Las plantillas de correo electrónico de Atera permiten la comunicación automatizada con tus clientes (al incorporarlas con las Reglas de automatización de tickets). Además, son muy fáciles de crear, permitiéndote agregar fragmentos (información dinámica de campos) y personalizaciones en HTML.
Las plantillas de correo electrónico de Atera permiten la comunicación automatizada con tus usuarios (al incorporarlas con las Reglas de automatización de tickets). Además, son muy fáciles de crear, permitiéndote agregar fragmentos (información dinámica de campos) y personalizaciones en HTML.
Crear plantillas de correo electrónico
En el siguiente ejemplo, crearemos una plantilla de correo electrónico para enviar al usuario final asociado a un ticket cada vez que se resuelva un ticket. Luego crearemos la regla de automatización, que enviará el correo cuando se active, así como el correo que recibirá el usuario final.
Nota:
- Para asegurarte de que la respuesta del usuario final al correo automatizado se agregue como comentario al ticket existente (y no cree un nuevo ticket por el correo entrante), comienza la línea de asunto de la plantilla con el fragmento [#{[Ticket Number]}], que puedes insertar haciendo clic en el campo Asunto del correo y luego en la pastilla "Ticket Number" en la lista de fragmentos. Para más información sobre los fragmentos, consulta Agregar fragmentos a las plantillas de correo electrónico
- Las plantillas de correo electrónico predeterminadas de Atera incluyen estilos integrados, que sobrescriben cualquier estilo que agregues. Para eliminar estos estilos predeterminados y usar los tuyos, consulta Eliminar estilos en línea de una plantilla de correo electrónico
En el siguiente ejemplo, crearemos una plantilla de correo electrónico para enviar al contacto asociado a un ticket cada vez que se resuelva un ticket. Luego crearemos la regla de automatización, que enviará el correo cuando se active, así como el correo que recibirá el contacto.
Nota:
- Para asegurarte de que la respuesta del contacto al correo automatizado se agregue como comentario al ticket existente (y no cree un nuevo ticket por el correo entrante), comienza la línea de asunto de la plantilla con el fragmento [#{[Ticket Number]}], que puedes insertar haciendo clic en el campo Asunto del correo y luego en la pastilla "Ticket Number" en la lista de fragmentos. Para más información sobre los fragmentos, consulta Agregar fragmentos a las plantillas de correo electrónico
- Las plantillas de correo electrónico predeterminadas de Atera incluyen estilos integrados, que sobrescriben cualquier estilo que agregues. Para eliminar estos estilos predeterminados y usar los tuyos, consulta Eliminar estilos en línea de una plantilla de correo electrónico
Para crear una plantilla de correo electrónico:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Plantillas de correo electrónico.
Aparecerá la página de Plantillas de correo electrónico.
2. Haz clic en + Nueva plantilla.
Aparecerá la página de Crear plantilla.
3. Ingresa el nombre de la plantilla, la descripción y el asunto del correo. Luego completa el cuerpo del correo.
4. Haz clic en Crear.
Volverás a la página de Plantillas de correo electrónico, donde aparecerá tu plantilla guardada.
Editar plantillas de correo electrónico
Puedes editar las plantillas de correo electrónico existentes en cualquier momento para actualizar el nombre, asunto o contenido del mensaje. Los cambios se guardan en la plantilla y se aplicarán la próxima vez que la uses.
Para editar una plantilla de correo electrónico:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Plantillas de correo electrónico.
Aparecerá la página de Plantillas de correo electrónico.
2. Selecciona la plantilla que deseas actualizar.
Aparecerá la página de Editar plantilla.
3. Actualiza el nombre de la plantilla, la descripción, el asunto del correo y/o el cuerpo del correo.
4. Haz clic en Guardar.
Eliminar plantillas de correo electrónico
¿Listo para hacer limpieza de tus plantillas de correo electrónico? Si una plantilla ya no te resulta útil, elimínala para mantener tu lista ordenada y sin desorden.
Para eliminar una plantilla de correo electrónico:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Plantillas de correo electrónico.
Aparecerá la página de Plantillas de correo electrónico.
2. Pasa el cursor sobre la plantilla y haz clic en el ícono de los tres puntos (). Luego haz clic en Eliminar plantilla.
Aparecerá una ventana de confirmación.
Agregar fragmentos a las plantillas de correo electrónico
Para agregar fragmentos a una plantilla de correo electrónico:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Plantillas de correo electrónico.
Aparecerá la página de Plantillas de correo electrónico.
2. Selecciona la plantilla que deseas actualizar.
Aparecerá la página de Editar plantilla.
- Para agregar un fragmento al cuerpo del correo: Ve al lugar adecuado en el cuerpo del correo y haz clic en el fragmento para agregarlo.
- Para agregar un fragmento al asunto del correo: Ve al lugar adecuado en el campo de asunto y haz clic en el fragmento para agregarlo.
Nota: Solo los fragmentos que aparecen en el selector de fragmentos están disponibles actualmente para las plantillas de correo electrónico. Los detalles del sitio como Dirección del sitio y Teléfono del sitio no están disponibles como fragmentos y no se pueden insertar automáticamente en las plantillas de correo electrónico por ahora. Si necesitas estos datos, deberás agregarlos manualmente al contenido del correo.
Nota: Solo los fragmentos que aparecen en el selector de fragmentos están disponibles actualmente para las plantillas de correo electrónico. Los datos del cliente como Dirección del cliente y Teléfono del cliente no están disponibles como fragmentos y no se pueden insertar automáticamente en las plantillas de correo electrónico por ahora. Si necesitas estos datos, deberás agregarlos manualmente al contenido del correo.
Agregar código HTML a las plantillas de correo electrónico
Usa la Vista de código para agregar HTML personalizado a tus plantillas de correo electrónico cuando necesites más control sobre el formato y el diseño.
Para agregar código HTML a una plantilla de correo electrónico:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Plantillas de correo electrónico.
Aparecerá la página de Plantillas de correo electrónico.
2. Selecciona la plantilla que deseas actualizar.
Aparecerá la página de Editar plantilla.
2. En la barra de herramientas del cuerpo del correo, haz clic en el ícono de Vista de código ().
3. Agrega el código HTML. Luego haz clic en Guardar.
Eliminar estilos en línea de una plantilla de correo electrónico
Las plantillas de correo electrónico pueden incluir estilos en línea predeterminados que afectan fuentes, espaciado y colores. Usa la Vista de código para eliminar esos estilos y así poder aplicar el formato que prefieras.
Para eliminar los estilos en línea predeterminados de una plantilla de correo electrónico:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Plantillas de correo electrónico.
Aparecerá la página de Plantillas de correo electrónico.
2. Selecciona la plantilla que deseas actualizar.
Aparecerá la página de Editar plantilla.
2. En la barra de herramientas del cuerpo del correo, haz clic en el ícono de Vista de código ().
3. En la vista de código, busca cualquier atributo style="..." y elimina todo el atributo (incluyendo style= y las comillas), dejando intactas las etiquetas HTML
4. Agrega el estilo que desees. Luego haz clic en Guardar.
Enviar plantilla de correo electrónico con reglas de automatización de tickets
Ahora que has creado una plantilla de correo electrónico, crea una regla de automatización que la active y envíe. En este ejemplo, crearemos una regla de automatización que se activará cuando se resuelva un ticket y enviará tu nueva plantilla de correo electrónico al usuario del ticket.
Ahora que has creado una plantilla de correo electrónico, crea una regla de automatización que la active y envíe. En este ejemplo, crearemos una regla de automatización que se activará cuando se resuelva un ticket y enviará tu nueva plantilla de correo electrónico al contacto del ticket.
Para crear la regla de automatización de tickets:
1. Ve a Admin > Soporte y tickets > Reglas de automatización de tickets.
Aparece la página de Reglas de automatización de tickets.
2. Haz clic en Agregar nueva regla.
Aparece la ventana Agregar regla.
3. Crea tu regla:
- Nombre de la regla: Asigna un nombre a tu regla.
- Descripción: Ingresa una descripción clara.
- Disparador: Selecciona Ticket cerrado/resuelto.
- Ignorar flujo: Selecciona 'Sí' para que la regla funcione sin importar la jerarquía.
- Activo: Selecciona 'Sí' para activar la regla.
4. Haz clic en Agregar.
La regla se crea y es visible en la página de Reglas de automatización de tickets.
5. Haz clic en el nombre de la regla para expandirla y gestionar las Condiciones y Acciones.
Agrega la Condición de la regla:
- Campo del ticket: Selecciona Estado.
- Operador: Selecciona Igual.
- Valor esperado: Selecciona Resuelto.
Haz clic en Agregar.
Agrega la Acción de la regla:
- Tipo de acción: Selecciona Enviar correo al usuario.
- Tipo de acción: Selecciona Enviar correo al contacto.
- Campo relacionado/Plantilla de correo: Selecciona la plantilla de correo que acabas de crear.
Haz clic en Agregar.
La regla de automatización se ha creado. Cuando un ticket se resuelva, se enviará un correo con la plantilla al usuario.
La regla de automatización se ha creado. Cuando un ticket se resuelva, se enviará un correo con la plantilla al contacto.
Enviar automáticamente una plantilla de correo según auto-etiquetas del ticket
Crea una regla de automatización de tickets que enviará una plantilla de correo personalizada al usuario del ticket cuando se aplique una auto-etiqueta (en este ejemplo, Sistema / Inicio de sesión - Restablecimiento de contraseña) a un ticket.
Nota:
- También puedes crear un artículo específico de la base de conocimientos (Restablecer contraseña) con estas instrucciones para adjuntar a tu plantilla de correo.
- Para crear esta regla de automatización, primero debes crear la plantilla de correo.
Para crear la regla de automatización de tickets:
1. Ve a Administrador > Soporte y tickets > Reglas de automatización de tickets.
Aparece la página de Reglas de automatización de tickets.
2. Haz clic en Agregar nueva regla.
Aparece la ventana Agregar regla.
3. Crea tu regla:
- Nombre de la regla: Asigna un nombre a tu regla.
- Descripción: Ingresa una descripción clara.
- Disparador: Selecciona Nuevo ticket creado.
- Ignorar flujo: Selecciona 'Sí' para que la regla funcione sin importar la jerarquía.
- Activo: Selecciona 'Sí' para activar la regla.
4. Haz clic en Agregar.
La regla se crea y es visible en la página de Reglas de automatización de tickets.
5. Haz clic en el nombre de la regla para expandirla y gestionar las Condiciones y Acciones.
Agrega la Condición de la regla:
- Campo del ticket: Selecciona Auto-etiqueta de ticket.
- Operador: Selecciona Igual.
- Valor esperado: Selecciona Sistema / Inicio de sesión - Restablecimiento de contraseña.
Haz clic en Agregar.
Agrega la Acción de la regla:
- Tipo de acción: Selecciona Enviar correo al usuario.
- Tipo de acción: Selecciona Enviar correo al contacto.
- Campo relacionado/Plantilla de correo: Selecciona la plantilla de correo que acabas de crear.
Haz clic en Agregar.
La regla de automatización se ha creado. Cuando se cree un ticket con la auto-etiqueta seleccionada, se enviará una plantilla de correo al solicitante del ticket.
La regla de automatización se ha creado. Cuando se cree un ticket con la auto-etiqueta seleccionada, se enviará una plantilla de correo al contacto del ticket.
