מעקב וניהול שינויים הם חיוניים לשמירה על יציבות והפחתת סיכונים בכל סביבה טכנולוגית. עם מערכת הכרטיסים של Atera, תוכלו ליצור תהליך ניהול שינויים יעיל לטיפול בבקשות שינוי באמצעות טפסי כרטיס מותאמים אישית, כללי אוטומציה לכרטיסים וקבוצות טכנאים. כך תוכלו לשמור על תהליך מסודר ומבוקר להערכת, אישור ויישום שינויים.

יצירת טופס כרטיס לבקשת שינוי

השלב הראשון בניהול בקשות שינוי הוא יצירת טופס כרטיס מותאם אישית, כדי לוודא שכל בקשת שינוי תכלול את כל השדות המותאמים הנדרשים לניהול שינוי יעיל.

כדי ליצור טופס כרטיס לבקשת שינוי:

1. עברו אל ניהול מערכת > תמיכה וכרטיסים > טפסי כרטיסים. לאחר מכן לחצו על תבנית חדשה.

למידע נוסף על יצירת תבנית טופס כרטיס חדשה, ראו תבניות טופס כרטיס

2. תנו לטופס שם, למשל בקשת שינוי. לאחר מכן לחצו על שדה חדש כדי להוסיף שדות מותאמים לכרטיס. למידע נוסף על הוספת שדות מותאמים, ראו שדות מותאמים

שדות מותאמים נפוצים לבקשות שינוי כוללים:

• סוג שינוי (רשימה נפתחת): ציינו את רמת הדחיפות והתהליך לשינוי (חירום, רגיל, סטנדרטי).
• קטגוריה (רשימה נפתחת): זהו את התחום העיקרי המושפע מהשינוי (חומרה, רשת, אבטחה, תוכנה, אחר).
• תאריך שינוי (תאריך): הכניסו את התאריך המתוכנן או בפועל ליישום השינוי.
• הערכת סיכונים (טקסט): תארו את הסיכונים האפשריים הקשורים לשינוי ואת השפעתו על שירותים, משתמשים או אבטחה. 
• תוכנית חזרה לאחור (טקסט): תארו את התוכנית להחזרת השינוי במקרה של כישלון.
• סטטוס אישור (רשימה נפתחת): בחרו את הסטטוס הנוכחי של בקשת השינוי בהתאם לתהליך הבדיקה (ממתין, אושר, נדחה).

3. לחצו על צור.

לאחר שטופס בקשת השינוי מוגדר, טכנאים יכולים להשתמש בו כדי להגיש כרטיסי בקשת שינוי ולעקוב אחרי סטטוס האישור שלהם. ניתן להקצות את הכרטיסים ידנית למאשרים המתאימים, או להקצות אותם אוטומטית לקבוצות מסוימות, כמו ועדת שינוי (CAB) או צוות אבטחה, באמצעות כללי אוטומציה לכרטיסים.

הקצאה אוטומטית של כרטיסי בקשת שינוי

בקשות שינוי בדרך כלל דורשות שרשרת אישורים. ב-Atera, ניתן ליצור קבוצות טכנאים שונות שיכולות לאשר את הבקשות, כמו ועדת שינוי (CAB) או צוות אבטחה. בעזרת כללי אוטומציה לכרטיסים, ניתן להקצות אוטומטית כרטיסים עם טופס בקשת שינוי לקבוצות אלו.

כדי ליצור קבוצת טכנאים עבור CAB:

1. עברו אל ניהול מערכת > משתמשים ואבטחה > קבוצות טכנאים. לאחר מכן לחצו על קבוצה חדשה.

2. הזינו שם ותיאור לקבוצה, והוסיפו טכנאים. לאחר מכן לחצו על צור.

למידע נוסף על יצירת קבוצות טכנאים, ראו ניהול קבוצות טכנאים

כדי להקצות כרטיסי בקשת שינוי לקבוצה באופן אוטומטי:

1. עברו אל ניהול מערכת > תמיכה וכרטיסים > כללי אוטומציה לכרטיסים. לאחר מכן לחצו על הוסף כלל חדש.

2. תנו לכלל שם ותיאור, ובחרו כרטיס חדש נוצר כ-טריגר. לאחר מכן לחצו על הוסף.

3. הוסיפו את ה-תנאי הבא:

• מאפיין כרטיס: טופס כרטיס
• אופרטור: שווה
• ערך צפוי: בחרו את טופס בקשת השינוי שלכם

4. הוסיפו את ה-פעולה הבאה:

• סוג פעולה: הגדר ערך שדה
• שדה קשור: קבוצת טכנאים
• ערך: בחרו את קבוצת הטכנאים שנוצרה לאישורי בקשות שינוי

הערה: הוסיפו את הפעולה 'הגדר ערך שדה - טכנאי - הקצאה אוטומטית' כדי שהכרטיסים יחולקו בסבב בין הטכנאים בקבוצה.

תהליך אישור

לאחר שתהליך ניהול השינויים שלכם מוגדר, אתם מוכנים להתחיל לנהל כרטיסי בקשת שינוי.

כאשר כרטיס נוצר עם טופס בקשת שינוי המותאם שלכם, הוא מוגש לאישור. ניתן להקצות אותו ידנית למאשר הראשון, או להקצות אותו אוטומטית לקבוצה מסוימת בעזרת כלל האוטומציה שהגדרתם

כל מאשר יכול לעיין, להוסיף הערות המאשרות את הבקשה, ולהעביר את הכרטיס לאדם הבא בתור. ניתן לראות את רישום האישורים בלשונית שיחה ואת שרשרת ההקצאות בלשונית פעילות כרטיס.

לאחר שכל מאשר ייעודי סיים לבדוק את הבקשה, עדכנו את שדה הסטטוס המותאם סטטוס אישור תחת מאפייני כרטיס ל-אושר. זה מסמן שהבקשה אושרה במלואה ומוכנה ליישום, וניתן לסגור את הכרטיס לאחר השלמת השינוי.