Ihre Kunden haben eine spezielle und angepasste Support-Website, bekannt als das Kundenportal. Hier können sie Support-Tickets initiieren, Ticket-Status überwachen, Wissensdatenbank-Artikel lesen und alle Firmentickets einsehen (nur für 'Hauptkontakte' eingeschränkt).
Ihre Benutzer haben eine spezielle und angepasste Support-Website, bekannt als das Serviceportal. Hier können sie Support-Tickets initiieren, Ticket-Status überwachen, Wissensdatenbank-Artikel lesen und alle Firmentickets einsehen (nur für 'Hauptbenutzer' eingeschränkt).
In diesem Artikel werden wir die Methoden erläutern, mit denen Sie Ihren Kunden die Portal-Zugangsdaten bereitstellen können.
In diesem Artikel werden wir die Methoden erläutern, mit denen Sie Ihren Benutzern die Portal-Zugangsdaten bereitstellen können.
Automatische Passwortbereitstellung bei Kontakterstellung
Automatische Passwortbereitstellung bei Benutzererstellung
In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um die automatische Kontakterstellung bei eingehenden E-Mails einzurichten, sowie die Einrichtung, die erforderlich ist, um dem Kontakt automatisch sein Portal-Passwort bereitzustellen.
In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um die automatische Benutzererstellung bei eingehenden E-Mails einzurichten, sowie die Einrichtung, die erforderlich ist, um dem Benutzer automatisch sein Portal-Passwort bereitzustellen.
Hinweis: Diese Einrichtung funktioniert nicht für bereits bestehende Kontakte.
Hinweis: Diese Einrichtung funktioniert nicht für bereits bestehende Benutzer.
1. Gehen Sie von Admin (im Seitenpanel) zu E-Mail-Einstellungen.
Die Seite E-Mail-Einstellungen erscheint
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Kontaktemail-Einstellungen und stellen Sie sicher, dass die Optionen aktiviert sind:
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Benutzermail-Einstellungen und stellen Sie sicher, dass die Optionen aktiviert sind:
- Neuen Kontakt bei eingehender E-Mail automatisch erstellen: Beim Empfang einer E-Mail von einer zuvor nicht registrierten Adresse wird automatisch ein neuer Kontakt erstellt.
- Neuen Benutzer bei eingehender E-Mail automatisch erstellen: Beim Empfang einer E-Mail von einer zuvor nicht registrierten Adresse wird automatisch ein neuer Benutzer erstellt.
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Eine E-Mail an einen neu hinzugefügten Kontakt senden: Nach der automatischen oder manuellen Kontakterstellung wird eine E-Mail an den Kontakt basierend auf der ausgewählten E-Mail-Vorlage gesendet. Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen, die die Snippets für die Portal-Anmeldedaten enthält. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über E-Mail-Vorlagen zu erfahren.
Hinweis: Dies gilt nicht für Benutzer, die über die CSV- oder Azure AD-Importfunktion importiert wurden. -
Eine E-Mail an einen neu hinzugefügten Benutzer senden: Nach der automatischen oder manuellen Benutzererstellung wird eine E-Mail an den Benutzer basierend auf der ausgewählten E-Mail-Vorlage gesendet. Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen, die die Snippets für die Portal-Anmeldedaten enthält. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über E-Mail-Vorlagen zu erfahren.
Hinweis: Dies gilt nicht für Benutzer, die über die CSV- oder Azure AD-Importfunktion importiert wurden.
3. Klicken Sie nun auf Aktualisieren, um Ihre Einstellungen zu speichern. Sobald dies geschehen ist, wird jedes Mal, wenn eine nicht registrierte E-Mail-Adresse eine E-Mail an Ihre Support-Adressen sendet, automatisch ein Kontakt erstellt und eine E-Mail mit den Anmeldedaten für das Portal an sie gesendet.
3. Klicken Sie nun auf Aktualisieren, um Ihre Einstellungen zu speichern. Sobald dies geschehen ist, wird jedes Mal, wenn eine nicht registrierte E-Mail-Adresse eine E-Mail an Ihre Support-Adressen sendet, automatisch ein Benutzer erstellt und eine E-Mail mit den Anmeldedaten für das Portal an sie gesendet.
Kontakt automatisch zuweisen
Benutzer automatisch zuweisen
Wenn ein neuer Kontakt automatisch erstellt wird, wird dieser dem Nicht zugewiesenen Kunden zugewiesen, der der Standardkunde ist. Sie haben die Möglichkeit, den Kontakt automatisch einem Kunden basierend auf der Domain zuzuweisen.
Wenn ein neuer Benutzer automatisch erstellt wird, wird der Benutzer dem Nicht zugewiesenen Standort zugewiesen, der der Standardstandort ist. Sie haben die Möglichkeit, den Benutzer automatisch einem Kunden basierend auf der Domain zuzuweisen.
Wichtiger Hinweis: Die Option zur Verwaltung von Domains ist nur im ENTERPRISE-Plan verfügbar.
Um eine Domain zu einem Kunden hinzuzufügen:
Um eine Domain zu einem Standort hinzuzufügen:
1. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite unter Kunden den Kunden aus, den Sie einrichten möchten.
1. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite unter Standorte die Standorte aus, die Sie einrichten möchten.
Die Kundenseite erscheint
Die Standortseite erscheint
2. Unter Domains klicken Sie auf Domains verwalten.
3. Das Fenster Domains verwalten erscheint, dort fügen Sie die Domain ein, die mit Ihrem Kunden verknüpft werden soll, und klicken dann auf Anwenden.
3. Das Fenster Domains verwalten erscheint, dort fügen Sie die Domain ein, die mit Ihrem Standort verknüpft werden soll, und klicken dann auf Anwenden.
Jetzt werden alle eingehenden E-Mails von den ausgewählten Domains automatisch dem Kunden zugewiesen.
Ticket-Automatisierungsregel für Portal-Anmeldedaten
Es ist möglich, eine Ticket-Automatisierungsregel zu konfigurieren, die automatisch Portal-Anmeldedaten übermittelt, wenn ein neues Ticket vom Kunden erstellt wird, vorausgesetzt, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Es ist möglich, eine Ticket-Automatisierungsregel zu konfigurieren, die automatisch Portal-Anmeldedaten übermittelt, wenn ein neues Ticket vom Benutzer erstellt wird, vorausgesetzt, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Um die Automatisierungsregeln festzulegen:
1. Gehen Sie im Admin-Bereich (auf der linken Seitenleiste) zu Ticket-Automatisierungsregeln.
Die Seite Ticket-Automatisierungsregeln erscheint
2. Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.
Das Fenster Regel hinzufügen erscheint
3. Fügen Sie den Namen und die Beschreibung der Regel hinzu und wählen Sie den Auslöser Neues Ticket erstellt. Setzen Sie Flow ignorieren und Aktiv auf Ja, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Die Regel wurde erstellt, jetzt müssen wir die relevanten Bedingungen und Aktionen für diese Regel hinzufügen.
4. Fügen Sie die folgende Bedingung hinzu:
- Ticket-Eigenschaft: Ticket-Titel
- Operator: Gleich
- Erwarteter Wert: [Portal-Anmeldedaten]
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Für Aktionen wählen Sie:
- Aktionstyp: Eine E-Mail an Kontakt senden
- Zugehöriges Feld / E-Mail-Vorlage: Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die die benötigten Snippets für die Portalzugangsdaten enthält. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Vorlagen
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Für Aktionen wählen Sie:
- Aktionstyp: Eine E-Mail an Anforderer senden
- Zugehöriges Feld / E-Mail-Vorlage: Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die die benötigten Snippets für die Portalzugangsdaten enthält. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Vorlagen
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Alles erledigt! Jedes Mal, wenn ein Kontakt ein Ticket mit dem Titel [Portal Credentials] erstellt, erhält er automatisch die Zugangsdaten per E-Mail.
Alles erledigt! Jedes Mal, wenn ein Benutzer ein Ticket mit dem Titel [Portal Credentials] erstellt, erhält er automatisch die Zugangsdaten per E-Mail.
Bereitstellung von Portalzugangsdaten mit Quick Reply Template
Falls eine automatische Einrichtung für die Passwortbereitstellung für Ihr Unternehmen nicht geeignet ist, können Sie Quick Reply Templates für einen manuellen Prozess verwenden.
Das erste, was benötigt wird, ist ein Quick Reply Template, das die Snippets für die Portalzugangsdaten enthält. Sehen Sie sich diesen Artikel an, um mehr über Quick Reply Templates zu erfahren. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Snippets zu Ihrem Quick Reply Template hinzufügen.
- Portal-Benutzername
- Portal-Passwort
- Portal-Adresse
Hier ist ein Beispiel für ein Quick Reply Template, das für die Bereitstellung von Portalzugangsdaten verwendet werden kann.
Hallo,
Bitte finden Sie unten Ihre Portalzugangsdaten:
URL : {[Portal Address]}
Benutzername : {[Portal Username]}
Passwort : {[Portal Password]}
Nach der Erstellung des Quick Reply Templates können Sie dieses Template jedes Mal verwenden, wenn ein Kunde seine Zugangsdaten über ein Ticket anfordert.
Nach der Erstellung des Quick Reply Templates können Sie dieses Template jedes Mal verwenden, wenn ein Benutzer seine Zugangsdaten über ein Ticket anfordert.
1. Greifen Sie auf das Ticket zu, das die Anfrage enthält.
2. Scrollen Sie auf der Ticketseite nach unten zum Antwortbereich und wählen Sie das Quick Reply Template aus, das für die Bereitstellung der Portalzugangsdaten erstellt wurde.
3. Nun enthält die Antwort die Zugangsdaten, klicken Sie einfach auf Antwort senden und der Kunde erhält seine Zugangsdaten.
3. Nun enthält die Antwort die Zugangsdaten, klicken Sie einfach auf Antwort senden und der Benutzer erhält seine Zugangsdaten.
Passwort-Zurücksetzungsmethode
Sowohl Techniker als auch Kunden haben die Möglichkeit, eine Zurücksetzung des Portal-Passworts zu initiieren. Wenn ein Techniker diese Zurücksetzung für einen Kunden durchführt, kann er das neue Passwort über Methoden wie E-Mail oder andere Kommunikationskanäle mit dem Kunden teilen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Portal-Passwort zurücksetzen können.
Sowohl Techniker als auch Benutzer haben die Möglichkeit, eine Zurücksetzung des Portal-Passworts zu initiieren. Wenn ein Techniker diese Zurücksetzung für einen Benutzer durchführt, kann er das neue Passwort über Methoden wie E-Mail oder andere Kommunikationskanäle mit dem Benutzer teilen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Portal-Passwort zurücksetzen können.
