Vos clients disposent d'un site de support spécial et personnalisé connu sous le nom de Portail Client. Ici, ils peuvent initier des tickets de support, suivre le statut des tickets, lire des articles de la base de connaissances et voir tous les tickets de l'entreprise (limité aux 'contacts principaux' uniquement).

Vos utilisateurs disposent d'un site de support spécial et personnalisé connu sous le nom de Portail de Service. Ici, ils peuvent initier des tickets de support, suivre le statut des tickets, lire des articles de la base de connaissances et voir tous les tickets de l'entreprise (limité aux 'utilisateurs principaux' uniquement).

Dans cet article, nous détaillerons les méthodes par lesquelles vous pouvez fournir à vos clients les identifiants du portail.

Dans cet article, nous détaillerons les méthodes par lesquelles vous pouvez fournir à vos utilisateurs les identifiants du portail.

Fourniture automatique de mot de passe lors de la création de contact

Fourniture automatique de mot de passe lors de la création d'utilisateur

Cette section indiquera les étapes nécessaires pour configurer la création automatique de contact lors de la réception d'un email, ainsi que la configuration nécessaire pour fournir automatiquement au contact son mot de passe de portail.

Cette section indiquera les étapes nécessaires pour configurer la création automatique d'utilisateur lors de la réception d'un email, ainsi que la configuration nécessaire pour fournir automatiquement à l'utilisateur son mot de passe de portail.

Remarque : Cette configuration ne fonctionne pas pour les contacts déjà existants.

Remarque : Cette configuration ne fonctionne pas pour les utilisateurs déjà existants.

1. Depuis Admin (dans le panneau latéral), allez à Paramètres de l'email.

La page des Paramètres de l'email apparaît

2. Faites défiler jusqu'à la section des paramètres de l'email de contact, là, assurez-vous d'activer les options :

2. Faites défiler jusqu'à la section des paramètres de l'email de l'utilisateur, là, assurez-vous d'activer les options :

• Créer automatiquement un nouveau contact lors de la réception d'un email : À la réception d'un email provenant d'une adresse non enregistrée, un nouveau contact sera généré automatiquement.
• Créer automatiquement un nouvel utilisateur lors de la réception d'un email : À la réception d'un email provenant d'une adresse non enregistrée, un nouvel utilisateur sera généré automatiquement.
• Envoyer un email à un contact nouvellement ajouté : Suite à la création automatique ou manuelle d'un contact, un email est envoyé au contact basé sur le modèle d'email sélectionné. Assurez-vous de sélectionner un modèle d'email contenant les extraits pour les identifiants du portail. Consultez cet article pour en savoir plus sur les modèles d'email.
  Remarque : Cela ne s'applique pas aux utilisateurs importés via la fonctionnalité d'importation CSV ou Azure AD
• Envoyer un email à un utilisateur nouvellement ajouté : Suite à la création automatique ou manuelle d'un utilisateur, un email est envoyé à l'utilisateur basé sur le modèle d'email sélectionné. Assurez-vous de sélectionner un modèle d'email contenant les extraits pour les identifiants du portail. Consultez cet article pour en savoir plus sur les modèles d'email.
  Remarque : Cela ne s'applique pas aux utilisateurs importés via la fonctionnalité d'importation CSV ou Azure AD

3. Cliquez maintenant sur Mettre à jour pour enregistrer votre configuration. Une fois cela fait, chaque fois qu'une adresse email non enregistrée envoie un email à vos Adresses de support, un contact sera créé automatiquement et un email leur sera envoyé avec les identifiants pour le portail.

3. Cliquez maintenant sur Mettre à jour pour enregistrer votre configuration. Une fois cela fait, chaque fois qu'une adresse email non enregistrée envoie un email à vos Adresses de support, un utilisateur sera créé automatiquement et un email leur sera envoyé avec les identifiants pour le portail.

Attribuer un contact automatiquement

Attribuer un utilisateur automatiquement

Lorsqu'un nouveau contact est créé automatiquement, il sera attribué au client Non attribué, qui est le client par défaut. Vous avez la possibilité d'attribuer automatiquement le contact à un client basé sur le domaine.

Lorsqu'un nouvel utilisateur est créé automatiquement, l'utilisateur sera attribué au site Non attribué, qui est le site par défaut. Vous avez la possibilité d'attribuer automatiquement l'utilisateur à un client basé sur le domaine.

Note importante : L'option de gestion des domaines est disponible uniquement sur le plan ENTERPRISE.

Pour ajouter un domaine à un client :

Pour ajouter un domaine à un site :

1. Depuis Clients (dans le menu de gauche), recherchez et sélectionnez le client que vous souhaitez configurer.

1. Depuis Sites (dans le menu de gauche), recherchez et sélectionnez les sites que vous souhaitez configurer.

La page Client apparaît

La page Site apparaît

2. Sous Domaines, cliquez sur Gérer les domaines.

3. La fenêtre Gérer les domaines apparaît, insérez le domaine que vous souhaitez associer à votre client, puis cliquez sur Appliquer.

3. La fenêtre Gérer les domaines apparaît, insérez le domaine que vous souhaitez associer à votre site, puis cliquez sur Appliquer.

Désormais, tous les e-mails entrants des domaines sélectionnés seront automatiquement attribués au client.

Règle d'automatisation des tickets pour les identifiants du portail

Il est possible de configurer une règle d'automatisation des tickets qui transmettra automatiquement les identifiants du portail lorsqu'un nouveau ticket est créé par le client, à condition que certaines conditions soient remplies.

Il est possible de configurer une règle d'automatisation des tickets qui transmettra automatiquement les identifiants du portail lorsqu'un nouveau ticket est créé par l'utilisateur, à condition que certaines conditions soient remplies.

Pour définir les règles d'automatisation :

1. Depuis Admin (dans le panneau latéral gauche), allez à Règles d'automatisation des tickets.

La page des règles d'automatisation des tickets apparaît

2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle.

La fenêtre Ajouter une règle apparaît

3. Ajoutez le Nom et la Description de la règle, et sélectionnez le Déclencheur Nouveau ticket créé. Réglez Ignorer le flux et Actif sur Oui, puis cliquez sur Ajouter.

La règle a été créée, nous devons maintenant ajouter les Conditions et Actions pertinentes pour cette règle.

4. Ajoutez la condition suivante :

• Propriété du ticket : Titre du ticket
• Opérateur : Égal à
• Valeur attendue : [Identifiants du portail] 
• Cliquez sur Ajouter.

5. Pour Actions, sélectionnez :

• Type d'action : Envoyer un e-mail au contact 
• Champ associé / Modèle d'e-mail : sélectionnez un Modèle d'e-mail qui contient les extraits nécessaires pour les identifiants du portail. En savoir plus sur les modèles d'e-mail
• Cliquez sur Ajouter.

5. Pour Actions, sélectionnez :

• Type d'action : Envoyer un e-mail au demandeur
• Champ associé / Modèle d'e-mail : sélectionnez un Modèle d'e-mail qui contient les extraits nécessaires pour les identifiants du portail. En savoir plus sur les modèles d'e-mail
• cliquez sur Ajouter.

Tout est prêt ! Désormais, chaque fois qu'un contact soulève un ticket avec le titre [Identifiants du portail], il recevra automatiquement les identifiants par e-mail.

Tout est prêt ! Désormais, chaque fois qu'un utilisateur soulève un ticket avec le titre [Identifiants du portail], il recevra automatiquement les identifiants par e-mail.

Provisionnement des identifiants du portail à l'aide d'un modèle de réponse rapide

Si une configuration automatique pour le provisionnement des mots de passe n'est pas adaptée à votre entreprise, vous pouvez utiliser des modèles de réponse rapide pour un processus manuel.

La première chose nécessaire est un modèle de réponse rapide qui contient les extraits d'identifiants du portail. Consultez cet article pour en savoir plus sur les modèles de réponse rapide. Assurez-vous d'ajouter les extraits suivants à votre modèle de réponse rapide.

• Nom d'utilisateur du portail
• Mot de passe du portail
• Adresse du portail

Voici un exemple de modèle de réponse rapide qui peut être utilisé pour le provisionnement des identifiants du portail.

Bonjour,

Veuillez trouver ci-dessous vos identifiants du portail :

URL : {[Adresse du portail]}
Nom d'utilisateur : {[Nom d'utilisateur du portail]}
Mot de passe : {[Mot de passe du portail]}

Après la création du modèle de réponse rapide, chaque fois qu'un client demande ses identifiants via un ticket, vous pouvez simplement utiliser ce modèle.

Après la création du modèle de réponse rapide, chaque fois qu'un utilisateur demande ses identifiants via un ticket, vous pouvez simplement utiliser ce modèle.

1. Accédez au ticket contenant la demande.

2. Sur la page du ticket, faites défiler jusqu'à la section Réponse et sélectionnez le modèle de réponse rapide créé pour fournir les identifiants du portail.

3. Maintenant, la réponse contiendra les identifiants de mot de passe, cliquez simplement sur Envoyer la réponse et le client recevra ses identifiants.

3. Maintenant, la réponse contiendra les identifiants de mot de passe, cliquez simplement sur Envoyer la réponse et l'utilisateur recevra ses identifiants.

Méthode de réinitialisation du mot de passe

Les techniciens et les clients ont la possibilité d'initier une réinitialisation du mot de passe du portail. Si un technicien effectue cette réinitialisation pour un client, il peut partager le nouveau mot de passe avec le client par des méthodes telles que l'email ou d'autres canaux de communication. Consultez cet article pour apprendre comment réinitialiser le mot de passe du portail.

Les techniciens et les utilisateurs ont la possibilité d'initier une réinitialisation du mot de passe du portail. Si un technicien effectue cette réinitialisation pour un utilisateur, il peut partager le nouveau mot de passe avec l'utilisateur par des méthodes telles que l'email ou d'autres canaux de communication. Consultez cet article pour apprendre comment réinitialiser le mot de passe du portail.