Connectez votre calendrier Office 365 à Atera pour planifier rapidement des réunions (et envoyer des techniciens), fixer des rappels et afficher les événements du calendrier directement dans les tickets !
Comment fonctionne l'intégration du calendrier d'Atera
- Nous utilisons l'interface existante d'Outlook pour planifier les événements du calendrier.
- La connexion de votre compte et de votre calendrier permet de visualiser les événements programmés à partir de vos billets.
- Lorsque vous créez un nouvel événement de calendrier, vous pouvez le voir dans votre calendrier Outlook et dans le ticket Atera associé à l'événement.
- La mise à jour ou la suppression de l'événement dans le calendrier se répercute sur le ticket associé.
- Lorsque vous créez des événements de calendrier, assurez-vous que le calendrier sélectionné est le même que celui qui est connecté à Atera - sinon, les événements de calendrier n'apparaîtront pas sur le ticket associé.
Notes:
- La connexion d'un calendrier nécessite des droits d'administrateur.
- Vous pouvez connecter un calendrier par compte.
- Si vous travaillez en équipe, nous vous recommandons de connecter un calendrier partagé. De cette façon, les autres techniciens pourront voir les événements du calendrier à venir et créer des événements qui seront visibles par tous les autres. Veuillez noter que si vous créez un événement de calendrier avant de partager le calendrier avec d'autres techniciens, ils ne verront pas l'événement dans le ticket associé.
- Vous pouvez créer un événement indépendamment de l'intégration. La valeur ajoutée de l'intégration est de voir l'événement dans le ticket.
Instructions vidéo
Connecter à Office 365
Connectez votre calendrier Outlook Office 365 pour planifier, afficher et gérer les événements du calendrier directement à partir de vos tickets.
Note : La connexion d'un calendrier nécessite des autorisations d'administrateur.
La connexion d'un calendrier nécessite des autorisations d'administrateur.
1. Depuis Admin, sur le panneau latéral, cliquez sur Intégration du calendrier.
La page Intégration du calendrier s'affiche.
2. Cliquez sur Connecter dans la tuile Office 365. Microsoft Outlook s'ouvre.
3. Choisissez votre compte Outlook. Puis connectez-vous. Vous revenez à la page d'intégration du calendrier.
4. Cliquez sur le menu déroulant Select calendar.
5. Sélectionnez le calendrier auquel vous souhaitez qu'Atera se connecte (pour y lire les événements).
Note :Si vous travaillez en équipe, nous vous recommandons de connecter un calendrier partagé. De cette façon, les autres techniciens pourront voir les événements à venir dans le calendrier et créer des événements qui seront visibles par tous les autres.
6. Cliquez sur Connecter. Votre calendrier Office 365 est connecté.
Les événements programmés dans ce calendrier apparaîtront dans le ticket associé.
Calendrier des événements
Les événements à venir du calendrier sont affichés dans le ticket associé, sous la rubrique Événements du calendrier. Toute modification apportée à un événement de calendrier à venir (dans le calendrier) sera répercutée sur le ticket. Tout le monde peut voir et programmer des événements de calendrier à venir sur un ticket, mais seul un administrateur peut gérer un calendrier connecté.
Notes:
- Chaque ticket affiche jusqu'à 2 événements du calendrier à venir.
- Les événements sont reconnus par la convention de nom de billet (par exemple, [Atera #1123]). La modification de la convention de nom de ticket empêchera l'événement du calendrier d'apparaître dans le ticket.
Pour créer un événement de calendrier à partir d'un ticket :
1. Dans le ticket, cliquez sur le menu déroulant Nouvel événement de calendrier, dans le panneau de droite.
Note: Si vous n'avez pas encore connecté votre calendrier avec Atera, c'est le moment ou jamais.
2. Sélectionnez Office 365 (Outlook).
3. Connectez-vous à votre compte Office 365 Outlook.
La fenêtre Outlook Calendar s'affiche.
4. Cliquez sur le menu déroulant Calendrier et sélectionnez votre calendrier.
Note :Pour voir l'événement du calendrier sur le ticket, assurez-vous que le calendrier sélectionné est le même que celui qui est connecté à Atera.
5. Remplissez l'événement du calendrier.
6. Cliquez sur Save.
Génial. L'événement du calendrier a été créé. Vous pouvez voir la réunion programmée sous la rubrique Événements du calendrier sur la page du billet.
Gérer un calendrier connecté
Vous pouvez accéder à la page d'intégration au calendrier depuis la page d'administration ou en cliquant sur le menu déroulant Nouvel événement de calendrier dans le ticket associé et en cliquant sur Gérer le calendrier (visible uniquement pour les administrateurs). La page d'intégration du calendrier montre le compte et le calendrier connectés. Si vous n'êtes pas encore connecté à un compte, connectez-vous maintenant. Pour vous connecter à un autre compte, déconnectez-vous et reconnectez-vous avec votre calendrier préféré.
Remarque : la gestion d'un calendrier nécessite des droits d'administrateur.
Pour se déconnecter d'un compte Outlook Office 365 :
1. Depuis Admin, sur le panneau latéral, cliquez sur Intégration du calendrier.
La page Intégration du calendrier s'affiche.
2. Cliquez sur Déconnecter d'Office 365 Outlook. Une fenêtre de confirmation s'affiche.
3. Cliquez sur Disconnect.
Vous êtes déconnecté de votre compte Office 365 Outlook et le calendrier Outlook n'est plus connecté à Atera.
Dépannage
Si vous ne voyez pas l'événement programmé dans votre ticket, vérifiez-le :
- Vous avez connecté votre compte et votre calendrier Office 365 à Atera.
- Le calendrier connecté a été sélectionné dans Outlook lors de la création de l'événement de calendrier.
- L'événement du calendrier apparaît sur le calendrier que vous avez connecté à Atera.
- Le titre Outlook inclut la convention du nom du ticket au début de son titre (par exemple, [Atera #777]).
Si toutes ces conditions sont remplies et que vous ne voyez toujours pas l'événement du calendrier dans votre ticket, essayez de déconnecter et de reconnecter votre calendrier. Si cela ne résout pas le problème, veuillez contacter l'assistance.
