Tus clientes tienen un sitio web de soporte especial y personalizado conocido como el Portal del Cliente. Aquí, pueden iniciar tickets de soporte, monitorear el estado de los tickets, leer artículos de la base de conocimientos y ver todos los tickets de la empresa (restringido solo a 'contactos principales').

Tus usuarios tienen un sitio web de soporte especial y personalizado conocido como el Portal de Servicio. Aquí, pueden iniciar tickets de soporte, monitorear el estado de los tickets, leer artículos de la base de conocimientos y ver todos los tickets de la empresa (restringido solo a 'usuario principal').

En este artículo, detallaremos los métodos a través de los cuales puedes proporcionar a tus clientes las credenciales del portal.

En este artículo, detallaremos los métodos a través de los cuales puedes proporcionar a tus usuarios las credenciales del portal.

Provisión automática de contraseña al crear un contacto

Provisión automática de contraseña al crear un usuario

Esta sección indicará los pasos necesarios para configurar la creación automática de contactos al recibir un correo electrónico, junto con la configuración necesaria para proporcionar automáticamente al contacto su contraseña del portal.

Esta sección indicará los pasos necesarios para configurar la creación automática de usuarios al recibir un correo electrónico, junto con la configuración necesaria para proporcionar automáticamente al usuario su contraseña del portal.

Nota: Esta configuración no funciona para contactos ya existentes.

Nota: Esta configuración no funciona para usuarios ya existentes.

1. Desde Admin (en el panel lateral), ve a Configuración de Correo Electrónico.

Aparece la página de Configuración de Correo Electrónico

2. Desplázate hacia abajo hasta la sección de configuración de Correo Electrónico de Contacto, allí, asegúrate de habilitar las opciones:

2. Desplázate hacia abajo hasta la sección de configuración de Correo Electrónico de Usuario, allí, asegúrate de habilitar las opciones:

• Crear automáticamente un nuevo contacto al recibir un correo electrónico: Al recibir un correo electrónico de una dirección previamente no registrada, se generará automáticamente un nuevo contacto.
• Crear automáticamente un nuevo usuario al recibir un correo electrónico: Al recibir un correo electrónico de una dirección previamente no registrada, se generará automáticamente un nuevo usuario.
• Enviar un correo electrónico a un contacto recién agregado: Tras la creación automática o manual del contacto, se envía un correo electrónico al contacto basado en la plantilla de correo seleccionada. Asegúrate de seleccionar una plantilla de correo que contenga los fragmentos para las credenciales del portal. Consulta este artículo para saber más sobre las plantillas de correo electrónico.
  Nota: Esto no se aplica a los usuarios que fueron importados mediante la función de importación CSV o Azure AD
• Enviar un correo electrónico a un usuario recién agregado: Tras la creación automática o manual del usuario, se envía un correo electrónico al usuario basado en la plantilla de correo seleccionada. Asegúrate de seleccionar una plantilla de correo que contenga los fragmentos para las credenciales del portal. Consulta este artículo para saber más sobre las plantillas de correo electrónico.
  Nota: Esto no se aplica a los usuarios que fueron importados mediante la función de importación CSV o Azure AD

3. Ahora haz clic en Actualizar para guardar tu configuración. Una vez hecho esto, cada vez que una dirección de correo electrónico no registrada envíe un correo a tus Direcciones de Soporte, se creará automáticamente un contacto y se les enviará un correo electrónico con las credenciales para el portal.

3. Ahora haz clic en Actualizar para guardar tu configuración. Una vez hecho esto, cada vez que una dirección de correo electrónico no registrada envíe un correo a tus Direcciones de Soporte, se creará automáticamente un usuario y se les enviará un correo electrónico con las credenciales para el portal.

Asignar contacto automáticamente

Asignar usuario automáticamente

Cuando se crea automáticamente un nuevo contacto, este se asignará al cliente No asignado, que es el cliente predeterminado. Tienes la opción de asignar el contacto automáticamente a un cliente basado en el Dominio.

Cuando se crea automáticamente un nuevo usuario, el usuario se asignará al sitio No asignado, que es el sitio predeterminado. Tienes la opción de asignar el usuario automáticamente a un cliente basado en el Dominio.

Nota importante: La opción para gestionar dominios está disponible solo en el plan ENTERPRISE.

Para agregar un dominio a un cliente:

Para agregar un dominio a un sitio:

1. Desde Clientes (en el menú lateral izquierdo), busca y selecciona el cliente que deseas configurar.

1. Desde Sitios (en el menú lateral izquierdo), busca y selecciona los sitios que deseas configurar.

La página del cliente aparece

La página del sitio aparece

2. Bajo Dominios, haz clic en Gestionar Dominios.

3. Aparece la ventana Gestionar Dominios, allí inserta el dominio que deseas asociar con tu cliente, luego haz clic en Aplicar.

3. Aparece la ventana Gestionar Dominios, allí inserta el dominio que deseas asociar con tu sitio, luego haz clic en Aplicar.

Ahora, cualquier correo electrónico entrante de los dominios seleccionados se asignará automáticamente al cliente.

Regla de automatización de tickets para credenciales del portal

Es posible configurar una regla de automatización de tickets que transmitirá automáticamente las credenciales del portal cuando se cree un nuevo ticket por parte del cliente, siempre que se cumplan ciertas condiciones.

Es posible configurar una regla de automatización de tickets que transmitirá automáticamente las credenciales del portal cuando se cree un nuevo ticket por parte del usuario, siempre que se cumplan ciertas condiciones.

Para establecer las reglas de automatización:

1. Desde Admin (en el panel lateral izquierdo), ve a Reglas de automatización de tickets.

La página de Reglas de Automatización de Tickets aparece

2. Haz clic en Agregar Nueva Regla.

La ventana Agregar Regla aparece

3. Agrega el Nombre y la Descripción de la regla, y selecciona el Disparador Nuevo Ticket Creado. Establece Ignorar Flujo y Activo en Sí, luego haz clic en Agregar.

La regla ha sido creada, ahora debemos agregar las Condiciones y Acciones relevantes para esta regla.

4. Agrega la siguiente condición:

• Propiedad del Ticket: Título del Ticket
• Operador: Igual a
• Valor Esperado: [Credenciales del Portal] 
• Haz clic en Agregar.

5. Para Acciones, seleccione:

• Tipo de Acción: Enviar un Correo Electrónico al Contacto 
• Campo Relacionado / Plantilla de Correo Electrónico: seleccione una Plantilla de Correo Electrónico que contenga los fragmentos necesarios para las credenciales del portal. Obtenga más información sobre las plantillas de correo electrónico
• Haga clic en Agregar.

5. Para Acciones, seleccione:

• Tipo de Acción: Enviar un Correo Electrónico al Solicitante
• Campo Relacionado / Plantilla de Correo Electrónico: seleccione una Plantilla de Correo Electrónico que contenga los fragmentos necesarios para las credenciales del portal. Obtenga más información sobre las plantillas de correo electrónico
• haga clic en Agregar.

¡Todo listo! Ahora, cada vez que un contacto levante un ticket con el título [Credenciales del Portal], recibirá automáticamente las credenciales por correo electrónico.

¡Todo listo! Ahora, cada vez que un usuario levante un ticket con el título [Credenciales del Portal], recibirá automáticamente las credenciales por correo electrónico.

Provisión de credenciales del portal usando Plantilla de Respuesta Rápida

En caso de que una configuración automática para la provisión de contraseñas no sea adecuada para su empresa, puede usar Plantillas de Respuesta Rápida para un proceso manual.

Lo primero que se necesita es una Plantilla de Respuesta Rápida que contenga los fragmentos de credenciales del portal. Consulte este artículo para obtener más información sobre las Plantillas de Respuesta Rápida. Asegúrese de agregar los siguientes fragmentos a su Plantilla de Respuesta Rápida.

• Nombre de Usuario del Portal
• Contraseña del Portal
• Dirección del Portal

A continuación, se muestra un ejemplo de una Plantilla de Respuesta Rápida que se puede usar para la provisión de credenciales del Portal.

Hola,

Por favor, encuentre a continuación sus credenciales del Portal:

URL : {[Dirección del Portal]}
Nombre de Usuario : {[Nombre de Usuario del Portal]}
Contraseña : {[Contraseña del Portal]}

Después de la creación de la Plantilla de Respuesta Rápida, cada vez que un cliente solicite sus credenciales a través de un ticket, simplemente puede usar esta plantilla.

Después de la creación de la Plantilla de Respuesta Rápida, cada vez que un usuario solicite sus credenciales a través de un ticket, simplemente puede usar esta plantilla.

1. Acceda al ticket que contiene la solicitud.

2. En la página del ticket, desplácese hacia abajo hasta la sección de Respuesta y seleccione la plantilla de respuesta rápida creada para proporcionar las credenciales del portal.

3. Ahora la respuesta contendrá las credenciales de la contraseña, simplemente haga clic en Enviar Respuesta y el cliente recibirá sus credenciales.

3. Ahora la respuesta contendrá las credenciales de la contraseña, simplemente haga clic en Enviar Respuesta y el usuario recibirá sus credenciales.

Método de restablecimiento de contraseña

Tanto los técnicos como los clientes tienen la opción de iniciar un restablecimiento de la contraseña del portal. Si un técnico realiza este restablecimiento para un cliente, puede compartir la nueva contraseña con el cliente a través de métodos como el correo electrónico u otros canales de comunicación. Consulta este artículo para aprender cómo restablecer la contraseña del portal.

Tanto los técnicos como los usuarios tienen la opción de iniciar un restablecimiento de la contraseña del portal. Si un técnico realiza este restablecimiento para un usuario, puede compartir la nueva contraseña con el usuario a través de métodos como el correo electrónico u otros canales de comunicación. Consulta este artículo para aprender cómo restablecer la contraseña del portal.