Les lots de factures sont un groupe d'unités financières (dans le cas présent, des factures) qui sont traitées en même temps, plutôt qu'immédiatement. Il s'agit d'une liste détaillée des services rendus et des paiements dus par les clients au cours d'une période de facturation donnée.

Une fois qu'un lot de factures est créé, vous pouvez générer des factures qui peuvent être éditées, exportées, sauvegardées, imprimées, créées au format PDF ou envoyées par e-mail à votre client pour une facturation quasi instantanée.
Notes:

• L'envoi d'une facture par courrier électronique est réservé aux abonnés d'Atera. 
• La devise de facturation est basée sur la région à partir de laquelle vous avez initialement enregistré votre compte Atera. L'adresse peut être ajoutée/mise à jour à partir de Admin > Paramètres. Si la devise ne s'affiche pas correctement en fonction de votre région, veuillez contacter notre équipe d'assistance.

Pour obtenir de l'aide sur la création de factures flexibles (ad hoc), voir Créer une facture flexible

La page de création de lot de factures expliquée

Colonnes

Nom du client: Le nom du client.
Nom du contrat: Le nom du contrat spécifique au client.
Type de contrat: Le type de contrat (cela affectera le comportement de la de facturation).
Solde total: Le montant total actuellement dû par le client. contrat.
Selected Balance: Le solde que vous allez facturer au client dans ce lot. pour ce lot.

Détails du lot

Factures à créer: Mise à jour automatique en fonction des contrats sélectionnés.
Tickets non facturés: Mise à jour automatique. Le nombre de tickets clients dans le lot actuel qui n'ont pas encore été facturés.
Heures travaillées: Mise à jour automatique. Le nombre total d'heures de ticket travaillées dans ce lot de facturation.
Montant à facturer: Mise à jour automatique. Le montant total à facturer dans ce lot. dans ce lot.
Taxe: Mises à jour automatiques. Le montant total de la taxe sur tous les contrats sélectionnés dans le lot de facturation. Si la case à cocher "Taxable" est activée au niveau du contrat, la taxe sera automatiquement ajoutée au montant facturé pour CE CONTRAT UNIQUEMENT.

Total: Le montant total du lot de facturation en cours (montant facturable + taxe).

Eléments de formulaire

Une case blanche cochée indique que le contrat peut être sélectionné pour être inclus dans le lot de facturation.
Une boîte noire indique qu'une partie des composantes ou de l'utilisation du contrat ne peut actuellement pas être sélectionnée pour être incluse car elle se trouve encore dans une période de contrat ouverte (elle n'est pas "prête à être facturée").
Un verrou indique que le contrat ne peut pas être sélectionné pour inclusion car il se trouve encore dans une période de contrat ouverte, c'est-à-dire qu'il n'est pas "prêt pour la facturation".

Les lignes bleues développent les détails du contrat et vous permettent d'inclure ou d'exclure des éléments spécifiques du lot de facturation.

Vous pouvez filtrer la liste des contrats en fonction de :

• Type de contrat (pour une liste complète des types de contrats, cliquez sur ici)
• Contrats imposables
• Client
• Périodes
• Balance

Consultez nos tutoriels vidéo sur la facturation

Pour créer un lot de factures:

1. Cliquez sur Facturation, dans le panneau de gauche. L'écran Facturation s'affiche.

2. Cliquez sur Nouveau lot de factures.

La page Créer un lot de factures s'affiche

Note: La première fois que vous utilisez le module de facturation, la constitution de votre liste initiale de contrats peut prendre quelques instants. 

2. Sélectionnez les contrats à inclure en cliquant sur les cases blanches. Les détails du lot seront mis à jour automatiquement.

3. Cliquez sur l'icône de développement à côté d'un contrat pour en voir les détails.

4. Examinez chaque contrat sélectionné. Vous pouvez également désélectionner des éléments si vous le souhaitez.

Note :Tous les articles en souffrance sont sélectionnés automatiquement sur la base du contrat ; cela inclut tous les articles en souffrance et en retard qui sont prêts à être facturés.

5. Examinez les détails du lot. Donnez ensuite un nom à votre lot de factures et cliquez sur Exécuter. Les factures s'affichent. 

• Cliquez sur Delete à côté d'une facture pour la supprimer du lot.
• Cochez Une facture par client si vous souhaitez une facture consolidée.
• Décidez comment regrouper les lignes de facture (par contrat, ticket ou saisie de temps).
  Note: Les entrées horaires sont basées sur le fuseau horaire sélectionné dans les paramètres du compte, qui peuvent être trouvés dans Admin > Paramètres > Général.

6. Cliquez Générer des factures. Les factures générées apparaissent.

7. Cliquez sur Modifier à côté d'une facture pour l'afficher. La facture sélectionnée s'ouvre.

Les factures sont totalement flexibles et peuvent être entièrement modifiées, transformées en PDF, sauvegardées, exportées, imprimées ou envoyées par e-mail aux clients, en cliquant sur les boutons du menu déroulant, au bas de la facture.

Note: L'envoi d'une facture par courrier électronique n'est pas disponible pour les utilisateurs de la version d'essai. 

8. Lorsque vous avez terminé de réviser la facture, cliquez sur Enregistrer et fermer. La page Lot de factures s'affiche.

9. Cliquez sur Exporter les factures pour exporter toutes les factures.
Note: Si vous avez mis en place une intégration de facturation avec QuickBooks Online ou Xero, puis votre lot de factures est automatiquement exporté vers votre logiciel de comptabilité intégré.

10. Sélectionnez la destination de l'exportation : QuickBooks (en ligne/bureau), Xero ou CSV.

Statuts de la facture

Nous avons ajouté des statuts aux factures afin de simplifier la gestion et le suivi des factures ! Les statuts incluent Brouillon, Exporté, Envoyé, Payé et Remboursé. Vous pouvez voir le statut de la facture dans la colonne Statut de la page Facturation et sur la facture elle-même - d'où vous pouvez modifier manuellement le statut de la facture.

• Draft: La facture est en cours et n'a pas été envoyée ni exportée. 
• Exportée: La facture a été exportée vers votre logiciel de comptabilité intégré.
• Envoyée: La facture a été envoyée (par courriel) au destinataire.
• Payé: La facture a été envoyée par courriel et le paiement a été effectué. 
• Remboursé: Le montant total de la facture a été remboursé.

Note: Le statut de la facture est automatiquement modifié lorsque vous envoyez ou exportez une facture.

Tutoriels vidéo

• Facturation Partie 1 : Créer un ticket, ajouter des entrées de temps, ajouter des produits et des dépenses
• Facturation Partie 2 : Résoudre un ticket, créer un lot de factures, générer et exporter une facture