Benutzer sind Personen aus Ihrer Organisation, die technischen Support bei Ihnen anfordern können. Jedem Benutzer können mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet werden, sodass Tickets und Kommunikation von jeder dieser Adressen dem gleichen Benutzer zugeordnet werden. Für jede Site können Sie einen Hauptbenutzer festlegen. Benutzer können per Telefon, E-Mail, über das Service-Portal oder durch das Erstellen eines Tickets mit der Tastenkombination STRG + F12 von ihrem Arbeitsplatz aus mit Ihnen interagieren.

Benutzer manuell erstellen

Sie können einen neuen Benutzer manuell anlegen, wenn sich jemand zum ersten Mal meldet und noch nicht in Ihrem System ist. Sie können dabei auch direkt ein Ticket eröffnen; der Benutzer erhält dann automatische E-Mail-Benachrichtigungen, sobald das Ticket aktualisiert wird.

So erstellen Sie einen neuen Benutzer manuell:

1. Klicken Sie in der Menüleiste (oben auf dem Bildschirm) auf Neu > Benutzer.

Die Seite Neuer Benutzer wird angezeigt.

2. Füllen Sie das Formular aus:

• Site, Name und E-Mail sind Pflichtfelder. 
  • Weitere E-Mail-Adressen können dem Benutzer später hinzugefügt werden. Mehr erfahren
• Telefon: Geben Sie die Telefonnummer des Benutzers ein.
• Mobiltelefon: Geben Sie die Mobilnummer des Benutzers ein.
• Abteilung: Wählen Sie die entsprechende Abteilung aus der Dropdown-Liste aus. Mehr erfahren
• Berufsbezeichnung: Geben Sie die Berufsbezeichnung des Benutzers ein.
• Zugehörige Geräte: Weisen Sie dem Benutzer einen primären Agenten zu. Mehr erfahren
• Berechtigungen:
  • Hauptbenutzer der Site: Sie können den Benutzer als Hauptbenutzer der Site festlegen. Er kann dann im Service-Portal alle Tickets seiner Site einsehen.
  • Automatische Ticketerstellung für E-Mails dieses Benutzers deaktivieren: Standardmäßig erstellt Atera automatisch Tickets, wenn Benutzer E-Mails an die Support-Adresse senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Funktion für diesen Benutzer zu deaktivieren.

3. Klicken Sie auf Erstellen.

Der neue Benutzer wird hinzugefügt und erscheint auf der Seite Site > Benutzer.

Benutzer automatisch erstellen

Neue Benutzer werden automatisch erstellt, wenn ein Ticket von einer unbekannten E-Mail-Adresse eingeht. Konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Einstellungen, einschließlich Support-Adressen und Weiterleitungen, um zu steuern, wie Kontakte angelegt werden. Mehr erfahren

So erstellen Sie Benutzer automatisch:

1. Gehen Sie zu Admin > Support und Ticketing > E-Mail-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen.

2. Aktivieren Sie unter Automatisierte Aktionen die Option Neuen Benutzer erstellen, wenn ein Ticket von einer neuen E-Mail-Adresse eingeht. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Neue Benutzer werden nun automatisch erstellt, sobald ein Ticket von einer neuen E-Mail-Adresse eingeht. So werden alle eingehenden Anfragen erfasst und einem Benutzer zugeordnet.

Benutzer importieren

Sites und Benutzer können auch gesammelt direkt in Atera importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Daten in Atera importieren

Entra ID-Integration

Durch die Integration mit Microsoft Entra ID (früher Azure AD) können Sie mit Atera die Benutzer Ihrer Organisation einfach importieren und synchronisieren. So bleiben Ihre Atera-Benutzer immer aktuell. Mehr erfahren

E-Mail an neuen Benutzer senden

Versenden Sie automatisch eine Willkommens-E-Mail an neu hinzugefügte Kontakte mit individuellem Inhalt – inklusive der Option, Portal-Zugangsdaten zu versenden. Weitere Informationen zum Versand von Portal-Zugangsdaten finden Sie unter Portal-Zugangsdaten bereitstellen – Automatische Passwortvergabe bei Kontakterstellung

Hinweis: Die E-Mail wird sowohl an manuell als auch automatisch hinzugefügte Benutzer gesendet.

So senden Sie eine E-Mail an einen neuen Benutzer:

1. Gehen Sie zu Admin > Support und Ticketing > E-Mail-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen.

2. Aktivieren Sie unter Automatisierte Aktionen die Option E-Mail an neuen Benutzer senden. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Neue Benutzer erhalten nun sofort eine vordefinierte Nachricht – das erleichtert das Onboarding und verbessert die Reaktionszeiten.

Benutzer deaktivieren

Deaktivieren Sie Benutzer, die nicht mehr aktiv oder relevant sind, um Ihre Benutzerliste übersichtlich zu halten. Sie können sie bei Bedarf jederzeit wieder aktivieren.

Hinweis: Nach der Deaktivierung können Benutzer keine neuen Tickets mehr erstellen. Bereits bestehende Tickets bleiben jedoch erhalten.

So deaktivieren oder löschen Sie einen Benutzer:

1. Gehen Sie zu Site > [Site] > Benutzer. Wählen Sie dann den Benutzer aus.

Die Benutzer-Seite wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...) und dann auf Deaktivieren.

Ein Bestätigungsfenster erscheint.

3. Klicken Sie auf Benutzer deaktivieren.

Nach der Deaktivierung kann der Benutzer keine neuen Tickets mehr erstellen – weder per E-Mail, im Service-Portal noch über andere unterstützte Kanäle. Bereits bestehende Tickets bleiben erhalten.

Deaktivierte Benutzer sind auf der Seite Site > Benutzer mit einem „Deaktiviert“-Label gekennzeichnet.

Benutzer aktivieren

Aktivieren Sie einen Benutzer, um den Zugang für eine zuvor deaktivierte Person wiederherzustellen.

So reaktivieren Sie einen Benutzer:

1. Gehen Sie zu Site > [Site] > Benutzer. Wählen Sie dann den Benutzer aus.

Die Benutzer-Seite wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...). Dann auf Benutzer aktivieren.

Nach der Reaktivierung kann der Benutzer wieder neue Tickets erstellen – per E-Mail, im Service-Portal oder über andere unterstützte Kanäle.

Aktivierte Benutzer sind auf der Seite Site > Benutzer mit einem „Aktiv“-Label gekennzeichnet.

Benutzer löschen

Löschen Sie einen Benutzer, wenn er für Ihre Organisation nicht mehr relevant ist. Dadurch wird der Benutzer aus Ihrem System entfernt, bestehende Tickets bleiben jedoch erhalten. Sie können den Benutzer bei Bedarf jederzeit neu anlegen.

So löschen Sie einen Benutzer:

1. Gehen Sie zu Site > [Site] > Benutzer. Wählen Sie dann den Benutzer aus.

Die Benutzer-Seite wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...). Dann auf Benutzer löschen.

Ein Bestätigungsfenster erscheint.

3. Klicken Sie auf Benutzer löschen.

Nach dem Löschen kann der Benutzer keine neuen Tickets mehr erstellen – weder per E-Mail, im Service-Portal noch über andere unterstützte Kanäle. Bereits bestehende Tickets bleiben erhalten.