Les lots de factures sont un groupe d'unités financières (dans ce cas, des factures) qui sont traitées en même temps, plutôt qu'immédiatement. Il s'agit d'une liste détaillée des services rendus et des paiements dus par les clients au cours d'une période de facturation spécifiée.

Une fois qu'un lot de factures est créé, vous pouvez générer des factures, qui peuvent être modifiées, exportées, enregistrées, imprimées, créées en PDF ou envoyées par e-mail à votre client pour une facturation quasi instantanée.
Remarques :

• L'envoi d'une facture par e-mail est disponible uniquement pour les abonnés Atera. 
• La devise de facturation est basée sur la région à partir de laquelle vous avez initialement enregistré votre compte Atera. L'adresse peut être ajoutée/mise à jour depuis Admin > Paramètres. Si la devise n'est pas affichée correctement selon votre région, veuillez contacter notre équipe de support

Pour obtenir de l'aide pour créer des factures flexibles (ad hoc), consultez Créer une facture flexible

Explication de la page Créer un lot de factures

Colonnes

Nom du client : Le nom du client.
Nom du contrat : Le nom du contrat spécifique au client.
Type de contrat : Le type de contrat (cela affectera le comportement de facturation).
Solde total : Le montant total actuellement dû par le contrat client.
Solde sélectionné : Le solde que vous facturerez au client dans ce lot.

Détails du lot

Factures à créer : Mise à jour automatique en fonction des contrats sélectionnés.
Tickets non facturés : Mise à jour automatique. Le nombre de tickets clients dans le lot actuel qui ne sont pas encore facturés.
Heures travaillées : Mise à jour automatique. Le nombre total d'heures de tickets travaillées dans ce lot de facturation.
Montant facturable : Mise à jour automatique. Le montant total à facturer dans ce lot.
Taxe : Mise à jour automatique. Le montant total de la taxe sur tous les contrats sélectionnés dans le lot de facturation. Si la case 'Imposable' est cochée au niveau du contrat, la taxe sera automatiquement ajoutée au montant facturé pour CE CONTRAT UNIQUEMENT.
Total : Le montant total du lot de facturation actuel (montant facturable + taxe).

Éléments de formulaire

Une case blanche cochée indique que le contrat peut être sélectionné pour inclusion dans le lot de facturation. 
Une case noire indique que certains composants/utilisations du contrat ne peuvent actuellement pas être sélectionnés pour inclusion car ils sont encore dans une période de contrat ouverte (ils ne sont pas 'prêts pour la facturation').
Un cadenas indique que le contrat ne peut actuellement pas être sélectionné pour inclusion car il est encore dans une période de contrat ouverte, c'est-à-dire qu'il n'est pas 'prêt pour la facturation'.
Les lignes bleues développent les détails du contrat et vous permettent d'inclure ou d'exclure des éléments spécifiques du lot de facturation.

Vous pouvez filtrer la liste des contrats en fonction de :

• Type de contrat (pour une liste complète des types de contrats, cliquez ici)
• Contrats taxables
• Client
• Périodes
• Solde

Découvrez nos tutoriels vidéo sur la facturation !

Pour créer un lot de factures :

1. Cliquez sur Facturation, dans le panneau de gauche. La page Facturation apparaît.

2. Cliquez sur Nouveau lot de factures.

La page Créer un lot de factures apparaît

Remarque : La première fois que vous utilisez le module de facturation, cela peut prendre quelques instants pour construire votre liste de contrats initiale.

2. Sélectionnez les contrats à inclure en cliquant sur les cases blanches. Détails du lot se mettra à jour automatiquement.

3. Cliquez sur l'icône d'extension à côté d'un contrat pour voir les détails.

4. Passez en revue chaque contrat sélectionné. Vous pouvez également désélectionner des éléments si vous le souhaitez.

Remarque : Tous les éléments actuellement dus sont automatiquement sélectionnés en fonction du contrat ; cela inclut tous les éléments en retard et actuellement dus qui sont prêts à être facturés.

5. Passez en revue les Détails du lot. Ensuite, donnez un nom à votre lot de factures et cliquez sur Exécuter. Les factures apparaissent.

• Cliquez sur Supprimer à côté d'une facture pour la retirer du lot.
• Cochez Une facture par client si vous souhaitez une facture consolidée.
• Décidez comment regrouper les lignes de facturation (par contrat, ticket ou entrée de temps).
  Remarque : Les entrées de temps sont basées sur le fuseau horaire sélectionné dans les paramètres du compte, que vous pouvez trouver dans Admin > Paramètres > Général.

6. Cliquez sur Générer les factures. Les factures générées apparaissent.

7. Cliquez sur Modifier à côté d'une facture pour la visualiser. La facture sélectionnée s'ouvre.

Les factures sont entièrement flexibles et peuvent être entièrement modifiées, transformées en PDF, enregistrées, exportées, imprimées ou envoyées par e-mail aux clients, en cliquant sur les boutons du menu déroulant, en bas de la facture.

Remarque : L'envoi d'une facture par e-mail n'est pas disponible pour les utilisateurs en période d'essai. 

8. Lorsque vous avez terminé de vérifier la facture, cliquez sur Enregistrer et fermer. La page Lot de factures apparaît.

9. Cliquez sur Exporter les factures pour exporter toutes les factures.
Remarque : Si vous avez configuré une intégration de facturation avec QuickBooks Online ou Xero, alors votre lot de factures est automatiquement exporté vers votre logiciel de comptabilité intégré. 

10. Sélectionnez la destination d'exportation : QuickBooks (En ligne/Bureau), Xero ou CSV.

Statuts des factures

Nous avons ajouté des statuts aux factures pour simplifier la gestion et le suivi des factures ! Les statuts incluent Brouillon, Exporté, Envoyé, Payé et Remboursé. Vous pouvez voir le statut de la facture dans la colonne Statut sur la page Facturation et sur la facture elle-même — d'où vous pouvez changer manuellement le statut de la facture.

• Brouillon : La facture est en cours et n'a pas été envoyée ni exportée. 
• Exporté : La facture a été exportée vers votre logiciel de comptabilité intégré.
• Envoyé : La facture a été envoyée (par e-mail) au destinataire.
• Payé : La facture a été envoyée par e-mail et le paiement a été effectué. 
• Remboursé : Le montant total de la facture a été remboursé.

Remarque : Le statut de la facture changera automatiquement chaque fois que vous envoyez ou exportez une facture.

Tutoriels vidéo

• Facturation Partie 1 : Créer un ticket, ajouter des entrées de temps, ajouter des produits et des dépenses
• Facturation Partie 2 : Résoudre un ticket, créer un lot de factures, générer et exporter une facture