Los contactos son personas de tu base de clientes que pueden solicitar soporte técnico. Cada contacto puede tener varias direcciones de correo electrónico asociadas, lo que permite que los tickets y la comunicación desde cualquiera de estas direcciones se vinculen al mismo contacto. Para cada cliente, puedes designar una persona de contacto principal. Los contactos pueden interactuar contigo por teléfono, correo electrónico, el Portal del Cliente, WhatsApp, Teams o generando un ticket usando el atajo CTRL + F12 desde sus estaciones de trabajo.

Crear contactos manualmente

Puedes crear un nuevo contacto manualmente cuando un cliente se comunica por primera vez y aún no está en tu sistema. También puedes abrir un ticket al agregar el contacto, y recibirá notificaciones automáticas por correo electrónico a medida que se actualice.

Para crear un nuevo contacto manualmente:

1. Haz clic en Nuevo > Contacto en la barra de menú (parte superior de la pantalla).

Se abrirá la página de Nuevo contacto.

2. Completa el formulario:

• Cliente: Selecciona el cliente.
• Nombre: Ingresa el nombre del contacto.
• Correo electrónico: Ingresa el correo electrónico del contacto. 
  • Puedes asignar direcciones de correo adicionales al contacto una vez creado.
• Teléfono: Ingresa el número de teléfono del contacto.
• Teléfono móvil: Ingresa el número de móvil del contacto.
• Departamento: Selecciona el departamento correspondiente del menú desplegable. Más información
• Puesto: Ingresa el puesto de trabajo del contacto.
• Dispositivos relacionados: Asigna un agente principal al contacto. Más información
• Permisos:
  • Usuario principal del sitio: Puedes designar al contacto como el principal del cliente. Así podrá ver todos los tickets de su cliente en el Portal del Cliente.
  • Desactivar la creación automática de tickets por correos de este usuario: Por defecto, Atera crea tickets automáticamente cuando los contactos envían correos a la dirección de soporte. Marca la casilla para desactivar esta función para este contacto en particular.

3. Haz clic en Crear.

El nuevo contacto se agrega y aparece en la página de Cliente > Contactos.

Crear contactos automáticamente

Crea un nuevo contacto automáticamente cuando se reciba un ticket desde una dirección de correo no reconocida. Configura tus ajustes de correo, incluidas las direcciones de soporte y el reenvío, para controlar cómo se crean los contactos. Más información

Para crear contactos automáticamente:

1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Configuración de correo > Configuración avanzada.

2. En Acciones automatizadas, activa Crear un nuevo contacto cuando se reciba un ticket desde una nueva dirección de correo electrónico. Luego haz clic en Guardar.

Ahora los nuevos contactos se crearán automáticamente cada vez que se reciba un ticket desde una nueva dirección de correo, asegurando que todas las solicitudes entrantes se registren y vinculen a un contacto.

Importar contactos

Los clientes y contactos también se pueden importar directamente a Atera de forma masiva. Para más información, consulta Importar datos a Atera

Integración con Entra ID

Al integrar con Microsoft Entra ID (antes Azure AD), Atera te permite importar y sincronizar fácilmente los contactos de tu organización, asegurando que tus contactos en Atera estén siempre actualizados. Más información

Enviar correo a nuevo contacto

Envía automáticamente un correo de bienvenida a los contactos recién agregados con contenido personalizado, incluyendo la opción de enviar credenciales para el portal. Para más información sobre cómo incluir credenciales del portal, consulta Proporcionar credenciales del portal - Provisión automática de contraseña al crear el contacto

Nota: El correo se enviará a los contactos agregados tanto manual como automáticamente.

Para enviar un correo a un nuevo contacto:

1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Configuración de correo > Configuración avanzada.

2. En Acciones automatizadas, activa Enviar correo a nuevo contacto. Luego haz clic en Guardar.

Ahora los nuevos contactos recibirán una comunicación inmediata y predefinida, lo que ayuda a agilizar la incorporación y mejorar los tiempos de respuesta.

Desactivar un contacto

Desactiva los contactos que ya no están activos o no son relevantes para mantener tu lista de contactos organizada. Puedes reactivarlos en cualquier momento si es necesario. Más información

Nota: Una vez desactivados, los contactos no pueden crear nuevos tickets. Sin embargo, los tickets existentes no se ven afectados.

Para desactivar o eliminar un contacto:

1. Ve a Clientes > [Cliente] > Contactos. Luego selecciona el contacto.

Se abrirá la página del Contacto.

2. Haz clic en el menú de tres puntos () en la parte superior derecha de la página del contacto. Luego haz clic en Desactivar.

Aparecerá una ventana de confirmación.

3. Haz clic en Desactivar contacto.

Una vez desactivado, el contacto ya no podrá crear nuevos tickets — ya sea por correo, el Portal del Cliente u otros canales soportados. Los tickets existentes no se ven afectados y pueden seguir gestionándose normalmente.

Los contactos desactivados se marcan con una etiqueta 'Desactivado' en la página de Cliente > Contactos.

Activar un contacto

Activa un contacto para restaurar el acceso a alguien que fue desactivado previamente. Una vez reactivado, el contacto podrá crear nuevos tickets y retomar la interacción normal en todos los canales soportados.

Para reactivar un contacto:

1. Ve a Clientes > [Cliente] > Contactos. Luego selecciona el contacto desactivado.

Se abrirá la página del Contacto.

2. Haz clic en el menú de tres puntos (). Luego haz clic en Activar contacto.

Una vez reactivado, el contacto podrá crear nuevos tickets nuevamente — ya sea por correo, el Portal del Cliente u otros canales soportados.

Los contactos activados se marcan con una etiqueta 'Activado' en la página de Cliente > Contactos.

Eliminar un contacto

Elimina un contacto cuando ya no sea relevante para tu organización. Esto elimina el contacto de tu sistema, pero los tickets existentes no se ven afectados. Puedes volver a crear el contacto en cualquier momento si lo necesitas.

Para eliminar un contacto:

1. Ve a Clientes > [Cliente] > Contactos. Luego selecciona el contacto.

Se abrirá la página del Contacto.

2. Haz clic en el menú de tres puntos (). Luego haz clic en Eliminar contacto.

Aparecerá una ventana de confirmación.

3. Haz clic en Eliminar contacto.

Una vez eliminado, el contacto ya no podrá crear nuevos tickets — ya sea por correo, el Portal del Cliente u otros canales soportados. Los tickets existentes no se ven afectados y pueden seguir gestionándose normalmente.