Die beliebteste Vertragsart ist der Standardvertrag Retainer/Flat Fee. Sie können diese Vertragsart verwenden, um Kunden einen pauschalen, periodischen Preis zu berechnen, der einen vordefinierten Satz an Supportleistungen beinhaltet. Der Kunde zahlt im Voraus, oder nach einem vereinbarten Abrechnungsschema.

So erstellen Sie einen Retainer/Flat Fee Vertrag:

1. Klicken Sie in Admin (in der Seitenleiste) auf Verträge (Contracts).

Die Seite Verträge erscheint;

2. Klicken Sie auf Neuer Vertrag (New contract).

Die Seite Neuer Vertrag wird angezeigt. 

3. Füllen Sie die Vertragskopfdaten aus:

• Fügen Sie den Kunden hinzu.
• Geben Sie Ihrem Vertrag einen Namen.
• Wählen Sie das Start- und Enddatum.
  Hinweis: Atera berechnet automatisch das heutige Datum + drei Jahre im Voraus.
• Setzen Sie den Vertrag auf Aktiv (Active), wenn Sie den Vertrag aktivieren möchten. (optional). 
• Legen Sie den Vertrag als Standard (Default)  fest, wenn Sie möchten, dass dieser Vertrag Standardvertrag für diesen Kunden sein soll (optional).
• Legen Sie den Vertrag als Steuerpflichtig (Taxable) fest, wenn Sie möchten, dass die Steuer automatisch dem Vertrag hinzugefügt wird (optional). Wählen Sie die Steuer aus dem Dropdown-Menü aus (oder erstellen Sie eine neue).

4. Wählen Sie unter Vertragstyp die Option Vorauszahlung/Pauschale (Retainer/Flat Fee).

5. Geben Sie die Menge (Quantity) ein.

• Für einen Vorschuss sollte die Menge in der Regel bei 1 belassen werden.
• Bei einer Pauschalgebühr (z.B. Office 365) sollte die Menge die Anzahl der von Postfächern entsprechen.

6. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (Billing Period).

7. Wählen Sie den Tarif (Rate).

• Bei einem Retainer ist der Tarif normalerweise der monatlich wiederkehrende Retainer.
• Bei einer Pauschalgebühr (z. B. Office 365) kann der Tarif der Preis pro Mailbox sein.

8. Wählen Sie den Service Level Agreement (SLA) Plan.

9. Geben Sie bei Bedarf Notizen (Notes) ein.

10. Klicken Sie auf Speichern (Save).

Schön! Neuer Retainer/Flat Fee Vertrag erstellt.

Wiederkehrende Abrechnung für Office365 und andere Dienste

Eine Situation, in der die Einrichtung eines Retainer/Flat fee-Vertrags nützlich sein kann, ist die wiederkehrende Abrechnung für Office365;

Betrachten wir das folgende Beispiel:

• Ein Kunde kauft 10 x Office Postfächer für $15 pro Postfach pro Monat. In diesem Fall müssen wir dem Kunden eine monatliche Pauschalgebühr für 10 Postfächer berechnen (10 x $15 = $150). 

Wir können dies auf zwei Arten einrichten: 

• Option Nummer 1: Verwenden Sie eine Menge von 10 mit einem Preis von $15
• Option Nummer 2: Verwenden Sie eine Menge von 1 mit dem Preis von $150
  Hinweis: Option 1 wird empfohlen, verwenden Sie diesen Tarif als generischen Tarif.