Centre de supportAtera Billing vous permet de suivre vos services de support informatique et vos dépenses, et de créer, personnaliser et envoyer facilement des factures. Des systèmes de facturation flexibles faciles à utiliser et des intégrations de logiciels de comptabilité pratiques vous permettent d'être payés plus rapidement.
Cet article explique comment créer des lots de factures.
Remarque: La devise de facturation est basée sur la région à partir de laquelle vous avez initialement enregistré votre compte Atera. L'adresse peut être ajoutée/mise à jour depuis Admin > Paramètres. Si la devise ne s'affiche pas correctement selon votre région, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Créer des lots de factures:
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1. Dans le panneau latéral, cliquez sur Facturation |
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La page Facturation s'affiche.
2. Cliquez sur Nouveau lot de factures pour créer un nouveau lot de factures |
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La page Créer un lot de factures s'affiche. |
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Remarque: la première fois que vous utilisez le module de facturation, la création de votre liste de contrats initiale peut prendre quelques instants. |
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Page de facturation expliquée:
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| Colonnes: |
| Nom | Description |
| Nom du client | Le nom du client |
| Nom du contrat | Le nom du contrat propre au client |
| Type de contrat | Le type de contrat (cela affectera la manière dont la facturation sera effectuée) |
| Solde Total | Le montant total actuellement dû par contrat client |
| Solde sélectionné | Le solde que vous facturerez au client dans ce lot |
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Détails du lot: |
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| Item | Description |
| Factures à créer | Mises à jour automatiques en fonction des contrats sélectionnés |
| Tickets non facturés | Auto-updates (Mises à jour automatiques) - Le nombre de tickets client dans le lot actuel qui n'ont pas encore été facturés |
| Heures travaillées | Auto-updates (Mises à jour automatiques)- Le nombre total d'heures de ticket travaillées dans ce lot de facturation |
| Montant facturable | Auto-updates (Mises à jour automatiques) - Le montant total à facturer dans ce lot |
| Taxe | Auto-updates (Mises à jour automatiques) - Le montant total de la taxe sur tous les contrats sélectionnés dans le lot de facturation. Si la case à cocher '' Imposable '' est activée au niveau du contrat, la taxe sera automatiquement ajoutée au montant facturé pour CE CONTRAT UNIQUEMENT |
| Total | Le montant total du lot de facturation actuel (montant facturable + taxes) |
| Éléments de formulaire | |
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Une case blanche indique que le contrat peut être sélectionné pour être inclus dans le lot de facturation |
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Un cadenas noir indique que le contrat ne peut actuellement pas être sélectionné pour inclusion car il est toujours dans une période de contrat ouverte, c'est-à-dire qu'il n'est pas «prêt pour la facturation» |
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Une boîte noire indique que certains composants/utilisations du contrat ne peuvent actuellement pas être sélectionnés pour être inclus car, la période de facturation est encore ouverte. Cela signifie que ces éléments ne sont pas encore « prêts pour la facturation » |
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Les lignes bleues développent les détails du contrat et vous permettent d'inclure ou d'exclure des éléments spécifiques du lot de facturation |
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Vous pouvez filtrer la liste des contrats en fonction de:
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3. Sélectionnez les contrats à inclure en cliquant sur les cases blanches; les cases deviendront noires pour indiquer que les éléments ont été sélectionnés. |
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Remarque: les détails du lot seront mis à jour au fur et à mesure que vous sélectionnez des éléments. |
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4.Cliquez sur l'icône de détails, à côté de chaque contrat sélectionné, pour afficher les détails. |
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La vue de contrat développée s'affiche. |
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Passez en revue chaque contrat sélectionné. Passez en revue les éléments sélectionnés. Vous pouvez également désélectionner des éléments si vous le souhaitez.
Remarque: Tous les éléments actuellement dus sont sélectionnés automatiquement en fonction du contrat; cela inclut tous les articles en retard et actuellement en souffrance qui sont prêts à être facturés. |
| 5. Vérifiez les détails du lot |
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| 6. Entrez un nom de lot dans le champ Enregistrer sous |
| 7. Cliquez sur Exécuter. |
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Les factures s'affichent. |
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Remarque: utilisez le bouton Supprimer pour supprimer toutes les factures indésirables du lot. |
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8. Dans la zone Détails du lot, sélectionnez Une facture par client si vous souhaitez une seule facture par client (une facture consolidée). |
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9. Cliquez sur Générer des factures. Les factures s'affichent. |
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| Vous pouvez afficher et modifier des factures individuelles en cliquant sur Edit (Modifier) à côté de la facture que vous souhaitez afficher. |
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Les factures sont totalement flexibles et peuvent être entièrement éditées, transformées en PDF, enregistrées, exportées, imprimées ou envoyées par courrier électronique aux clients, en cliquant sur les boutons du menu déroulant, en bas de la facture. |
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10. Pour exporter l'intégralité du lot de factures, cliquez sur Exporter les factures. |
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La page Exporter les factures apparaît. |
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Remarque: Si vous avez configuré une intégration de facturation (avec QuickBooks en ligne ou Xero) dans Atera, votre lot de factures est automatiquement exporté vers votre logiciel de comptabilité intégré. 11. Sélectionnez la destination d'exportation: QuickBooks (Online/Desktop), Xero ou CSV |
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12. An .IIF ou un Xero fichier CSV sera téléchargé. |
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Remarque: vous pouvez également exporter un lot de facturation sous forme de fichier CSV (voir ci-dessous).Il contient un identifiant client unique («numéro d'entreprise») et un identifiant de produit («SKU»).
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Julian Kudo