדומיין שלכם. אם כבר יש לכם כתובת אימייל לתמיכה, תוכלו להעביר את האימיילים שמתקבלים בכתובת זו לכתובת האימייל שסופקה לכם על ידי Atera. לדוגמה, תוכלו לקבל בקשות תמיכה בכתובת support@your-domain.com שיעברו אוטומטית לכתובת companyname@ticketing.atera.com.
יצירת איש קשר ליצירת קריאות אוטומטית
ראשית, נצטרך ליצור איש קשר ב-o365 לצורך יצירת קריאות אוטומטית דרך אימייל.
1. ממרכז הניהול של Microsoft 365, גשו אל Exchange:
2. במרכז הניהול של Exchange, לחצו על Contacts בלשונית Recipients. לאחר מכן לחצו על Add a mail contact.
יופיע חלון Set up the basic information.
3. הוסיפו את Display name הרצוי, את ה-Alias, ואת External email address.
הערה: כתובת האימייל החיצונית היא כתובת התמיכה שנוצרה אוטומטית, אותה ניתן למצוא בלוח הבקרה של Atera, תחת ניהול > הגדרות אימייל.
4. ב-Mail contact information (אופציונלי), לחצו על Next
5. לחצו על Create ב-Review mail contact.
6. איש הקשר נוצר, לחצו על Done.
איש הקשר יופיע כעת ב-Contacts תחת לשונית Recipients.
הפניית קבוצת תפוצה (שיטה ראשונה)
כדי ליצור רשימת תפוצה ליצירת קריאות אוטומטית:
1. ממרכז הניהול של Microsoft 365, גשו אל Exchange:
2. ב-מרכז הניהול של Exchange, לחצו על Groups בלשונית Recipients. לאחר מכן לחצו על Add a group.
3. בחרו Distribution כסוג הקבוצה, ואז לחצו על Next.
4. הוסיפו את Name ואת Description של רשימת התפוצה.
5. הגדירו בעלים לקבוצה, ואז לחצו על Next.
6. בקטע Add members, לחצו על Add members ובחרו תיבת דואר אחת כבעלים של רשימת התפוצה.
7. לאחר שבחרתם את איש הקשר, לחצו על Add ואז על Next.
8. בקטע Edit settings, הוסיפו את כתובת האימייל של הקבוצה ובחרו את הדומיין. ודאו שהאפשרות Allow people outside of my organization to send email to this Distribution group מסומנת, ולחצו על Next.
9. בעמוד Review and finish adding group, לחצו על Create group כדי לסיים את יצירת רשימת התפוצה.
10. עברו ל-Groups תחת לשונית Recipients, ואז ללשונית Distribution list.
כאן תמצאו את רשימת התפוצה שיצרתם ליצירת קריאות אוטומטית בשלב הקודם. לחצו על שם רשימת התפוצה.
11. בעמוד הבא, עברו ללשונית Settings ולחצו על Edit delivery management.
12. ב-Delivery management, בחרו באפשרות Allow messages from people inside and outside my organization, ואז לחצו על Save changes.
13. כעת, יש להיכנס ללוח הבקרה של Atera כדי לערוך את הגדרות האימייל. עברו אל ניהול > הגדרות אימייל.
14. בהגדרות האימייל, הוסיפו את רשימת התפוצה שלכם על ידי לחיצה על האפשרות "כתובת חדשה":
אם הכל מוגדר נכון, כל האימיילים הנשלחים לכתובת התמיכה הראשית שלכם ייצרו כעת קריאות ב-Atera.
הערה: כדי שהשיטה הזו תעבוד, יש להפעיל העברה חיצונית.
הגדרת העברת אימייל לתיבת דואר (שיטה שנייה)
כדי להפעיל העברת אימייל לתיבת דואר של משתמש:
1. ממרכז הניהול של Microsoft 365, גשו אל Exchange:
2. ב-מרכז הניהול של Exchange, לחצו על Mailboxes בלשונית Recipients, ואז בחרו את תיבת הדואר שברצונכם להשתמש בה ליצירת קריאות אוטומטית ב-Atera.
3. בעמוד הבא, עברו ללשונית Mailbox ולחצו על Manage email forwarding.
4. הגדירו את האפשרות Forward all emails sent to this mailbox ל-On.
בשדה Forwarding address, הוסיפו את איש הקשר שנוצר ב-יצירת איש קשר ליצירת קריאות אוטומטית. הפעילו את האפשרות Keep a copy of forwarded email in this mailbox ולחצו על Save.
5. כעת, יש להיכנס ללוח הבקרה של Atera כדי לערוך את הגדרות האימייל. עברו אל ניהול > הגדרות אימייל:
14. בהגדרות האימייל, הוסיפו את רשימת התפוצה שלכם על ידי לחיצה על האפשרות "כתובת חדשה":
אם הכל מוגדר נכון, כל האימיילים הנשלחים לכתובת התמיכה הראשית שלכם ייצרו כעת קריאות ב-Atera.
הערה: כדי שהשיטה הזו תעבוד, יש להפעיל העברה חיצונית.
התאמת כתובת האימייל של התמיכה (SMTP)
כברירת מחדל, כל האימיילים הנשלחים מ-Atera מופיעים תחת הכתובת noreply@atera.com. ניתן להתאים את כתובת האימייל באמצעות הגדרות SMTP של אחת מהכתובות שלכם.
-
עברו אל ניהול > תמיכה וקריאות > הגדרות אימייל > לשונית דומיינים.
יופיע עמוד הגדרות אימייל תמיכה.
- לחצו על דומיין חדש.
-
הזינו את הדומיין שלכם. לאחר מכן לחצו על הבא.
- מהתפריט הנפתח, בחרו פרוטוקול אימות. ראו אימות DKIM או אימות SMTP להמשך.
הערה: לאחר בחירת פרוטוקול, לא ניתן לשנות אותו. כדי להחליף פרוטוקול, מחקו את הדומיין והוסיפו אותו מחדש.
שימוש בכתובות שונות לכתובת התמיכה הראשית ול-SMTP
אם ברצונכם להשתמש בכתובת אימייל שונה להגדרות SMTP מזו שמוגדרת ככתובת התמיכה הראשית, יש להגדיר הרשאות "שלח בשם" (Send as) במרכז הניהול של Exchange.
תיבת הדואר המשמשת להתאמת הגדרות SMTP תצטרך הרשאות Send as לתיבת הדואר המשמשת ככתובת התמיכה הראשית.
1. גשו אל מרכז הניהול של Exchange, עברו אל Recipients > Mailboxes, ולחצו על תיבת הדואר המשמשת ככתובת התמיכה הראשית.
2. בעמוד הבא, עברו ללשונית Delegation ולחצו על Edit תחת Send as.
3. העניקו לתיבת הדואר המשמשת ל-SMTP ב-Atera הרשאות Send as ושמרו את ההגדרות.
הערה: אימיילים של קריאות שישלחו מ-Atera יופיעו כעת כאילו נשלחו מכתובת התמיכה הראשית במקום noreply@atera.com.
הפעלת העברה חיצונית
יש להפעיל העברה חיצונית עבור הארגון שלכם כדי שכללי ההעברה יעבדו.
1. התחברו אל פורטל האבטחה והציות של Office 365 עבור Microsoft 365 ובחרו Threat management > Policy
2. תחת Threat policies > Policies, לחצו על Anti-spam.
3. לחצו על Anti-spam outbound policy (Default) וגללו ללחיצה על הקישור Edit protection settings בתחתית הסרגל הצדדי.
4. עברו לקטע Forwarding rules ובחרו On - Forwarding is enabled תחת Automatic forwarding rules, ואז לחצו על Save.
כעת העברת אימיילים חיצונית מופעלת.
שולח שגוי
במקרים שבהם הכרטיסים מציגים שולח שגוי, מומלץ לבטל את האפשרות הצג תג "דרך".
1. ממרכז הניהול של Microsoft, גשו לתפריט אבטחה.
2. לאחר מכן עברו אל מדיניות וכללים.
3. גשו למדיניות שלכם, ואז עברו ל-אנטי-פישינג.
4. פתחו את המדיניות ולחצו על עריכת פעולות.
5. בטלו את הסימון מהאפשרות הצג תג "דרך", ואז לחצו על שמור.
הערות חשובות
- אם כל ההגדרות נכונות ועדיין אינכם מקבלים כרטיסים מהודעות דוא"ל שהועברו, או אם קיבלתם את השגיאה הבאה: 550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Please contact your administrator for further assistance. AS(7555), ייתכן שתצטרכו לבטל את כלל ההעברה וליצור כלל תעבורת דואר (mail flow rule) במקום זאת.
- לא ניתן להגדיר העברה כפולה לכתובת הדוא"ל של התמיכה שלכם, מאחר שמותרת רק הפניה אחת לפי הנחיות Microsoft
-
בהגדרות SMTP, יש להוסיף את app.atera.com לרשימת המורשים בשרת הדוא"ל שלכם, וכן את תתי-הרשתות הבאות:
52.157.0.0/16
40.113.0.0/16אם אינכם יכולים להלבין טווח כתובות IP של /16, הוסיפו את הבאים:
52.157.175.0/24
40.113.216.0/24
40.113.221.0/24
40.113.222.0/24
54.240.3.0/24
51.144.126.0/24
40.122.130.0/24
54.240.106.94
54.240.106.95
- מיתוג דוא"ל לבן יחול רק על תגובות לכרטיסים. דוחות וחשבוניות יישלחו עדיין מכתובת noreply@atera.com
- הגדרות SMTP עבור Office 365 זמינות במדריך Microsoft הזה. למרות שמומלץ להשתמש באפשרות 1, בהתאם להגדרות הדוא"ל שלכם ייתכן שתצטרכו להשתמש באפשרויות אחרות שמפורטות במאמר.
- "מספר הפעמים שבהן הודעה מנותבת מחדש: מספר הפעמים שבהן הודעה תנותב, תועבר או תיענה אוטומטית לפי כללי תיבת הדואר הנכנס. לדוגמה, למשתמש א' יש כלל שמנתב הודעות למשתמש ב' לפי השולח. למשתמש ב' יש כלל שמעביר הודעות למשתמש ג' לפי מילות מפתח בנושא. אם הודעה עומדת בשני התנאים, היא תישלח רק למשתמש ב'; היא לא תועבר למשתמש ג' כי מותרת רק הפניה אחת. במקרה כזה, ההודעה תימחק מבלי לשלוח דוח אי-מסירה (NDR) למשתמש ב' שמסביר שההודעה לא נמסרה למשתמש ג'. אנו משתמשים בכותרת X-MS-Exchange-Inbox-Rules-Loop כדי לקבוע כמה פעמים הודעה נותבה מחדש. כותרת זו נשמרת גם בין ארגונים שונים ב-Exchange."
