Questo articolo copre le domande frequenti su fatturazione, fatture e gestione dei contratti all'interno di Atera.
Domande Frequenti
D: Quali tipi di contratto sono supportati per la fatturazione MSP?
R: Atera supporta contratti flessibili, inclusi Ore a Blocco, Orario, Retainer/Tariffa Fissa, Monitoraggio Remoto, Denaro a Blocco, Progetto (Tariffa Oraria/Una Tantum), e Backup Online.
Ogni cliente può avere più contratti con tariffe differenziate per progetti, fuori orario o prodotti di terze parti.
- Ore a Blocco
- Orario
- Retainer/Tariffa Fissa
- Monitoraggio Remoto
- Denaro a Blocco
- Progetto (Tariffa Oraria/Una Tantum)
- Backup Online
D: Come funzionano la fatturazione e l'emissione di fatture in batch?
R: Puoi creare batch di fatture mensilmente o per un periodo selezionato, includendo le voci di tempo dei ticket risolti, i servizi contrattuali, i prodotti e le spese.
Le fatture possono essere modificate, esportate come CSV, inviate via email o integrate direttamente con QuickBooks Online/Desktop e Xero.
D: Come influisce la selezione del contratto sulla fatturazione?
R: Quando registri il tempo sui ticket, selezioni quale contratto e tariffa applicare al lavoro.
Questo consente una fatturazione accurata del lavoro retainer, fuori orario, progetto o ad hoc, tutto riflesso nelle fatture esportate.
D: È possibile impostare la fatturazione ricorrente per servizi come Office 365?
R: Sì. Usa un contratto Retainer/Tariffa Fissa per facilitare la fatturazione mensile o ricorrente.
Potrebbero essere necessari aggiustamenti manuali per servizi come Office 365 poiché la sincronizzazione dell'uso o delle licenze non è automatica.
D: Come posso visualizzare o gestire le fatture e la cronologia di fatturazione?
R: Per visualizzare o gestire le fatture e la cronologia di fatturazione nel modulo di fatturazione di Atera, vai al pannello sinistro in Atera, clicca su Fatturazione, e poi accedi alla sezione Fatture in basso; qui puoi aprire, visualizzare, modificare, esportare, inviare via email, stampare o cambiare lo stato delle fatture, e cercare o filtrare per data o cliente secondo necessità.
D: Cosa succede se gli importi del timesheet e del batch di fatture non corrispondono?
R: Le differenze possono derivare da prodotti, servizi o voci di tariffa aggiuntivi nel batch, inclusione o esclusione di ticket risolti/fatturati, o selezione di filtri nei report dei timesheet.
Una volta che un ticket è stato fatturato, ulteriori modifiche a quel ticket non influenzeranno la fattura batch. Per fatturare lavoro aggiuntivo, apri un nuovo ticket.
D: Quali integrazioni sono disponibili per la fatturazione?
R: Le fatture possono essere esportate direttamente su QuickBooks o Xero, con la creazione di fatture batch e flessibili completamente compatibile con queste piattaforme.
D: Posso aggiungere tasse alle fatture?
R: Sì. Puoi aggiungere e gestire le tasse direttamente sulle fatture come parte dei flussi di lavoro di fatturazione sia standalone che batch.
D: Cosa succede se un ticket viene riaperto dopo essere stato fatturato?
R: I ticket già fatturati non possono essere modificati, uniti o avere tempo aggiuntivo applicato.
Per ulteriore lavoro, crea un nuovo ticket e fatturalo separatamente.
D: È possibile collegare o unire i ticket per la fatturazione?
R: Attualmente, i ticket fatturati non possono essere uniti o collegati.
Qualsiasi nuovo tempo fatturabile dovrebbe essere tracciato in un nuovo ticket.
D: Le fatture possono essere modificate, eliminate o reinviate dopo il batching?
A: Sì. Puoi modificare le fatture all'interno di un lotto se non sono state esportate o pagate.
Le correzioni delle singole fatture richiedono la riemissione, ma eliminare un lotto libererà i ticket in modo che possano essere rifatturati.
Q: Come vengono fatturati i prodotti, le spese o il lavoro part-time?
A: Aggiungi prodotti e spese ai ticket o ai contratti; saranno inclusi automaticamente nelle fatture di lotto.
Il tempo e gli articoli non fatturati rimangono disponibili per lotti futuri a meno che non siano legati a un lotto bloccato.
Q: Come si integra Atera con il software di contabilità?
A: Le fatture di lotto e individuali possono essere esportate su QuickBooks Online/Desktop o Xero, mantenendo la fatturazione e la riconciliazione sincronizzate.
Q: È possibile personalizzare i modelli di fattura e il branding?
A: Sì. Puoi aggiungere il tuo logo e personalizzare i modelli di fattura per il branding sotto Admin > White Label.
Q: Cosa succede se i ticket o le fatture necessitano di correzioni dopo che un lotto è stato completato?
A: Devi eliminare il lotto per liberare i ticket per la rifatturazione.
Modificare una singola fattura all'interno di un lotto chiuso non è possibile se è già stata esportata o pagata.
Q: Come vengono gestite tasse, sconti e sovrapprezzi?
A: Aggiungi tasse, sconti e sovrapprezzi direttamente all'interno di ciascuna fattura.
Gli utenti di QuickBooks/Xero possono sincronizzare le aliquote fiscali con il loro sistema contabile.
Q: Come posso configurare o assegnare contratti ai clienti?
A: Vai alla sezione Clienti o Contratti, crea il tuo contratto, assegnalo al cliente e imposta i valori predefiniti per ciascun servizio.
Q: Quali report sono disponibili per la fatturazione e i contratti?
A: Atera fornisce dettagliati report di fatturazione, contratti e redditività, oltre a report operativi e analitici per audit, consumo e saldi in sospeso.
Q: Quali funzionalità di fatturazione sono disponibili solo con il prodotto MSP?
A: Il modulo di fatturazione—contratti, tariffe contrattuali, prodotti/spese, fatture, integrazione QuickBooks/Xero—è esclusivo per Atera MSP.
L'edizione IT Department (ITD) non include queste funzionalità.
Q: Come posso automatizzare la creazione di fatture di lotto per contratti ricorrenti?
A: Puoi programmare esecuzioni di fatture di lotto alla fine di ogni periodo di fatturazione per contratti ricorrenti (come Retainer/Tariffa Fissa), assicurando che tutti gli elementi fatturabili—ticket, ore e prodotti—siano inclusi automaticamente.
Q: Posso impostare tariffe di fatturazione specifiche per contratto per diversi servizi o tecnici?
A: Sì. I contratti possono includere più voci tariffarie per diversi servizi, ruoli o lavoro fuori orario.
Puoi selezionare la tariffa appropriata quando registri il tempo o crei ticket.
Q: Come gestisco la fatturazione per servizi prepagati o ore/soldi a blocco?
A: Atera traccia l'uso e i saldi rimanenti per i contratti Ore a Blocco e Soldi a Blocco.
Il sistema emette avvisi quando vengono raggiunte le soglie e mostra i saldi in tempo reale nella sezione contratti.
Q: È possibile fatturare per prodotti e spese non collegati ai ticket?
A: Sì. Prodotti e spese possono essere aggiunti direttamente ai contratti o alle fatture anche se non sono legati a ticket specifici.
Q: Come gestisco la fatturazione per clienti con più sedi o sotto-conti?
A: Usa sotto-conti o campi personalizzati per differenziare le sedi, assegnando contratti e generando fatture per sito secondo necessità.
Q: Posso personalizzare la numerazione delle fatture, i termini e le istruzioni di pagamento?
A: Sì. Puoi personalizzare i modelli di fattura per la numerazione, le istruzioni di pagamento, i termini e il branding.
Q: Come posso riconciliare i pagamenti e tenere traccia delle fatture in sospeso?
A: Segna manualmente le fatture come pagate in Atera, oppure sincronizza automaticamente i pagamenti tramite QuickBooks o Xero.
I report di fatturazione mostrano lo stato dei pagamenti e i saldi in sospeso.
Q: Cosa succede se un contratto viene modificato a metà del periodo di fatturazione?
A: Le modifiche al contratto si applicano solo ai nuovi ticket o alle nuove voci di tempo da quel momento in poi.
Gli elementi già fatturati rimangono invariati.
Q: Posso annullare o accreditare fatture per errori di fatturazione?
A: Puoi annullare o accreditare fatture non pagate o esportate.
Le correzioni dopo l'esportazione devono essere gestite direttamente nel tuo software di contabilità.
Q: Come gestisco tasse, sconti o sovrapprezzi per clienti internazionali?
A: Imposta tasse, sconti o sovrapprezzi predefiniti nelle impostazioni amministrative e applicali per fattura secondo necessità.
La fatturazione in multi-valuta è supportata.
Q: Esiste una traccia di controllo per le modifiche di fatturazione e le modifiche alle fatture?
A: Atera mantiene una cronologia completa delle azioni di fatturazione, delle modifiche alle fatture e delle operazioni in batch per scopi di conformità e audit.
Q: Dove posso trovare ulteriori informazioni e guide?
A: Consulta la Knowledge Base di Atera per guide passo-passo su:
