התאימו אישית את האופן שבו הצוות שלכם שולח ומקבל מיילי תמיכה על ידי העברתם ל-Atera, כך שכל הודעה נכנסת תהפוך אוטומטית לקריאת שירות שניתן לעקוב אחריה, ותשובות יישלחו מהכתובות המקצועיות שלכם (למשל, support@yourdomain.com). בנוסף, תוכלו לכוון את הגדרות הדוא"ל, כולל כללי העברה ודומיינים יוצאים, כך שיתאימו לתהליכי העבודה שלכם.

לניהול הדומיינים שלכם, ראו הגדרות דוא"ל תמיכה: ניהול דומיינים

כתובות מערכת

אלו שתי הכתובות העיקריות המשמשות לקבלה ושליחה של מיילים:

כתובת נכנסת שנוצרה אוטומטית: מיילים שנשלחים לכתובת זו יוצרים אוטומטית קריאות שירות ב-Atera. הוסיפו כתובות נכנסות בסעיף כל הכתובות והגדירו העברת דוא"ל לכתובת זו שנוצרה אוטומטית. 

הערה: לא ניתן לשנות כתובת זו. 

כתובת יוצאת ברירת מחדל: כתובת דוא"ל זו היא ברירת המחדל לכל התשובות לקריאות שירות. היא מוגדרת כ-noreply@atera.com, אך ניתן להתאים אותה אישית על ידי בחירת כתובת יוצאת אחרת מהרשימה הנפתחת, הכוללת את הכתובות היוצאות שהוספתם בסעיף כתובות תמיכה.

הערה: 

• אם הרשימה הנפתחת אינה זמינה, המשמעות היא שלא נוספו כתובות יוצאות הפתוחות לכל האתרים. כלומר, הרשימה מציגה רק כתובות יוצאות החלות על "כל האתרים".
• אם הרשימה הנפתחת אינה זמינה, המשמעות היא שלא נוספו כתובות יוצאות הפתוחות לכל הלקוחות. כלומר, הרשימה מציגה רק כתובות יוצאות החלות על "כל הלקוחות".
• אם כתובת הדוא"ל שנבחרה הופכת לבלתי תקינה (למשל, הדומיין לא מאומת או שהכתובת נמחקה), כתובת ברירת המחדל תשתנה אוטומטית ל-noreply@atera.com.

כתובות תמיכה

כתובות נכנסות לעומת כתובות יוצאות

• כתובות נכנסות מאפשרות ללקוחות לפתוח קריאות שירות דרך המייל. הגדירו העברה לכתובת הנכנסת שנוצרה אוטומטית ושתפו את הכתובות המותאמות עם המשתמשים שלכם, כדי שיוכלו לשלוח בקשות ישירות. מיילים נכנסים לכתובות אלו ייצרו אוטומטית קריאות שירות, לתהליך תמיכה יעיל ומותאם אישית.
• כתובות יוצאות משמשות את הטכנאים. מתוך קריאת שירות, טכנאים יכולים לבחור באיזו כתובת יוצאת להשתמש ככתובת השולח של התשובה. התאימו את כתובת ברירת המחדל היוצאת כדי להבטיח שהתשובות יישלחו משולח רלוונטי ומותאם, גם כאשר לא נבחרה כתובת מסוימת. כך תשמרו על תקשורת מקצועית ואחידה בכל התשובות לקריאות.

עמודות כתובות תמיכה

• שם: שם לזיהוי כתובת הדוא"ל.
• כתובת דוא"ל: כתובת הדוא"ל המלאה עם תווית סטטוס אימות (ממתין לאימות דומיין או מאומת).
• אתרים: בחרו לאילו אתרים כתובת זו חלה. כברירת מחדל, היא חלה על כל האתרים, או על האתרים שנבחרו מהדומיין שלה (בלשונית דומיין), אלא אם שיניתם זאת ידנית.
• לקוחות: בחרו לאילו לקוחות כתובת זו חלה. כברירת מחדל, היא חלה על כל הלקוחות, או על הלקוחות שנבחרו מהדומיין שלה (בלשונית דומיין), אלא אם שיניתם זאת ידנית.
• פונקציה: הגדירו אם כתובת זו משמשת למיילים נכנסים, יוצאים או לשניהם.
  • נכנס: כאשר מייל נשלח לכתובת זו, תיווצר קריאת שירות מההודעה.
  • יוצא: בעת מענה לקריאות של משתמשי האתרים שנבחרו ב-Atera, כתובת זו תופיע כאפשרות לבחירה בשדה שולח בקריאה.
  • יוצא: בעת מענה לקריאות של אנשי קשר של הלקוחות שנבחרו ב-Atera, כתובת זו תופיע כאפשרות לבחירה בשדה שולח בקריאה.
• תאריך יצירה: התאריך שבו כתובת הדוא"ל נוספה למערכת.
• שלח בדיקה: שלחו מייל בדיקה לכתובת כדי לוודא שהיא מחוברת כראוי

הוספת כתובת תמיכה

להוספת כתובת תמיכה:

1. עברו אל ניהול מערכת > תמיכה וקריאות שירות > הגדרות דוא"ל.

עמוד הגדרות דוא"ל תמיכה יופיע.

2. לחצו על כתובת חדשה.

חלון הוספת כתובת דוא"ל יופיע.

3. הזינו שם ידידותי ואת כתובת הדוא"ל לתמיכה.

הערה: 

• השם אינו שדה חובה. אם יישאר ריק, החלק המקומי של כתובת הדוא"ל יהפוך לשם (לדוג' הכתובת 'support@yourdomain.com' תקבל את השם 'support').
• לפני שתוכלו להוסיף כתובת דוא"ל לתמיכה, עליכם להוסיף תחילה את הדומיין שלה. למידע נוסף, ראו הגדרות דוא"ל: כתובות ודומיינים

4. בחרו את פונקציית הכתובת (נכנס, יוצא או שניהם).

הערה:

• כאשר תבחרו נכנס ויוצא, סמנו את התיבה 'השב מהכתובת הזו לקריאות שנוצרו ממנה'.
  המשמעות היא שאם משתמש ישלח מייל לכתובת זו כדי לפתוח קריאה, היא תיבחר אוטומטית כשולח בעת מענה של טכנאי, במקום כתובת ברירת המחדל היוצאת. הטכנאי עדיין יוכל לבחור כתובת אחרת מהרשימה אם ירצה. הערה:
• אם הדומיין של הכתובת כבר מאומת, הכתובת תתווסף בהצלחה וההגדרה הושלמה. אם לא, היא תתווסף לדומיינים שלכם ותועברו לאימות. ראו, אימות דומיינים
• אם הדומיין כבר משויך לאתר אחר אך עדיין לא אומת, תועברו לאימות דומיין. במקום יצירת מפתחות DKIM חדשים, תתבקשו להזין את רשומות ה-CNAME הקיימות מספק ה-DNS שלכם.
• אם הדומיין כבר משויך ללקוח אחר אך עדיין לא אומת, תועברו לאימות דומיין. במקום יצירת מפתחות DKIM חדשים, תתבקשו להזין את רשומות ה-CNAME הקיימות מספק ה-DNS שלכם.

5. העתיקו את כתובת התמיכה שנוצרה אוטומטית.

6. התחברו לתיבת הדואר שלכם והוסיפו את הכתובת להגדרות הדוא"ל ככתובת להעברה. (הגדרות > העברה ו-POP/IMAP.).

הערה: אם ספק הדוא"ל שלכם דורש אימות, תקבלו מייל הפעלה לאימות הכתובת.

למידע נוסף על הגדרת העברת דוא"ל בחשבון שלכם, ראו:

• הגדרת העברת דוא"ל ב-Microsoft 365
• העברת הודעות Gmail אוטומטית לחשבון אחר

7. לחצו על הבא.

הערה: אם פונקציית הכתובת היא רק למיילים נכנסים או יוצאים, לחצו על הוסף כתובת תמיכה.

8. בחרו לאילו אתרים טכנאים יכולים לשלוח תשובות לקריאות.

8. בחרו לאילו לקוחות טכנאים יכולים לשלוח תשובות לקריאות.

כתובת הדוא"ל נוספה ל-כל הכתובות.

הערה:

• העברה כפולה אינה נתמכת, לפי הנחיות Microsoft ניתן לבצע רק הפניה אחת לכל כתובת.
• כתובות הדוא"ל הנכנסות שאתם משתמשים בהן להעברת מיילים לכתובת שנוצרה אוטומטית צריכות להיות עם Sender Rewriting Scheme (SRS) מופעל. SRS משפר את מסירת ההודעות הרלוונטיות שעוברות בדיקת SPF כאשר הן מגיעות מהשולח המקורי אך נכשלות ב-SPF ביעד הסופי לאחר ההעברה.
• Atera אינה מספקת תמיכה טכנית לשימוש בפתרונות סינון דוא"ל (כגון Proofpoint, Cisco Email Security). במקרים אלו, יש לבדוק את כל שיטות ההעברה המומלצות ולבחור בזו שהכי מתאימה להגדרות הדוא"ל שלכם.
• בעת הוספת כתובת התמיכה שנוצרה אוטומטית בהגדרות ההעברה של Gmail, תישלח הודעת אימות לכתובת זו. תמצאו אותה כקריאת שירות שנוצרה ב-Atera, ממנה תוכלו להעתיק את קישור האימות.
  • בנוסף, תצטרכו להוסיף הרשאות לחשבון ה-Gmail לשליחת מיילים. לשם כך, בצעו את השלבים הבאים:
    • התחברו לחשבון ה-Gmail ולחצו על הודעת האזהרה האוטומטית של Gmail, נושא: 'נמנעה ניסיון כניסה'.
    • לחצו על בדקו את המכשירים שלכם כעת בגוף ההודעה ופעלו לפי ההנחיות של Gmail לאפשר שליחת מיילים.

עריכת כתובת דוא"ל

כדי לערוך כתובת, רחפו עם העכבר מעל השורה ולחצו על השם. תוכלו לעדכן את השם, הפונקציה של הכתובת והאתרים הנבחרים לכתובות יוצאות. לאחר השינויים, לחצו על שמור.

כדי לערוך כתובת, רחפו עם העכבר מעל השורה ולחצו על השם. תוכלו לעדכן את השם, הפונקציה של הכתובת והלקוחות הנבחרים לכתובות יוצאות. לאחר השינויים, לחצו על שמור.

הערה: 

• לא ניתן לשנות את שדה כתובת הדוא"ל לתמיכה. כדי לשנות את הכתובת עצמה, מחקו את הכתובת והוסיפו חדשה.
• לא ניתן לערוך כתובת שהוגדרה כ-כתובת יוצאת ברירת מחדל.

מחיקת כתובת דוא"ל

מחיקת כתובת מסירה אותה מכתובות התמיכה שלכם, ומיילים שיישלחו אליה לא ייצרו עוד קריאות שירות אוטומטית.

כדי למחוק כתובת:

1. ברשימת הכתובות, מצאו את הכתובת ולחצו על שלוש הנקודות. לאחר מכן לחצו על מחק.

יופיע חלון אישור. 

2. לחצו על מחק.

• אם זו הייתה כתובת יוצאת, היא לא תופיע עוד כאפשרות שולח בתשובות לקריאות. 
• אם זו הייתה כתובת נכנסת, מיילים שיישלחו אליה לא יועברו עוד ליצירת קריאות שירות אוטומטית.

הערה: לא ניתן למחוק כתובת שהוגדרה כ-כתובת יוצאת ברירת מחדל.