אצוות חשבוניות הן קבוצה של יחידות פיננסיות (במקרה זה חשבוניות) שמבוצעות יחד באותו הזמן, ולא מיידית. מדובר ברשימה מפורטת של שירותים שסופקו ותשלומים שמגיעים מלקוחות בתקופת חיוב מסוימת.

לאחר יצירת אצוות חשבוניות, ניתן להפיק חשבוניות, לערוך, לייצא, לשמור, להדפיס, ליצור כקובץ PDF או לשלוח במייל ללקוח שלך לצורך חיוב מהיר.
הערות:

• שליחת חשבונית במייל זמינה רק למנויי Atera.
• מטבע החיוב נקבע לפי האזור ממנו נרשמת לראשונה לחשבון Atera שלך. ניתן להוסיף/לעדכן את הכתובת דרך ניהול > הגדרות. אם המטבע לא מוצג נכון לפי האזור שלך, אנא פנה לצוות התמיכה שלנו

לעזרה ביצירת חשבוניות גמישות (ad hoc), ראה יצירת חשבונית גמישה

הסבר עמוד יצירת אצוות חשבוניות

עמודות

שם הלקוח: שם הלקוח.
שם החוזה: שם החוזה הספציפי ללקוח.
סוג החוזה: סוג החוזה (ישפיע על אופן החיוב).
יתרה כוללת: הסכום הכולל שכרגע נדרש מהלקוח עבור החוזה.
יתרה נבחרת: היתרה שתחויב ללקוח באצווה זו.

פרטי האצווה

חשבוניות ליצירה: מתעדכן אוטומטית לפי החוזים שנבחרו.
קריאות לא מחויבות: מתעדכן אוטומטית. מספר קריאות השירות של הלקוח באצווה הנוכחית שטרם חויבו.
שעות עבודה: מתעדכן אוטומטית. סך כל שעות הקריאות שעבדו באצווה זו.
סכום לחיוב: מתעדכן אוטומטית. הסכום הכולל שיחויב באצווה זו.
מע"מ: מתעדכן אוטומטית. סכום המע"מ הכולל על כל החוזים שנבחרו באצווה. אם תיבת הסימון 'חייב במע"מ' מסומנת ברמת החוזה, המע"מ יתווסף אוטומטית לסכום החיוב עבור אותו חוזה בלבד.
סה"כ: הסכום הכולל של אצוות החיוב הנוכחית (סכום לחיוב + מע"מ).

רכיבי הטופס

תיבה לבנה עם סימון וי מציינת שניתן לבחור את החוזה להכללה באצוות החיוב.
תיבה שחורה מציינת שחלק מרכיבי החוזה/השימוש אינם זמינים כעת להכללה, כיוון שהחוזה עדיין בתקופה פתוחה (עדיין לא מוכן לחיוב).
מנעול מציין שלא ניתן לבחור את החוזה להכללה כיוון שהוא עדיין בתקופה פתוחה, כלומר עדיין לא מוכן לחיוב.
הקווים הכחולים פותחים את פרטי החוזה ומאפשרים לכלול או להחריג פריטים מסוימים מאצוות החיוב.

ניתן לסנן את רשימת החוזים לפי:

• סוג חוזה (לרשימה מלאה של סוגי חוזים, לחץ כאן)
• חוזים חייבים במע"מ
• לקוח
• תקופות
• יתרה

צפה במדריכי הווידאו שלנו על חיוב!

כיצד ליצור אצוות חשבוניות:

1. לחץ על חיוב בתפריט הצדדי. עמוד חיוב יופיע.

2. לחץ על אצוות חשבוניות חדשה.

עמוד יצירת אצוות חשבוניות יופיע

הערה: בפעם הראשונה שתשתמש במודול החיוב, ייתכן שיידרשו מספר רגעים לבניית רשימת החוזים הראשונית שלך.

2. בחר חוזים להכללה על ידי לחיצה על התיבות הלבנות. פרטי האצווה יתעדכנו אוטומטית.

3. לחץ על סמל ההרחבה ליד חוזה כדי לצפות בפרטים.

4. סקור כל חוזה שנבחר. תוכל גם לבטל בחירה של פריטים אם תרצה.

הערה: כל הפריטים שזמן החיוב שלהם הגיע מסומנים אוטומטית לפי החוזה; זה כולל פריטים באיחור ופריטים שמוכנים לחיוב.

5. סקור את פרטי האצווה. לאחר מכן תן שם לאצוות החשבוניות שלך ולחץ על הפעל. החשבוניות יופיעו.

• לחץ על מחק ליד חשבונית כדי להסיר אותה מהאצווה.
• סמן חשבונית אחת לכל לקוח אם ברצונך בחשבונית מרוכזת.
• בחר כיצד לקבץ את שורות החשבונית (לפי חוזה, קריאה או רישום שעות).
  הערה: רישומי שעות מבוססים על אזור הזמן שנבחר בהגדרות החשבון, שנמצא תחת ניהול > הגדרות > כללי.

6. לחץ על צור חשבוניות. החשבוניות שנוצרו יופיעו.

7. לחץ על ערוך ליד חשבונית כדי לצפות בה. החשבונית שנבחרה תיפתח.

החשבוניות גמישות לחלוטין וניתן לערוך אותן, להפוך ל-PDF, לשמור, לייצא, להדפיס או לשלוח ללקוחות במייל, על ידי לחיצה על כפתורי התפריט הנגלל בתחתית החשבונית.

הערה: שליחת חשבונית במייל אינה זמינה למשתמשים בתקופת ניסיון.

8. לאחר שסיימת לסקור את החשבונית, לחץ על שמור וסגור. עמוד אצוות חשבוניות יופיע.

9. לחץ על ייצא חשבוניות כדי לייצא את כל החשבוניות.
הערה: אם הגדרת אינטגרציה עם QuickBooks Online או Xero, אצוות החשבוניות שלך תיוצא אוטומטית לתוכנת הנהלת החשבונות המשולבת שלך.

10. בחר יעד ייצוא: QuickBooks (Online/Desktop), Xero או CSV.

סטטוסי חשבוניות

הוספנו סטטוסים לחשבוניות כדי להקל על ניהול ומעקב! הסטטוסים כוללים טיוטה, יוצא, נשלח, שולם ו-הוחזר. ניתן לראות את סטטוס החשבונית בעמודת סטטוס בעמוד חיוב ובחשבונית עצמה — שם ניתן גם לשנות ידנית את הסטטוס.

• טיוטה: החשבונית בתהליך עבודה ולא נשלחה או יוצאה.
• יוצא: החשבונית יוצאה לתוכנת הנהלת החשבונות המשולבת שלך.
• נשלח: החשבונית נשלחה (במייל) לנמען.
• שולם: החשבונית נשלחה במייל והתשלום התקבל.
• הוחזר: מלוא סכום החשבונית הוחזר.

הערה: סטטוס החשבונית ישתנה אוטומטית בכל פעם שתשלח או תייצא חשבונית.

מדריכי וידאו

• חיוב חלק 1: יצירת קריאה, הוספת רישומי שעות, הוספת מוצרים והוצאות
• חיוב חלק 2: סגירת קריאה, יצירת אצוות חשבוניות, הפקת וייצוא חשבונית