Einen Rechnungsstapel erstellen

Rechnungsstapel sind eine Gruppe von finanziellen Einheiten (in diesem Fall Rechnungen), die nicht sofort, sondern zur gleichen Zeit bearbeitet werden. Es handelt sich um eine detaillierte Auflistung der von Kunden innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums erbrachten Leistungen und geschuldeten Zahlungen.

Sobald ein Rechnungsstapel erstellt ist, können Sie Rechnungen generieren, die bearbeitet, exportiert, gespeichert, gedruckt, als PDF-Datei erstellt oder per E-Mail an Ihre Kunden gesendet werden können, um die Rechnung nahezu sofort zu erstellen.
Hinweise:

• Der Versand einer Rechnung per E-Mail ist nur für Atera-Abonnenten möglich. 
• Die Rechnungswährung basiert auf der Region, in der Sie Ihr Atera-Konto ursprünglich registriert haben. Die Adresse kann unter Admin > Einstellungen hinzugefügt/aktualisiert werden. Wenn die Währung in Ihrer Region nicht korrekt angezeigt wird, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team

Hilfe bei der Erstellung flexibler (Ad-hoc-)Rechnungen finden Sie unter Erstellen einer flexiblen Rechnung

Die Stapelseite "Rechnung erstellen" wird erklärt

Spalten

Kundenname: Der Name des Kunden.
Vertragsname: Der Name des kundeneigenen Vertrags.
Vertragstyp: Die Art des Vertrags (dies wirkt sich auf das Abrechnungsverhalten aus) Verhalten).
Gesamtsaldo: Der aktuell fällige Gesamtbetrag des Kunden Vertrag.
Ausgewählter Saldo: Der Saldo, den Sie dem Kunden in diesem Stapel in Rechnung in diesem Stapel in Rechnung stellen.

Batch-Details

Zu erstellende Rechnungen: Auto-Updates basierend auf ausgewählten Verträgen.
Nicht fakturierte Tickets: Automatische Aktualisierungen. Die Anzahl der Kundentickets im aktuellen Stapel, die noch nicht fakturiert sind.
Gearbeitete Stunden: Automatische Aktualisierungen. Die Gesamtzahl der in diesem Abrechnungsstapel geleisteten Ticket-Stunden.
Rechenbarer Betrag: Automatische Aktualisierungen. Der Gesamtbetrag, der in diesem Stapel in Rechnung gestellt wird.
Steuer: Automatische Aktualisierungen. Der Gesamtsteuerbetrag für alle ausgewählten Verträge im Abrechnungsstapel. Wenn das Kontrollkästchen "Steuerpflichtig" auf Vertragsebene aktiviert ist, wird die Steuer automatisch zum Rechnungsbetrag für NUR DIESEN VERTRAG hinzugefügt.
Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der aktuellen Abrechnungscharge (fakturierbarer Betrag + Steuer).

Formularelemente

Ein mit einem Häkchen versehenes weißes Kästchen zeigt an, dass der Vertrag zur Aufnahme in den Abrechnungsstapel ausgewählt werden kann. 
Ein schwarzes Kästchen zeigt an, dass einige der Vertragskomponenten/Nutzungen derzeit nicht für die Einbeziehung ausgewählt werden können, da sie sich noch in einer offenen Vertragsperiode befinden (sie sind noch nicht abrechnungsfähig).
Eine Sperre bedeutet, dass der Vertrag derzeit nicht für die Aufnahme ausgewählt werden kann, da er sich noch in einem offenen Vertragszeitraum befindet, d. h. er ist nicht "abrechnungsreif".
Die blauen Linien erweitern die Details des Vertrags und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Positionen in den Abrechnungsstapel aufzunehmen oder auszuschließen.

Sie können die Liste der Verträge nach folgenden Kriterien filtern:

• Vertragsart (für eine vollständige Liste der Vertragsarten, klicken Sie auf hier)
• Steuerpflichtige Verträge
• Kunde
• Zeiträume
• Bilanz

Sehen Sie sich unsere Video-Tutorials zur Rechnungsstellung an!

Um einen Rechnungsstapel zu erstellen:

1. Klicken Sie auf der linken Seite auf Abrechnung. Die Seite Abrechnung wird angezeigt. 

2. Klicken Sie auf Neuer Rechnungsstapel.

Die Seite Rechnungsstapel erstellen erscheint

Hinweis: Wenn Sie das Abrechnungsmodul zum ersten Mal verwenden, kann es ein paar Augenblicke dauern, bis Sie Ihre erste Vertragsliste erstellt haben. 

2. Wählen Sie die zu berücksichtigenden Verträge aus, indem Sie auf die weißen Kästchen klicken. Die Batch Details werden automatisch aktualisiert.

3. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol neben einem Vertrag, um Details anzuzeigen.

4. Überprüfen Sie jeden ausgewählten Vertrag. Sie können die Auswahl auch aufheben, wenn Sie dies wünschen.

Hinweis:Alle aktuell fälligen Posten werden auf der Grundlage des Vertrags automatisch ausgewählt; dies schließt alle überfälligen und aktuell fälligen Posten ein, die zur Abrechnung bereit sind.

5. Überprüfen Sie die Chargendetails. Geben Sie dann Ihrem Rechnungsstapel einen Namen und klicken Sie auf Ausführen. Die Rechnungen werden angezeigt. 

• Klicken Sie auf Löschen neben einer Rechnung, um sie aus dem Stapel zu entfernen.
• Kreuzen Sie Eine Rechnung pro Kunde an, wenn Sie eine Sammelrechnung wünschen.
• Entscheiden Sie, wie Rechnungszeilen gruppiert werden sollen (nach Vertrag, Ticket oder Zeiteintrag).
  Hinweis: Die Zeitangaben basieren auf der Zeitzone, die in den Kontoeinstellungen unter Admin > Einstellungen > Allgemein ausgewählt wurde.

6. Klicken Sie auf Rechnungen generieren. Die generierten Rechnungen werden angezeigt.

7. Klicken Sie auf Bearbeiten neben einer Rechnung, um sie anzuzeigen. Die ausgewählte Rechnung wird geöffnet.

Die Rechnungen sind völlig flexibel und können vollständig bearbeitet, in PDF-Dateien umgewandelt, gespeichert, exportiert, gedruckt oder per E-Mail an Kunden gesendet werden, indem Sie auf die Dropdown-Menüschaltflächen am unteren Rand der Rechnung klicken.

Hinweis: Der Versand einer Rechnung per E-Mail ist für Testnutzer nicht möglich. 

8. Wenn Sie die Prüfung der Rechnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen. Die Seite Rechnungsstapel wird angezeigt.

9. Klicken Sie auf Rechnungen exportieren, um alle Rechnungen zu exportieren.
Hinweis: Wenn Sie eine Rechnungsintegration eingerichtet haben mit QuickBooks Online oder Xero, dann wird Ihr Rechnungsstapel automatisch in Ihre integrierte Buchhaltungssoftware exportiert. 

10. Wählen Sie das Exportziel: QuickBooks (Online/Desktop), Xero oder CSV.

Rechnungsstatus

Wir haben Rechnungen mit Status versehen, um die Rechnungsverwaltung und -verfolgung zu vereinfachen! Zu den Status gehören "Entwurf", "Exportiert", "Gesendet", "Bezahlt" und "Erstattet". Sie können den Rechnungsstatus in der Spalte "Status" auf der Seite "Rechnungsstellung" und auf der Rechnung selbst sehen - von dort aus können Sie den Rechnungsstatus manuell ändern.

• Entwurf: Die Rechnung ist in Bearbeitung und wurde weder versandt noch exportiert. 
• Exportiert: Die Rechnung ist in Ihre integrierte Buchhaltungssoftware exportiert worden.
• Gesendet: Die Rechnung wurde an den Empfänger gesendet (per E-Mail).
• Bezahlt: Die Rechnung wurde per E-Mail versandt, und die Zahlung ist bereits erfolgt. 
• Erstattet: Der volle Rechnungsbetrag wurde erstattet.

Hinweis: Der Rechnungsstatus ändert sich automatisch, wenn Sie eine Rechnung versenden oder exportieren.

Video-Tutorials

• Fakturierung Teil 1: Ticket erstellen, Zeiteinträge hinzufügen, Produkte und Ausgaben hinzufügen
• Rechnungsstellung Teil 2: Ticket auflösen, Rechnungsstapel erstellen, Rechnungen generieren und exportieren