Les contacts sont des personnes issues de votre base de clients qui peuvent demander une assistance technique. Chaque contact peut avoir plusieurs adresses e-mail associées, ce qui permet de lier les tickets et communications provenant de n'importe laquelle de ces adresses au même contact. Pour chaque client, vous pouvez désigner une personne de contact principale. Les contacts peuvent interagir avec vous par téléphone, e-mail, le Portail Client, WhatsApp, Teams, ou en générant un ticket à l'aide du raccourci CTRL + F12 depuis leur poste de travail.

Créer des contacts manuellement

Vous pouvez créer un nouveau contact manuellement lorsqu'un client vous contacte pour la première fois et n'est pas encore dans votre système. Vous pouvez également ouvrir un ticket lors de l'ajout du contact, et il recevra des notifications automatiques par e-mail à chaque mise à jour.

Pour créer un nouveau contact manuellement :

1. Cliquez sur Nouveau > Contact dans la barre de menu (en haut de l'écran).

La page Nouveau contact s'affiche.

2. Remplissez le formulaire :

• Client : Sélectionnez le client.
• Nom : Saisissez le nom du contact.
• E-mail : Saisissez l'adresse e-mail du contact. 
  • Des adresses e-mail supplémentaires peuvent être ajoutées au contact une fois créé.
• Téléphone : Saisissez le numéro de téléphone du contact.
• Téléphone portable : Saisissez le numéro de portable du contact.
• Département : Sélectionnez le département concerné dans la liste déroulante. En savoir plus
• Poste : Saisissez le poste du contact.
• Périphériques associés : Assignez un agent principal au contact. En savoir plus
• Autorisations :
  • Utilisateur principal du site : Vous pouvez désigner ce contact comme contact principal du client. Il pourra alors voir tous les tickets de son entreprise dans le Portail Client.
  • Désactiver la création automatique de tickets pour les e-mails de cet utilisateur : Par défaut, Atera crée automatiquement des tickets lorsque les contacts envoient des e-mails à l'adresse de support. Cochez la case pour désactiver cette fonctionnalité pour ce contact en particulier.

3. Cliquez sur Créer.

Le nouveau contact est ajouté et apparaît dans la page Client > Contacts.

Créer des contacts automatiquement

Créez automatiquement un nouveau contact lorsqu'un ticket est reçu d'une adresse e-mail inconnue. Configurez vos paramètres d'e-mail, y compris les adresses de support et le transfert, pour contrôler la création des contacts. En savoir plus

Pour créer des contacts automatiquement :

1. Allez dans Admin > Support et tickets > Paramètres e-mail > Paramètres avancés.

2. Sous Actions automatisées, activez Créer un nouveau contact lorsqu'un ticket est reçu d'une nouvelle adresse e-mail. Puis cliquez sur Enregistrer.

Les nouveaux contacts seront désormais créés automatiquement à chaque fois qu'un ticket est reçu d'une nouvelle adresse e-mail, garantissant que toutes les demandes entrantes sont prises en compte et associées à un contact.

Importer des contacts

Les clients et contacts peuvent également être importés en masse directement dans Atera. Pour plus d'informations, consultez Importer des données dans Atera

Intégration Entra ID

En intégrant Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD), Atera vous permet d'importer et de synchroniser facilement les contacts de votre organisation, assurant ainsi que vos contacts Atera sont toujours à jour. En savoir plus

Envoyer un e-mail au nouveau contact

Envoyez automatiquement un e-mail de bienvenue aux nouveaux contacts ajoutés, avec un contenu personnalisé, y compris la possibilité d'envoyer les identifiants du portail. Pour plus d'informations sur l'envoi des identifiants du portail, consultez Fournir les identifiants du portail - Attribution automatique du mot de passe lors de la création du contact

Remarque : L'e-mail sera envoyé aux contacts ajoutés manuellement et automatiquement.

Pour envoyer un e-mail à un nouveau contact :

1. Allez dans Admin > Support et tickets > Paramètres e-mail > Paramètres avancés.

2. Sous Actions automatisées, activez Envoyer un e-mail au nouveau contact. Puis cliquez sur Enregistrer.

Les nouveaux contacts recevront désormais immédiatement une communication prédéfinie — ce qui facilite l'intégration et améliore les délais de réponse.

Désactiver un contact

Désactivez les contacts qui ne sont plus actifs ou pertinents afin de garder votre liste de contacts organisée. Vous pouvez les réactiver à tout moment si besoin. En savoir plus

Remarque : Une fois désactivés, les contacts ne peuvent plus créer de nouveaux tickets. Cependant, les tickets existants ne sont pas affectés.

Pour désactiver ou supprimer un contact :

1. Allez dans Clients > [Client] > Contacts. Puis sélectionnez le contact.

La page Contact s'affiche.

2. Cliquez sur le menu à trois points () en haut à droite de la page contact. Puis cliquez sur Désactiver.

Une fenêtre de confirmation s'affiche.

3. Cliquez sur Désactiver le contact.

Une fois désactivé, le contact ne pourra plus créer de nouveaux tickets — par e-mail, via le Portail Client ou d'autres canaux pris en charge. Les tickets existants restent inchangés et peuvent continuer à être gérés normalement.

Les contacts désactivés sont signalés par une pastille « Désactivé » dans la page Client > Contacts.

Activer un contact

Activez un contact pour rétablir l'accès à une personne précédemment désactivée. Une fois réactivé, le contact peut à nouveau créer des tickets et reprendre une interaction normale sur tous les canaux pris en charge.

Pour réactiver un contact :

1. Allez dans Clients > [Client] > Contacts. Puis sélectionnez le contact désactivé.

La page Contact s'affiche.

2. Cliquez sur le menu à trois points (). Puis cliquez sur Activer le contact.

Une fois réactivé, le contact peut à nouveau créer des tickets — par e-mail, via le Portail Client ou d'autres canaux pris en charge.

Les contacts activés sont signalés par une pastille « Activé » dans la page Client > Contacts.

Supprimer un contact

Supprimez un contact lorsqu'il n'est plus pertinent pour votre organisation. Cela retire le contact de votre système, mais les tickets existants ne sont pas affectés. Vous pouvez recréer le contact à tout moment si besoin.

Pour supprimer un contact :

1. Allez dans Clients > [Client] > Contacts. Puis sélectionnez le contact.

La page Contact s'affiche.

2. Cliquez sur le menu à trois points (). Puis cliquez sur Supprimer le contact.

Une fenêtre de confirmation s'affiche.

3. Cliquez sur Supprimer le contact.

Une fois supprimé, le contact ne pourra plus créer de nouveaux tickets — par e-mail, via le Portail Client ou d'autres canaux pris en charge. Les tickets existants restent inchangés et peuvent continuer à être gérés normalement.