Rechnungsstapel sind eine Gruppe von finanziellen Einheiten (in diesem Fall Rechnungen), die gleichzeitig und nicht sofort bearbeitet werden. Es handelt sich um eine detaillierte Auflistung der erbrachten Dienstleistungen und der von den Kunden innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums geschuldeten Zahlungen.

Sobald ein Rechnungsstapel erstellt wurde, können Sie Rechnungen generieren, die bearbeitet, exportiert, gespeichert, gedruckt, als PDF erstellt oder Ihrem Kunden per E-Mail für eine nahezu sofortige Kundenabrechnung gesendet werden können.
Hinweise:

• Das Versenden von Rechnungen per E-Mail ist nur für Atera-Abonnenten verfügbar. 
• Die Abrechnungswährung basiert auf der Region, aus der Sie Ihr Atera-Konto ursprünglich registriert haben. Die Adresse kann unter Admin > Einstellungen hinzugefügt/aktualisiert werden. Wenn die Währung nicht korrekt gemäß Ihrer Region angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team

Hilfe zur Erstellung flexibler (ad hoc) Rechnungen finden Sie unter Erstellen Sie eine flexible Rechnung

Die Seite "Rechnungsstapel erstellen" erklärt

Spalten

Kundenname: Der Name des Kunden.
Vertragsname: Der Name des kundenspezifischen Vertrags.
Vertragstyp: Der Typ des Vertrags (dies beeinflusst das Abrechnungsverhalten).
Gesamtsaldo: Der Gesamtbetrag, der derzeit aus dem Kundenvertrag fällig ist.
Ausgewählter Saldo: Der Saldo, den Sie dem Kunden in diesem Stapel in Rechnung stellen werden.

Stapel-Details

Zu erstellende Rechnungen: Aktualisiert sich automatisch basierend auf den ausgewählten Verträgen.
Unverrechnete Tickets: Aktualisiert sich automatisch. Die Anzahl der Kundentickets im aktuellen Stapel, die noch nicht abgerechnet wurden.
Geleistete Stunden: Aktualisiert sich automatisch. Die Gesamtanzahl der Ticketstunden, die in diesem Abrechnungsstapel gearbeitet wurden.
Abrechenbarer Betrag: Aktualisiert sich automatisch. Der Gesamtbetrag, der in diesem Stapel abgerechnet werden soll.
Steuer: Aktualisiert sich automatisch. Der Gesamtsteuerbetrag auf alle ausgewählten Verträge im Abrechnungsstapel. Wenn das Kontrollkästchen 'Steuerpflichtig' auf Vertragsebene aktiviert ist, wird die Steuer automatisch zum abgerechneten Betrag NUR FÜR DIESEN VERTRAG hinzugefügt.
Gesamt: Der Gesamtbetrag des aktuellen Abrechnungsstapels (abrechenbarer Betrag + Steuer).

Formularelemente

Ein weißes Kästchen mit Häkchen zeigt an, dass der Vertrag zur Aufnahme in den Abrechnungsstapel ausgewählt werden kann. 
Ein schwarzes Kästchen zeigt an, dass einige Komponenten/Nutzungen des Vertrags derzeit nicht zur Aufnahme ausgewählt werden können, da sie sich noch in einem offenen Vertragszeitraum befinden (sie sind nicht 'abrechnungsbereit').
Ein Schloss zeigt an, dass der Vertrag derzeit nicht zur Aufnahme ausgewählt werden kann, da er sich noch in einem offenen Vertragszeitraum befindet, d.h. er ist nicht 'abrechnungsbereit'.
Die blauen Linien erweitern die Details des Vertrags und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Elemente in den Abrechnungsstapel einzuschließen oder auszuschließen.

Sie können die Liste der Verträge basierend auf folgenden Kriterien filtern:

• Vertragstyp (für eine vollständige Liste der Vertragstypen klicken Sie hier)
• Steuerpflichtige Verträge
• Kunde
• Zeiträume
• Saldo

Schauen Sie sich unsere Video-Tutorials zur Abrechnung an!

So erstellen Sie eine Rechnungscharge:

1. Klicken Sie auf Abrechnung im linken Bereich. Die Seite Abrechnung erscheint. 

2. Klicken Sie auf Neue Rechnungscharge.

Die Seite Rechnungscharge erstellen erscheint

Hinweis: Beim ersten Gebrauch des Abrechnungsmoduls kann es einige Momente dauern, bis Ihre anfängliche Vertragliste erstellt ist. 

2. Wählen Sie Verträge zur Aufnahme aus, indem Sie auf die weißen Kästchen klicken. Chargendetails werden automatisch aktualisiert.

3. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol neben einem Vertrag, um Details anzuzeigen.

4. Überprüfen Sie jeden ausgewählten Vertrag. Sie können auch Elemente abwählen, wenn Sie möchten.

Hinweis: Alle derzeit fälligen Elemente werden basierend auf dem Vertrag automatisch ausgewählt; dies umfasst alle überfälligen und derzeit fälligen Elemente, die abgerechnet werden können.

5. Überprüfen Sie die Chargendetails. Geben Sie dann Ihrer Rechnungscharge einen Namen und klicken Sie auf Ausführen. Die Rechnungen erscheinen. 

• Klicken Sie auf Löschen neben einer Rechnung, um sie aus der Charge zu entfernen.
• Aktivieren Sie Eine Rechnung pro Kunde, wenn Sie eine konsolidierte Rechnung wünschen.
• Entscheiden Sie, wie die Rechnungszeilen gruppiert werden sollen (nach Vertrag, Ticket oder Zeiteintrag).
  Hinweis: Zeiteinträge basieren auf der in den Kontoeinstellungen ausgewählten Zeitzone, die unter Admin > Einstellungen > Allgemein zu finden ist.

6. Klicken Sie auf Rechnungen erstellen. Die erstellten Rechnungen erscheinen.

7. Klicken Sie auf Bearbeiten neben einer Rechnung, um sie anzuzeigen. Die ausgewählte Rechnung wird geöffnet.

Die Rechnungen sind vollständig flexibel und können vollständig bearbeitet, in PDFs umgewandelt, gespeichert, exportiert, gedruckt oder per E-Mail an Kunden gesendet werden, indem Sie auf die Dropdown-Menü-Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung klicken.

Hinweis: Das Versenden einer Rechnung per E-Mail ist für Testbenutzer nicht verfügbar. 

8. Wenn Sie mit der Überprüfung der Rechnung fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen. Die Seite Rechnungsstapel erscheint.

9. Klicken Sie auf Rechnungen exportieren, um alle Rechnungen zu exportieren.
Hinweis: Wenn Sie eine Abrechnungsintegration mit QuickBooks Online oder Xero eingerichtet haben, wird Ihr Rechnungsstapel automatisch in Ihre integrierte Buchhaltungssoftware exportiert. 

10. Wählen Sie das Exportziel: QuickBooks (Online/Desktop), Xero oder CSV.

Rechnungsstatus

Wir haben Status zu Rechnungen hinzugefügt, um die Rechnungsverwaltung und -verfolgung zu vereinfachen! Zu den Status gehören Entwurf, Exportiert, Gesendet, Bezahlt und Erstattet. Sie können den Rechnungsstatus in der Spalte Status auf der Seite Abrechnung und auf der Rechnung selbst sehen – von dort aus können Sie den Rechnungsstatus manuell ändern.

• Entwurf: Die Rechnung ist in Bearbeitung und wurde weder gesendet noch exportiert. 
• Exportiert: Die Rechnung wurde in Ihre integrierte Buchhaltungssoftware exportiert.
• Gesendet: Die Rechnung wurde an den Empfänger gesendet (per E-Mail).
• Bezahlt: Die Rechnung wurde per E-Mail versendet und die Zahlung wurde geleistet. 
• Erstattet: Der volle Rechnungsbetrag wurde erstattet.

Hinweis: Der Rechnungsstatus ändert sich automatisch, wenn Sie eine Rechnung senden oder exportieren.

Video-Tutorials

• Abrechnung Teil 1: Ticket erstellen, Zeiteinträge hinzufügen, Produkte und Ausgaben hinzufügen
• Abrechnung Teil 2: Ticket lösen, Rechnungsstapel erstellen, Rechnung generieren und exportieren