מאמר זה עוסק בשאלות נפוצות בנוגע לחיוב, הפקת חשבוניות וניהול חוזים בתוך Atera.
שאלות נפוצות
ש: אילו סוגי חוזים נתמכים עבור חיוב MSP?
ת: Atera תומכת בחוזים גמישים, כולל חבילת שעות, לפי שעה, ריטיינר/תשלום קבוע, ניטור מרחוק, חבילת כסף, פרויקט (לפי שעה/תשלום חד פעמי), ו-גיבוי אונליין.
לכל לקוח ניתן להגדיר מספר חוזים עם תעריפים שונים לפרויקטים, שעות חריגות או מוצרים חיצוניים.
ש: איך עובד חיוב והפקת חשבוניות באצווה?
ת: ניתן ליצור אצוות חשבוניות חודשיות או לתקופה נבחרת, ולמשוך נתוני זמן מטיקטים שטופלו, שירותי חוזה, מוצרים והוצאות.
אפשר לערוך חשבוניות, לייצא ל-CSV, לשלוח במייל או לסנכרן ישירות עם QuickBooks Online/Desktop ו-Xero.
ש: איך בחירת חוזה משפיעה על החיוב?
ת: בעת רישום זמן בטיקטים, בוחרים את החוזה והתעריף לפיהם העבודה תחויב.
כך ניתן לחייב בצורה מדויקת עבור ריטיינר, שעות חריגות, פרויקט או עבודה חד פעמית – והכל משתקף בחשבוניות המיוצאות.
ש: האם ניתן להגדיר חיוב חוזר עבור שירותים כמו Office 365?
ת: כן. השתמשו בחוזה ריטיינר/תשלום קבוע כדי לאפשר חיוב חודשי או חוזר.
ייתכן שתידרשו לעדכן ידנית שירותים כמו Office 365, מאחר ואין סנכרון אוטומטי של שימוש או רישיונות.
ש: איך ניתן לצפות או לנהל חשבוניות והיסטוריית חיוב?
ת: לצפייה או ניהול חשבוניות והיסטוריית חיוב במודול החיוב של Atera, עברו לתפריט הצדדי ב-Atera, לחצו על חיוב ואז גשו לסעיף חשבוניות בתחתית; כאן תוכלו לפתוח, לצפות, לערוך, לייצא, לשלוח במייל, להדפיס, לשנות סטטוס ולבצע חיפוש או סינון לפי תאריך או לקוח לפי הצורך.
ש: מה לעשות אם סכומי דוח שעות העבודה ואצוות החשבוניות לא תואמים?
ת: פערים יכולים להיגרם ממוצרים, שירותים או תעריפים נוספים באצווה, הכללה או אי-הכללה של טיקטים שטופלו/חויבו, או בחירת פילטרים בדוחות שעות.
לאחר שטיקט חויב, עריכות נוספות לא ישפיעו על החשבונית באצווה. כדי לחייב עבודה נוספת, פתחו טיקט חדש.
ש: אילו אינטגרציות זמינות עבור חיוב?
ת: ניתן לייצא חשבוניות ישירות ל-QuickBooks או Xero, עם תמיכה מלאה ביצירת חשבוניות גמישה ובאצוות.
ש: האם ניתן להוסיף מע"מ לחשבוניות?
ת: כן. ניתן להוסיף ולנהל מע"מ ישירות בחשבוניות, הן בתהליך רגיל והן באצוות.
ש: מה קורה אם טיקט נפתח מחדש לאחר שחויב?
ת: טיקטים שכבר חויבו לא ניתנים לעריכה, מיזוג או הוספת זמן נוסף.
לעבודה נוספת, יש לפתוח טיקט חדש ולחייב אותו בנפרד.
ש: האם ניתן לקשר או למזג טיקטים לצורך חיוב?
ת: כרגע, לא ניתן למזג או לקשר טיקטים שכבר חויבו.
כל זמן עבודה חדש שיש לחייב – יש לרשום בטיקט חדש.
ש: האם ניתן לערוך, למחוק או לשלוח מחדש חשבוניות לאחר יצירת אצווה?
ת: כן. ניתן לערוך חשבוניות באצווה כל עוד הן לא יוצאו או שולמו.
לתיקון חשבונית בודדת יש להנפיק אותה מחדש, אך מחיקת אצווה תשחרר את הטיקטים לחיוב חוזר.
ש: איך מחייבים מוצרים, הוצאות או עבודה חלקית?
ת: הוסיפו מוצרים והוצאות לטיקטים או לחוזים – הם ייכללו אוטומטית באצוות החשבוניות.
זמן ופריטים שלא חויבו יישארו זמינים לאצוות עתידיות, אלא אם הם משויכים לאצווה נעולה.
ש: איך Atera משתלבת עם תוכנות הנהלת חשבונות?
ת: ניתן לייצא חשבוניות באצווה או בודדות ל-QuickBooks Online/Desktop או Xero, ולשמור על סנכרון בין החיוב להתאמות.
ש: האם ניתן להתאים אישית תבניות חשבונית ומיתוג?
ת: כן. ניתן להוסיף לוגו ולהתאים תבניות חשבונית למיתוג תחת ניהול > White Label.
ש: מה קורה אם צריך לתקן טיקטים או חשבוניות לאחר סיום אצווה?
ת: יש למחוק את האצווה כדי לשחרר את הטיקטים לחיוב מחדש.
לא ניתן לערוך חשבונית בודדת באצווה סגורה אם היא כבר יוצאה או שולמה.
ש: איך מנהלים מע"מ, הנחות ותוספות חיוב?
ת: הוסיפו מע"מ, הנחות ו-תוספות חיוב ישירות בכל חשבונית.
משתמשי QuickBooks/Xero יכולים לסנכרן את שיעורי המע"מ עם מערכת הנהלת החשבונות שלהם.
ש: איך מגדירים או משייכים חוזים ללקוחות?
ת: עברו לסעיף לקוחות או חוזים, צרו חוזה, שייכו אותו ללקוח והגדירו ברירת מחדל לכל שירות.
ש: אילו דוחות זמינים עבור חיוב וחוזים?
ת: Atera מספקת דוחות מפורטים של חיוב, חוזים ורווחיות, וכן דוחות תפעוליים ואנליטיים לביקורת, צריכה ויתרות פתוחות.
ש: אילו תכונות חיוב זמינות רק במוצר MSP?
ת: מודול החיוב—חוזים, תעריפי חוזה, מוצרים/הוצאות, חשבוניות, אינטגרציה עם QuickBooks/Xero—זמין רק ב-Atera MSP.
גרסת מחלקת IT (ITD) אינה כוללת תכונות אלו.
ש: איך ניתן לאוטומט יצירת אצוות חשבוניות עבור חוזים חוזרים?
ת: ניתן לתזמן הרצת אצוות חשבוניות בסוף כל תקופת חיוב עבור חוזים חוזרים (כמו ריטיינר/תשלום קבוע), כך שכל הפריטים לחיוב—טיקטים, שעות ומוצרים—ייכללו אוטומטית.
ש: האם אפשר להגדיר תעריפי חיוב שונים לפי שירותים או טכנאים?
ת: כן. ניתן להגדיר בחוזים מספר פריטי תעריף לשירותים, תפקידים או עבודה בשעות חריגות.
ניתן לבחור את התעריף המתאים בעת רישום זמן או יצירת טיקט.
ש: איך מנהלים חיוב עבור שירותים בתשלום מראש או חבילת שעות/כסף?
ת: Atera עוקבת אחרי שימוש ויתרות בזמן אמת עבור חוזי חבילת שעות ו-חבילת כסף.
המערכת מתריעה כאשר מגיעים לסף ומציגה יתרות עדכניות בסעיף החוזים.
ש: האם ניתן לחייב עבור מוצרים והוצאות שלא משויכים לטיקטים?
ת: כן. ניתן להוסיף מוצרים והוצאות ישירות לחוזים או לחשבוניות, גם אם אינם משויכים לטיקט מסוים.
ש: איך מנהלים חיוב ללקוחות עם מספר סניפים או תתי-חשבונות?
ת: השתמשו ב-תתי-חשבונות או שדות מותאמים כדי להבדיל בין סניפים, לשייך חוזים ולהפיק חשבוניות לכל אתר לפי הצורך.
ש: האם ניתן להתאים מספור חשבוניות, תנאים והוראות תשלום?
ת: כן. ניתן להתאים תבניות חשבונית עבור מספור, הוראות תשלום, תנאים ומיתוג.
ש: איך לבצע התאמת תשלומים ולעקוב אחרי חשבוניות פתוחות?
ת: סמנו חשבוניות כשולמו ידנית ב-Atera, או סנכרנו תשלומים אוטומטית דרך QuickBooks או Xero.
דוחות החיוב מציגים את סטטוס התשלום והיתרות הפתוחות.
ש: מה קורה אם חוזה משתנה באמצע תקופת החיוב?
ת: שינויים בחוזה יחולו רק על קריאות שירות חדשות או רישומי זמן חדשים מהשלב הזה ואילך.
פריטים שכבר חויבו לא משתנים.
ש: האם אפשר לבטל או לזכות חשבוניות עקב טעויות בחיוב?
ת: ניתן לבטל או לזכות חשבוניות שלא שולמו או שיוצאו.
תיקונים לאחר הייצוא יש לבצע ישירות בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם.
ש: איך מטפלים במיסים, הנחות או תוספות ללקוחות בינלאומיים?
ת: הגדירו מיסים, הנחות או תוספות ברירת מחדל בהגדרות הניהול ויישמו אותם לפי הצורך על כל חשבונית.
חיוב במטבעות שונים נתמך.
ש: האם יש תיעוד שינויים ועריכות בחיוב וחשבוניות?
ת: Atera שומרת היסטוריה מלאה של כל פעולות החיוב, עריכות חשבוניות ופעולות מרובות לצורכי בקרה וציות.
ש: איפה אפשר למצוא עוד מידע ומדריכים?
ת: עיינו במאגר הידע של Atera למדריכים שלב-אחר-שלב על:
