Erstellen von E-Mail-Vorlagen

Die E-Mail-Vorlagen von Atera ermöglichen eine automatisierte Kommunikation mit Ihren Kunden, indem sie in die Ticket-Automatisierungsregeln integriert werden. Sie sind außerdem sehr einfach zu erstellen und ermöglichen das Hinzufügen von Snippets (dynamische Feldinformationen) sowie HTML-Anpassungen.

Im folgenden Beispiel erstellen wir eine E-Mail-Vorlage, die wir an den zugehörigen Kontakt senden, sobald ein Ticket gelöst ist. Sie sehen auch die Automatisierungsregel, die die E-Mail sendet, wenn sie ausgelöst wird, sowie die E-Mail, die der Ticketkontakt erhalten wird.

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage:

1. Klicken Sie in der Verwaltung in der Seitenleiste auf E-Mail-Vorlagen.

Die Seite E-Mail-Vorlagen wird angezeigt.

Hinweis: Sie finden voreingestellte Vorlagen (sowie Ihre eigenen, wenn Sie sie erstellt haben), indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und die gewünschte Vorlage auswählen.

2. Fügen Sie auf der rechten Seite der Seite den Namen und die Beschreibung der Vorlage hinzu.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die E-Mail-Vorlage wird mit einem leeren E-Mail-Betreff und -Text angezeigt.

4. Füllen Sie den Betreff und den Text der E-Mail aus.
Wichtiger Hinweis: Wenn Ihr Kunde auf die erhaltene automatische E-Mail-Vorlage antwortet, soll sein Kommentar im bestehenden Ticket erscheinen (und nicht in einem neuen Ticket, das unbeabsichtigt durch die E-Mail erstellt wurde). Um sicherzustellen, dass der Kommentar dem bestehenden Ticket hinzugefügt wird, beginnen Sie die Betreffzeile der E-Mail-Vorlage mit dem folgenden Textausschnitt: [#{[Ticket Number]}].

5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern.
Ihre E-Mail-Vorlage ist gespeichert. Vorlagen (Name, Betreff und Text) können jederzeit problemlos aktualisiert oder gelöscht werden.

Hinzufügen von Snippets und / oder HTML-Code zu E-Mail-Vorlagen

So fügen Sie Snippets zu E-Mail-Vorlagen hinzu:

So fügen Sie ein Snippet in den E-Mail-Text ein: Navigieren Sie zu der entsprechenden Stelle im E-Mail-Text und klicken Sie dann auf das Snippet, das Sie hinzufügen möchten.
So fügen Sie ein Snippet in den E-Mail-Betreff ein: Fügen Sie das Snippet zunächst in den E-Mail-Text ein, wie oben beschrieben. Schneiden Sie dann den Ausschnitt aus dem E-Mail-Text aus und fügen Sie ihn in den Betreff der E-Mail ein.

So fügen Sie HTML-Code zu E-Mail-Vorlagen hinzu:

Klicken Sie auf das Symbol Codeansicht und fügen Sie den HTML-Code ein.

Eine kurze, visuelle Beschreibung des gesamten Prozesses:

Nun müssen Sie eine Automatisierungsregel einrichten, die - in diesem Beispielfall - immer dann ausgelöst wird, wenn ein Ticket gelöst wird, und Ihre neue E-Mail-Vorlage an den Kontakt des Tickets sendet. Im Folgenden finden Sie Screenshots des gesamten Prozesses: