Intégration du calendrier Office 365 à Atera

Connectez votre calendrier Office 365 à Atera pour planifier rapidement des réunions, définir des rappels et afficher les événements du calendrier directement depuis le ticket !

Intégration du calendrier à Atera : fonctionnement

• Nous utilisons l’interface existante d’Outlook pour planifier des événements de calendrier.
• La connexion de votre compte et de votre calendrier permet d'afficher les événements planifiés à partir de vos tickets.
• Si vous créez un événement de calendrier, vous pourrez le voir dans votre calendrier Outlook et dans le ticket Atera associé à l’événement.
• La mise à jour ou la suppression de l’événement de calendrier dans le calendrier sera répercutée dans le ticket associé.
• Lors de la création d’événements de calendrier, assurez-vous que le calendrier sélectionné est le même que celui connecté à Atera. Sinon, les événements de calendrier n’apparaîtront pas sur le ticket associé.

Remarques :

• La connexion d'un calendrier nécessite des droits d’administrateur.
• Vous pouvez connecter un calendrier par compte.
• Si vous travaillez en équipe, nous vous recommandons de connecter un calendrier partagé. De cette façon, les autres techniciens pourront voir les événements de calendrier à venir et créer des événements pouvant être consultés par tout le monde.
• Vous pouvez créer un événement indépendamment de l’intégration. La valeur ajoutée de l’intégration est de voir l’événement dans le ticket.
• Google Agenda est actuellement disponible à l’exportation uniquement ; les événements n’apparaîtront pas dans vos tickets.

Cet article décrit les principales caractéristiques de l’intégration du calendrier à Atera, ainsi que les procédures à suivre pour :

• connecter votre calendrier
• créer un événement de calendrier à partir d’un ticket
• déconnecter votre calendrier
• dépanner

Tutoriel vidéo

Connectez-vous à Office 365

Connectez votre calendrier Outlook Office 365 pour planifier, afficher et gérer les événements de calendrier directement à partir de vos tickets. 
Remarque : la connexion d'un calendrier nécessite des droits d’administrateur.

Connectez-vous à votre compte Outlook Office 365 :

1. Dans Admin, sur le panneau latéral, cliquez sur Intégration du calendrier.

La page Intégration du calendrier s’affiche.

2. Cliquez sur Connexion dans la vignette Office 365. Microsoft Outlook s'ouvre.

3. Choisissez votre compte Outlook. Ensuite, connectez-vous. Vous êtes renvoyé à la page Intégration du calendrier.

4. Cliquez sur la liste déroulante Sélectionner un calendrier. 

5. Sélectionnez le calendrier auquel Atera doit se connecter (celui dont les événements seront lus).
Remarque :Si vous travaillez en équipe, nous vous recommandons de connecter un calendrier partagé. De cette façon, les autres techniciens pourront voir les événements de calendrier à venir et créer des événements pouvant être consultés par tout le monde. 

6. Cliquez sur Connexion. Votre calendrier Office 365 est connecté.

Les événements planifiés sur ce calendrier apparaîtront dans le ticket associé.

Événements du calendrier

Consultez les événements de votre calendrier à venir dans le ticket associé, sous Événements du calendrier. Toute modification apportée à un événement de calendrier à venir (dans le calendrier) sera répercutée sur le ticket. Tout le monde peut afficher et planifier les événements de calendrier à venir sur un ticket, mais seul un administrateur peut gérer un calendrier connecté

Remarques :

• Chaque ticket affiche jusqu’à 2 événements de calendrier à venir.
• Les événements sont reconnus par le nom de ticket conventionnel (par exemple, [Atera #1123]). La modification du nom de ticket conventionnel empêchera l’événement de calendrier d’apparaître dans le ticket.

Pour créer un événement de calendrier à partir d’un ticket :

1. Dans le ticket, cliquez sur la liste déroulante Nouvel événement de calendrier, dans le panneau de droite.
Remarque :si vous n'avez pas encore connecté votre calendrier à Atera, c’est l’occasion de le faire.

2. Sélectionnez Office 365 (Outlook).

3. Connectez-vous à votre compte Office 365 Outlook.

La fenêtre Calendrier Outlook s’affiche. 

4. Cliquez sur la liste déroulante Calendrier et sélectionnez votre calendrier.
Remarque : pour voir l'événement de calendrier sur le ticket, assurez-vous que le calendrier sélectionné est le même que celui connecté à Atera.

5. Saisissez les informations de l’événement de calendrier. 

6. Cliquez sur Enregistrer.

Parfait. Votre événement de calendrier est créé. Vous pouvez voir la réunion planifiée sous Événements du calendrier sur la page Ticket. 

Gérer un calendrier connecté

Vous pouvez accéder à la page Intégration du calendrier à partir de la page Admin ou en cliquant sur la liste déroulante Nouvel événement de calendrier dans le ticket associé et en cliquant sur Gérer le calendrier (visible uniquement par les administrateurs). La page Intégration du calendrier affiche le compte et le calendrier connectés. Si vous ne vous êtes pas encore connecté à un compte, connectez-vous à un compte dès maintenant. Pour vous connecter à un autre compte, déconnectez-vous et reconnectez-vous à votre calendrier préféré.

Remarque : la gestion d'un calendrier nécessite des droits d’administrateur.

Se déconnecter d’Office 365 Outlook :

1. Dans Admin, sur le panneau latéral, cliquez sur Intégration du calendrier.

La page Intégration du calendrier s’affiche. 

2. Cliquez sur Se déconnecter d’Office 365 Outlook. Une fenêtre de confirmation s’affiche. 

3. Cliquez sur Déconnexion.

Vous êtes déconnecté de votre compte Office 365 Outlook et le calendrier Outlook n’est plus connecté à Atera.

Dépannage

Si vous ne voyez pas l’événement planifié dans votre ticket, vérifiez que :

1. Vous avez connecté votre compte Office 365 et votre calendrier à Atera.
2. Le calendrier connecté a été sélectionné dans Outlook lors de la création de l’événement de calendrier. 
3. L’événement du calendrier apparaît sur le calendrier que vous avez connecté à Atera.
4. Le titre Outlook inclut le nom de ticket conventionnel au début (par exemple, [Atera #777]).

Si toutes ces conditions sont remplies et que vous ne voyez toujours pas l’événement de calendrier dans votre ticket, essayez de déconnecter et de reconnecter votre calendrier. Si cela ne résout pas le problème, veuillez contacter l’assistance