ללקוחות שלכם יש אתר תמיכה ייעודי ומותאם אישית שנקרא פורטל הלקוחות. כאן הם יכולים לפתוח פניות תמיכה, לעקוב אחרי סטטוס הפניות, לקרוא מאמרים במאגר הידע ולראות את כל הפניות של החברה (מוגבל ל'אנשי קשר ראשיים' בלבד).

למשתמשים שלכם יש אתר תמיכה ייעודי ומותאם אישית שנקרא פורטל השירות. כאן הם יכולים לפתוח פניות תמיכה, לעקוב אחרי סטטוס הפניות, לקרוא מאמרים במאגר הידע ולראות את כל הפניות של החברה (מוגבל ל'משתמש ראשי' בלבד).

במאמר זה נפרט את הדרכים בהן תוכלו לספק ללקוחות שלכם את פרטי הגישה לפורטל.

במאמר זה נפרט את הדרכים בהן תוכלו לספק למשתמשים שלכם את פרטי הגישה לפורטל.

הערה:  לידיעתכם, בחשבונות ניסיון, פרטי התחברות לא יישלחו במייל כאשר אנשי קשר נוצרים ידנית.

הגדרת סיסמה אוטומטית בעת יצירת איש קשר

הגדרת סיסמה אוטומטית בעת יצירת משתמש

בחלק זה נפרט את השלבים הנדרשים להגדרת יצירת אנשי קשר אוטומטית בעת קבלת מייל נכנס, יחד עם ההגדרות הנדרשות לשליחת סיסמה לפורטל באופן אוטומטי לאיש הקשר.

בחלק זה נפרט את השלבים הנדרשים להגדרת יצירת משתמשים אוטומטית בעת קבלת מייל נכנס, יחד עם ההגדרות הנדרשות לשליחת סיסמה לפורטל באופן אוטומטי למשתמש.

הערה: הגדרה זו לא פועלת עבור אנשי קשר שכבר קיימים במערכת.

הערה: הגדרה זו לא פועלת עבור משתמשים שכבר קיימים במערכת.

1. מתוך ניהול מערכת (בתפריט הצדדי), עברו אל הגדרות דוא"ל.

עמוד הגדרות הדוא"ל יופיע

2. לחצו על הגדרות מתקדמות.

עמוד הגדרות מתקדמות יופיע.

3. גללו למטה אל אזור הפעולות האוטומטיות, וודאו שהאפשרויות הבאות מסומנות:

• יצירת איש קשר חדש אוטומטית בעת קבלת מייל: כאשר מתקבל מייל מכתובת שאינה רשומה במערכת, יווצר איש קשר חדש אוטומטית.
• יצירת איש קשר חדש אוטומטית בעת קבלת מייל: כאשר מתקבל מייל מכתובת שאינה רשומה במערכת, יווצר משתמש חדש אוטומטית.
• שליחת מייל לאיש קשר חדש: לאחר יצירת איש קשר אוטומטית או ידנית, יישלח מייל לאיש הקשר בהתאם לתבנית המייל שנבחרה. ודאו שבחרתם תבנית מייל שמכילה את השדות של פרטי הגישה לפורטל. קראו כאן למידע נוסף על תבניות מייל.
  הערה: זה לא חל על משתמשים שיובאו באמצעות קובץ CSV או ייבוא מ-Azure AD
• שליחת מייל למשתמש חדש: לאחר יצירת משתמש אוטומטית או ידנית, יישלח מייל למשתמש בהתאם לתבנית המייל שנבחרה. ודאו שבחרתם תבנית מייל שמכילה את השדות של פרטי הגישה לפורטל. קראו כאן למידע נוסף על תבניות מייל.
  הערה: זה לא חל על משתמשים שיובאו באמצעות קובץ CSV או ייבוא מ-Azure AD

3. כעת לחצו על שמור כדי לשמור את ההגדרות. מרגע זה, בכל פעם שכתובת מייל לא רשומה תשלח מייל לכתובת התמיכה שלכם, יווצר איש קשר אוטומטית ותישלח אליו הודעה עם פרטי הגישה לפורטל.

3. כעת לחצו על שמור כדי לשמור את ההגדרות. מרגע זה, בכל פעם שכתובת מייל לא רשומה תשלח מייל לכתובת התמיכה שלכם, יווצר משתמש אוטומטית ותישלח אליו הודעה עם פרטי הגישה לפורטל.

שיוך איש קשר אוטומטי

שיוך משתמש אוטומטי

כאשר איש קשר חדש נוצר אוטומטית, הוא ישויך ללקוח לא משויך, שהוא ברירת המחדל. ניתן להגדיר שיוך אוטומטי של איש הקשר ללקוח לפי הדומיין.

כאשר משתמש חדש נוצר אוטומטית, הוא ישויך לאתר לא משויך, שהוא ברירת המחדל. ניתן להגדיר שיוך אוטומטי של המשתמש ללקוח לפי הדומיין.

הערה חשובה: אפשרות ניהול דומיינים זמינה רק במסלול ENTERPRISE.

להוספת דומיין ללקוח:

להוספת דומיין לאתר:

1. מתוך לקוחות (בתפריט הצדדי), חפשו ובחרו את הלקוח שברצונכם להגדיר.

1. מתוך אתרים (בתפריט הצדדי), חפשו ובחרו את האתר שברצונכם להגדיר.

עמוד הלקוח יופיע

עמוד האתר יופיע

2. תחת דומיינים, הזינו את הדומיינים הרצויים.

כעת, כל מייל נכנס מהדומיינים שנבחרו ישויך אוטומטית ללקוח.

כלל אוטומציה לשליחת פרטי גישה לפורטל

ניתן להגדיר כלל אוטומציה לפניות שידאג לשלוח אוטומטית את פרטי הגישה לפורטל כאשר נפתחת פנייה חדשה על ידי הלקוח, בתנאים מסוימים.

ניתן להגדיר כלל אוטומציה לפניות שידאג לשלוח אוטומטית את פרטי הגישה לפורטל כאשר נפתחת פנייה חדשה על ידי המשתמש, בתנאים מסוימים.

להגדרת כללי האוטומציה:

1. מתוך ניהול מערכת (בתפריט הצדדי), עברו אל כללי אוטומציה לפניות.

עמוד כללי האוטומציה לפניות יופיע

2. לחצו על הוסף כלל חדש.

חלון הוספת כלל יופיע

3. הזינו שם ותיאור לכלל, ובחרו בטריגר פנייה חדשה נוצרה. הגדירו התעלם מזרימה ופעיל לכן, ואז לחצו על הוסף.

הכלל נוצר, כעת יש להוסיף את התנאים והפעולות הרלוונטיים לכלל זה.

4. הוסיפו את התנאי הבא:

• מאפיין פנייה: כותרת הפנייה
• אופרטור: שווה
• ערך צפוי: [Portal Credentials] 
• לחצו על הוסף.

5. בפעולות, בחרו:

• סוג פעולה: שלח מייל לאיש קשר 
• שדה רלוונטי / תבנית מייל: בחרו תבנית מייל שמכילה את השדות הנדרשים לפרטי הגישה לפורטל. למידע נוסף על תבניות מייל
• לחצו על הוסף.

5. בפעולות, בחרו :

• סוג פעולה: שלח מייל לפונה
• שדה רלוונטי / תבנית מייל: בחרו תבנית מייל שמכילה את השדות הנדרשים לפרטי הגישה לפורטל. למידע נוסף על תבניות מייל
• לחצו על הוסף.

זהו! כעת בכל פעם שאיש קשר יפתח פנייה עם הכותרת [Portal Credentials], הוא יקבל אוטומטית את פרטי הגישה במייל.

זהו! כעת בכל פעם שמשתמש יפתח פנייה עם הכותרת [Portal Credentials], הוא יקבל אוטומטית את פרטי הגישה במייל.

שליחת פרטי גישה לפורטל באמצעות תבנית תגובה מהירה

אם הגדרה אוטומטית לשליחת סיסמה אינה מתאימה לחברה שלכם, ניתן להשתמש בתבניות תגובה מהירה לתהליך ידני.

הדבר הראשון שיש לעשות הוא ליצור תבנית תגובה מהירה שמכילה את השדות של פרטי הגישה לפורטל. קראו כאן למידע נוסף על תבניות תגובה מהירה. ודאו שהוספתם את השדות הבאים לתבנית:

• שם משתמש לפורטל
• סיסמה לפורטל
• כתובת הפורטל

להלן דוגמה לתבנית תגובה מהירה שניתן להשתמש בה לשליחת פרטי גישה לפורטל.

שלום,

להלן פרטי הגישה שלך לפורטל:

כתובת: {[Portal Address]}
שם משתמש: {[Portal Username]}
סיסמה: {[Portal Password]}

לאחר יצירת תבנית התגובה המהירה, בכל פעם שלקוח יבקש את פרטי הגישה שלו בפנייה, תוכלו פשוט להשתמש בתבנית זו.

לאחר יצירת תבנית התגובה המהירה, בכל פעם שמשתמש יבקש את פרטי הגישה שלו בפנייה, תוכלו פשוט להשתמש בתבנית זו.

1. היכנסו לפנייה שמכילה את הבקשה.

2. בעמוד הפנייה, גללו לאזור התגובה, ובחרו את תבנית התגובה המהירה שיצרתם עבור שליחת פרטי הגישה לפורטל.

3. כעת התגובה תכיל את פרטי הגישה, פשוט לחצו על שלח תגובה והלקוח יקבל את הפרטים שלו.

3. כעת התגובה תכיל את פרטי הגישה, פשוט לחצו על שלח תגובה והמשתמש יקבל את הפרטים שלו.

שחזור סיסמה

גם טכנאים וגם לקוחות יכולים לאפס את סיסמת הפורטל. אם טכנאי מבצע איפוס עבור לקוח, הוא יכול להעביר את הסיסמה החדשה ללקוח במייל או בכל אמצעי תקשורת אחר. קראו כאן איך לאפס את סיסמת הפורטל.

גם טכנאים וגם משתמשים יכולים לאפס את סיסמת הפורטל. אם טכנאי מבצע את האיפוס עבור משתמש, הוא יכול לשתף את הסיסמה החדשה עם המשתמש באמצעות דוא"ל או ערוצי תקשורת אחרים. קראו את המאמר הזה כדי ללמוד איך לאפס את סיסמת הפורטל.