Erstellung einer flexiblen Rechnung

In Rechnungen werden die Produkte und Dienstleistungen aufgeführt, die Sie Ihrem Kunden geliefert haben. Sie wird durch den zugehörigen Vertrag definiert. Die Rechnungen sind nach Rechnungsnummer, Erstellungsdatum, zugehörigem Kunden, Batchname (falls zutreffend) und Status (Entwurf, Versendet, Exportiert, Bezahlt und Erstattet) geordnet.

Sie können eine völlig flexible Rechnung erstellen, die bearbeitet, exportiert, gespeichert, gedruckt, als PDF-Datei erstellt oder per E-Mail an Ihren Kunden geschickt werden kann, so dass die Abrechnung nahezu in Echtzeit erfolgt.

Anmerkungen:

• Der Versand einer Rechnung per E-Mail ist nur für Atera-Abonnenten möglich. 
• Die Rechnungswährung basiert auf der Region, in der Sie Ihr Atera-Konto ursprünglich registriert haben. Die Adresse kann unter Administration > Einstellungen hinzugefügt/aktualisiert werden. Wenn die Währung in Ihrer Region nicht korrekt angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Dieser Artikel beschreibt folgendes:

• Status der Rechnungen
• Erstellen einer Rechnung
• Bearbeiten einer Rechnung
• Rechnung per E-Mail versenden
• Löschen einer Rechnung

Hilfe beim Erstellen von Rechnungsstapeln finden Sie unter Erstellung eines Rechungsbatches.

Status der Rechnungen

Wir haben Rechnungen mit einem Status versehen, um die Rechnungsverwaltung und -verfolgung zu optimieren! Zu den Status gehören "Entwurf", "Exportiert", "Gesendet", "Bezahlt" und "Erstattet". Sie können den Rechnungsstatus in der Spalte "Status" auf der Seite "Rechnungsstellung" und auf der Rechnung selbst einsehen - von dort aus können Sie den Rechnungsstatus manuell ändern.

• Entwurf: Die Rechnung ist in Bearbeitung und wurde noch nicht versandt oder exportiert. 
• Exportiert: Die Rechnung wurde in Ihre integrierte Buchhaltungssoftware exportiert.
• Gesendet: Die Rechnung wurde an den Empfänger gesendet (per E-Mail).
• Bezahlt: Die Rechnung wurde per E-Mail verschickt und die Zahlung ist erfolgt. 
• Erstattet: Der gesamte Rechnungsbetrag wurde zurückerstattet.

Hinweis: Der Rechnungsstatus ändert sich automatisch, wenn Sie eine Rechnung versenden oder exportieren. 

So erstellen Sie eine Rechnung:

1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Neu (New) die Option Rechnung (Invoice).

Hinweis: Die Funktion Neue Rechnung (New invoice) ist von mehreren Stellen in Atera aus zugänglich.

• Auf der Seite des Kunden, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung (New invoice) klicken:
  
• Klicken Sie auf der Rechnungsseite auf die Schaltfläche Neue Rechnung (New invoice):

Eine leere Rechnung erscheint.

Hinweis: Ihr Firmenname wird aus Ihren Rechnungseinstellungen übernommen, die Sie unter Administration (Admin) > Buchhaltung (Accounting) > Registerkarte Rechnungseinstellungen (Invoice Settings) bearbeiten können.

2. Füllen Sie die Rechnungsfelder aus.

3. Klicken Sie auf Speichern (Save), um die Rechnung zu erstellen.

Einmal erstellte Rechnungen finden Sie auf der Rechnungsseite unter Rechnungen (unten rechts auf der Seite).

So bearbeiten Sie eine Rechnung: 

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Rechnung (Billing). Die Seite Rechnung erscheint.

2. Öffnen Sie im Bereich Rechnungen (unten rechts auf der Seite) die Rechnung.

Die Rechnung wird angezeigt.

3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Hinweis: Sie können den Rechnungsstatus bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeitungssymbo unter Status klicken und einen Status aus dem Dropdown-Menü auswählen (Entwurf, Exportiert, Gesendet, Bezahlt und Erstattet).

4. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
Außerdem können Sie die Rechnung per E-Mail versenden, eine PDF-Datei erstellen oder ausdrucken, indem Sie die entsprechende Option aus den Dropdown-Menüs auswählen.

So versenden Sie eine Rechnung per E-Mail:

1. Öffnen Sie die Rechnung (Hier erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung öffnen).

2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Rechnung per E-Mail (Email invoice).

Der Bildschirm Rechnung per E-Mail wird angezeigt.

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts ein, an den Sie die Nachricht senden möchten. Klicken Sie dann auf Senden.

Die Rechnung wird versandt, und der Status ändert sich von "Entwurf" in "Versendet".

So löschen Sie eine Rechnung:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Rechnung (Billing).

2. Suchen Sie unter Rechnungen die entsprechende(n) Rechnung(en) und überprüfen Sie sie.

3. Klicken Sie auf dasSymbol Löschen (Delete) . Es erscheint ein Bestätigungsfenster.

4. Klicken Sie auf Ja (Yes), um die Rechnung zu löschen.

Die Rechnung wurde gelöscht.

Hinweis: Flexible Rechnungen können auch über Kunden (Customers) > Seite des Kunden (the customer's page) > Registerkarte Rechnungen (Invoices) erstellt, aufgerufen und bearbeitet werden.