Kontakte sind Personen aus Ihrem Kundenstamm, die technischen Support bei Ihnen anfordern können. Jedem Kontakt können mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet werden, sodass Tickets und Kommunikation von jeder dieser Adressen dem gleichen Kontakt zugeordnet werden. Für jeden Kunden können Sie eine Hauptansprechperson festlegen. Kontakte können über Telefon, E-Mail, das Kundenportal, WhatsApp, Teams oder durch das Erstellen eines Tickets mit der Tastenkombination CTRL + F12 von ihrem Arbeitsplatz aus mit Ihnen interagieren.

Kontakte manuell erstellen

Sie können einen neuen Kontakt manuell anlegen, wenn sich ein Kunde zum ersten Mal meldet und noch nicht in Ihrem System vorhanden ist. Sie können dabei auch direkt ein Ticket eröffnen. Der Kontakt erhält dann automatische E-Mail-Benachrichtigungen, sobald das Ticket aktualisiert wird.

So erstellen Sie einen neuen Kontakt manuell:

1. Klicken Sie in der Menüleiste (oben auf dem Bildschirm) auf Neu > Kontakt.

Die Seite Neuer Kontakt wird angezeigt.

2. Füllen Sie das Formular aus:

• Kunde: Wählen Sie den Kunden aus.
• Name: Geben Sie den Namen des Kontakts ein.
• E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts ein. 
  • Weitere E-Mail-Adressen können dem Kontakt nachträglich hinzugefügt werden.
• Telefon: Geben Sie die Telefonnummer des Kontakts ein.
• Mobiltelefon: Geben Sie die Mobilnummer des Kontakts ein.
• Abteilung: Wählen Sie die entsprechende Abteilung aus der Dropdown-Liste aus. Mehr erfahren
• Position: Geben Sie die Berufsbezeichnung des Kontakts ein.
• Zugeordnete Geräte: Weisen Sie dem Kontakt einen primären Agenten zu. Mehr erfahren
• Berechtigungen:
  • Hauptbenutzer der Seite: Sie können den Kontakt als Hauptansprechpartner des Kunden festlegen. Er kann dann im Kundenportal alle Tickets seines Unternehmens einsehen.
  • Automatische Ticketerstellung bei E-Mails dieses Benutzers deaktivieren: Standardmäßig erstellt Atera automatisch Tickets, wenn Kontakte E-Mails an die Support-Adresse senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Funktion für diesen Kontakt zu deaktivieren.

3. Klicken Sie auf Erstellen.

Der neue Kontakt wird hinzugefügt und erscheint auf der Seite Kunde > Kontakte.

Kontakte automatisch erstellen

Erstellen Sie automatisch einen neuen Kontakt, wenn ein Ticket von einer unbekannten E-Mail-Adresse eingeht. Konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Einstellungen, einschließlich Support-Adressen und Weiterleitungen, um zu steuern, wie Kontakte angelegt werden. Mehr erfahren

So werden Kontakte automatisch erstellt:

1. Gehen Sie zu Admin > Support und Ticketing > E-Mail-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen.

2. Aktivieren Sie unter Automatisierte Aktionen die Option Neuen Kontakt erstellen, wenn ein Ticket von einer neuen E-Mail-Adresse eingeht. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Neue Kontakte werden nun automatisch erstellt, sobald ein Ticket von einer neuen E-Mail-Adresse eingeht. So wird sichergestellt, dass alle eingehenden Anfragen erfasst und einem Kontakt zugeordnet werden.

Kontakte importieren

Kunden und Kontakte können auch gesammelt direkt in Atera importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Daten in Atera importieren

Entra ID-Integration

Durch die Integration mit Microsoft Entra ID (früher Azure AD) können Sie Ihre Kontakte ganz einfach importieren und synchronisieren, sodass Ihre Atera-Kontakte immer aktuell sind. Mehr erfahren

E-Mail an neuen Kontakt senden

Versenden Sie automatisch eine Willkommens-E-Mail an neu hinzugefügte Kontakte mit individuellem Inhalt – inklusive der Möglichkeit, Portal-Zugangsdaten zu versenden. Weitere Informationen zum Versand von Portal-Zugangsdaten finden Sie unter Portal-Zugangsdaten bereitstellen – Automatische Passwortvergabe bei Kontakterstellung

Hinweis: Die E-Mail wird an Kontakte gesendet, die sowohl manuell als auch automatisch hinzugefügt wurden.

So senden Sie eine E-Mail an einen neuen Kontakt:

1. Gehen Sie zu Admin > Support und Ticketing > E-Mail-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen.

2. Aktivieren Sie unter Automatisierte Aktionen die Option E-Mail an neuen Kontakt senden. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Neue Kontakte erhalten nun sofort eine vordefinierte Nachricht – das erleichtert die Einführung und verbessert die Reaktionszeiten.

Kontakt deaktivieren

Deaktivieren Sie Kontakte, die nicht mehr aktiv oder relevant sind, um Ihre Kontaktliste übersichtlich zu halten. Sie können diese Kontakte bei Bedarf jederzeit wieder aktivieren. Mehr erfahren

Hinweis: Nach der Deaktivierung können Kontakte keine neuen Tickets mehr erstellen. Bereits bestehende Tickets bleiben jedoch erhalten.

So deaktivieren oder löschen Sie einen Kontakt:

1. Gehen Sie zu Kunden > [Kunde] > Kontakte. Wählen Sie dann den Kontakt aus.

Die Kontakt-Seite wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü () oben rechts auf der Kontakt-Seite. Klicken Sie dann auf Deaktivieren.

Ein Bestätigungsfenster erscheint.

3. Klicken Sie auf Kontakt deaktivieren.

Nach der Deaktivierung kann der Kontakt keine neuen Tickets mehr erstellen – weder per E-Mail, im Kundenportal noch über andere unterstützte Kanäle. Bereits bestehende Tickets bleiben erhalten und können wie gewohnt weiterbearbeitet werden.

Deaktivierte Kontakte sind auf der Seite Kunde > Kontakte mit einem „Deaktiviert“-Label gekennzeichnet.

Kontakt aktivieren

Aktivieren Sie einen Kontakt, um den Zugang für eine zuvor deaktivierte Person wiederherzustellen. Nach der Reaktivierung kann der Kontakt wieder neue Tickets erstellen und wie gewohnt über alle unterstützten Kanäle interagieren.

So reaktivieren Sie einen Kontakt:

1. Gehen Sie zu Kunden > [Kunde] > Kontakte. Wählen Sie dann den deaktivierten Kontakt aus.

Die Kontakt-Seite wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (). Klicken Sie dann auf Kontakt aktivieren.

Nach der Reaktivierung kann der Kontakt wieder neue Tickets erstellen – per E-Mail, im Kundenportal oder über andere unterstützte Kanäle.

Aktivierte Kontakte sind auf der Seite Kunde > Kontakte mit einem „Aktiviert“-Label gekennzeichnet.

Kontakt löschen

Löschen Sie einen Kontakt, wenn er für Ihr Unternehmen nicht mehr relevant ist. Dadurch wird der Kontakt aus Ihrem System entfernt, bestehende Tickets bleiben jedoch erhalten. Sie können den Kontakt bei Bedarf jederzeit neu anlegen.

So löschen Sie einen Kontakt:

1. Gehen Sie zu Kunden > [Kunde] > Kontakte. Wählen Sie dann den Kontakt aus.

Die Kontakt-Seite wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (). Klicken Sie dann auf Kontakt löschen.

Ein Bestätigungsfenster erscheint.

3. Klicken Sie auf Kontakt löschen.

Nach dem Löschen kann der Kontakt keine neuen Tickets mehr erstellen – weder per E-Mail, im Kundenportal noch über andere unterstützte Kanäle. Bereits bestehende Tickets bleiben erhalten und können wie gewohnt weiterbearbeitet werden.