פלייבוקים מרחיבים את יכולות האוטומציה של רובין בכך שהם מאפשרים לטכנאים ללמד את ה-AI כיצד לפעול בתרחישי תמיכה מסוימים.
בדומה לכללי אוטומציה, כל פלייבוק מתחיל בטריגר – בדרך כלל כאשר משתמש קצה פותח צ'אט עם רובין דרך הפורטל, דוא"ל או כל ערוץ תקשורת נתמך אחר. לאחר מכן, הטכנאים מגדירים את התנאים שצריכים להתקיים ואת הפעולות שרובין צריך לבצע כאשר הטריגר מופעל.
הטכנאים מתארים את הכללים האלה באנגלית פשוטה באמצעות שדה טקסט חופשי, ורובין יוצר אוטומטית תהליך עבודה מובנה שלב אחר שלב.
כך צוותי IT יכולים לבנות אוטומציות מותאמות אישית בלי לכתוב קוד, מה שמבטיח טיפול מהיר ואחיד יותר בפניות.
הערה: יש צורך בהרשאות מנהל מלאות כדי לגשת למרכז ה-AI.
פלייבוקים לעומת תכונות אחרות ב-Atera
פלייבוקים מיועדים אך ורק לרובין. הם לא חלים על Copilot, ולא נועדו להריץ בדיקות מתמשכות על תחנות עבודה (לשם כך, השתמשו בפרופילי סף עם סקריפטים של ריפוי עצמי). פלייבוקים פועלים כאשר רובין מופעל על ידי אינטראקציה של משתמש קצה.
כדי לגשת לפלייבוקים של AI:
1. עברו אל מרכז ה-AI > אופטימיזציה > פלייבוקים.
טאב הפלייבוקים יופיע.
בטאב הפלייבוקים תוכלו:
- לצפות בכל הפלייבוקים הקיימים
- לראות את הקטגוריה של כל פלייבוק
- לבדוק אם פלייבוק פעיל או כבוי
- להפעיל או לכבות פלייבוקים לפי הצורך
התצוגה המרכזית הזו מאפשרת לטכנאים לנהל בקלות אוטומציות בין לקוחות ומקרי שימוש שונים.
קטגוריה
ניתן לארגן פלייבוקים לפי קטגוריות – לפי נושא, שימוש או מטרה (למשל, Power BI, קליטת עובדים, בקשות גישה, אבטחה). קטגוריות עוזרות לטכנאים לדפדף, לסנן ולתחזק בקלות פלייבוקים מרובים עבור לקוחות ומחלקות שונות.
הפעלה / כיבוי
לכל פלייבוק יש מתג הפעלה:
- פעיל: הפלייבוק פועל ויבוצע אוטומטית כאשר מתקיים תנאי ההפעלה שלו.
-
כבוי: הפלייבוק נשמר אך אינו פעיל – שימושי לבדיקה, עדכון או השהיה זמנית של אוטומציות.
בחירת לקוח (ל-MSP בלבד)
בסביבות MSP, ניתן להקצות פלייבוקים לכל לקוח בנפרד, כך שהאוטומציות יתאימו לתהליכים או מערכות ייחודיים של כל לקוח.
הטכנאים יכולים לבחור לאילו לקוחות פלייבוק מסוים חל, וכך להבטיח שהאוטומציה תישאר רלוונטית ומותאמת להקשר בכל סביבת ניהול.
יצירת פלייבוק חדש
כדי ליצור תהליך עבודה מותאם אישית מבוסס AI:
- לחצו על צור פלייבוק
- הזינו שם לפלייבוק
- בחרו קטגוריה קיימת או צרו חדשה
- הוסיפו תיאור שמסביר בבירור את מטרת הפלייבוק
בעת כתיבת הפלייבוק, בנו את ההנחיה שלכם סביב שלושה מרכיבים עיקריים:
- הטריגר: מה מפעיל את הפלייבוק (למשל, "כאשר משתמש קצה מבקש גישה למערכת...")
- התנאים: אילו דרישות צריכות להתקיים (למשל, "...רק אם המשתמש שייך למחלקת השיווק")
- הפעולות: מה רובין צריך לבצע (למשל, "...שלח בקשת אישור למנהל הישיר והעבר את הפנייה לקבוצת אבטחת המידע")
פעולות נתמכות בפלייבוק
פלייבוקים יכולים לבצע מגוון רחב של פעולות אוטומטיות על פניות, ומאפשרים תהליכי עבודה מותאמים אישית לחלוטין.
ניהול פניות
- שינוי סטטוס פנייה
- שינוי סוג פנייה
- שינוי עדיפות
- שינוי סטטוסים מותאמים אישית
הקצאה ובעלות
- שינוי טכנאי מטפל
- הקצאת פנייה לקבוצת טכנאים
-
העברת פנייה לכתובת דוא"ל
תקשורת ותיעוד
- הוספת הערה פנימית
- כתיבת תגובה פומבית
- שליחת תבנית דוא"ל
אישורים והסלמות
עם הפעלת אינטגרציה ל-Entra ID, רובין יכול למשוך נתונים ארגוניים כמו המנהל הישיר של משתמש, כדי לנתב דינמית תהליכי אישור ואוטומציות.
- יצירת אישור עם מאשר מוגדר
- יצירת אישור שמנותב למנהל הישיר של מבקש הבקשה (באמצעות אינטגרציה ל-Entra ID)
אוטומציה ואינטגרציות
- הרצת סקריפט
- הרצת פעולה בענן
- התייחסות למאגר ידע (KB)
- התייחסות לאינטגרציית MCP
- התקנת תוכנה
שלבו פלייבוקים עם פעולות ענן ואינטגרציות MCP כדי לאפשר לרובין לשלוט בתוכנות חיצוניות – למשל, יצירת משימה ב-Asana, הקצאת משתמש במערכת צד שלישי, או שליפת נתונים מ-API חיצוני.
התייחסות למאגר ידע פנימי
שלב בפלייבוק יכול לחפש ולהתייחס למאגר ידע פנימי – KB שאינו גלוי למשתמשי קצה. מכיוון שהוא פנימי, רובין לא משתף קישור אליו בשיחה; הוא קורא את ה-KB כדי לשלוף את המידע הדרוש ומשתמש בו בשלבים הבאים.
זה שימושי למשל למציאת פרטי מיפוי או מידע ייחודי לאתר מסוים, לדוגמה:
- מיפוי מדפסות: כאשר משתמש קצה מבקש להוסיף מדפסת, רובין מחפש את שם או כתובת ה-IP של המדפסת ב-KB של מיפוי המדפסות, ואז משתמש בזה להמשך התהליך.
- סיסמאות לפי אתר: כאשר משתמש קצה מבקש סיסמת מחשב או Wi-Fi, רובין בודק לאיזה אתר שייך המשתמש, מוצא את הסיסמה המתאימה ב-KB הפנימי, ומספק אותה למשתמש.
יצירת תהליך עבודה מבוסס AI
הטכנאים מגדירים פלייבוקים פשוט על ידי תיאור הכוונה שלהם באנגלית פשוטה.
רובין מפרש את התיאור ויוצר תהליך מובנה הכולל שלבים, לוגיקה מותנית ונתיבי ביצוע.
דוגמה להנחיה:
"אם משתמש מבקש גישה ל-SharePoint, הקצה את הבקשה לטכנאי א', בקש אישור מהמנהל הישיר שלו, ועדכן את תמיכת ה-IT."
ה-AI מתרגם זאת לאוטומציה מוכנה להפעלה, שהטכנאי יכול לעבור עליה, לשייך לקטגוריה ולהפעיל.
שימושים נפוצים
פלייבוקים לרוב מתחלקים לשלוש קטגוריות:
- תהליכי אישור: כאשר משתמש קצה מבקש חומרה מסוימת, רובין בודק ב-Entra ID מיהו המנהל הישיר של המשתמש ושולח אליו בקשת אישור.
- איסוף מידע: כאשר משתמש קצה מבקש חופשה, רובין מבקש תאריך התחלה, תאריך סיום וסיבה, ואז שולח את הפרטים במייל למנהל משאבי אנוש הרלוונטי.
- פעולות אוטונומיות: כאשר משתמש קצה מדווח על תקלה מסוימת, רובין מריץ סקריפט ייעודי מספריית הסקריפטים; אם לא מצליח, הוא מסלים את הפנייה לקבוצת טכנאים מוגדרת מראש.
מניעת התנגשות עם תכונות אחרות
שתי תכונות ב-Atera עשויות לפעול במקביל לפלייבוקים ולגרום להתנהגות לא צפויה:
- כללי אוטומציה לפניות: ייתכן שכללי אוטומציה יחפפו לטריגרים של פלייבוקים. כאשר שניהם חלים על אותה פנייה, הפלייבוק יקבל עדיפות ויגבר על כלל האוטומציה. עברו על הכללים הקיימים כדי למנוע תוצאות לא רצויות.
- מאמרי מאגר ידע: מאמרי KB יכולים לספק לרובין מידע שסותר את הפלייבוקים שלכם. כדי למנוע התנגשות, ארכבו או מחקו מאמרי KB שמכסים תהליכים שכעת מנוהלים על ידי פלייבוק.
