I contatti sono persone della tua base clienti che possono richiedere assistenza tecnica. Ogni contatto può avere più indirizzi email associati, permettendo che ticket e comunicazioni provenienti da qualsiasi di questi indirizzi vengano collegati allo stesso contatto. Per ogni cliente, puoi designare una persona di riferimento principale. I contatti possono interagire con te tramite telefono, email, il Portale Clienti, WhatsApp, Teams o generando un ticket usando la scorciatoia CTRL + F12 dalle loro postazioni di lavoro.

Crea manualmente i contatti

Puoi creare un nuovo contatto manualmente quando un cliente ti contatta per la prima volta e non è ancora presente nel tuo sistema. Puoi anche aprire un ticket mentre aggiungi il contatto, e riceverà notifiche email automatiche ogni volta che il ticket viene aggiornato.

Per creare manualmente un nuovo contatto:

1. Clicca su Nuovo > Contatto nella barra del menu (in alto nella schermata).

Si apre la pagina Nuovo contatto.

2. Compila il modulo:

• Cliente: Seleziona il cliente.
• Nome: Inserisci il nome del contatto.
• Email: Inserisci l'email del contatto. 
  • Indirizzi email aggiuntivi possono essere assegnati al contatto dopo la creazione.
• Telefono: Inserisci il numero di telefono del contatto.
• Cellulare: Inserisci il numero di cellulare del contatto.
• Reparto: Seleziona il reparto pertinente dal menu a tendina. Scopri di più
• Ruolo lavorativo: Inserisci la mansione del contatto.
• Dispositivi collegati: Assegna un agente principale al contatto. Scopri di più
• Permessi:
  • Utente principale del sito: Puoi designare il contatto come referente principale del cliente. Potrà così vedere tutti i ticket del proprio cliente nel Portale Clienti.
  • Disabilita la creazione automatica di ticket dalle email dell’utente: Per impostazione predefinita, Atera crea automaticamente ticket quando i contatti inviano email all’indirizzo di supporto. Seleziona la casella per disabilitare questa funzione per il contatto specifico.

3. Clicca su Crea.

Il nuovo contatto viene aggiunto e appare nella pagina Cliente > Contatti.

Crea automaticamente i contatti

Crea automaticamente un nuovo contatto quando viene ricevuto un ticket da un indirizzo email non riconosciuto. Configura le impostazioni email, inclusi gli indirizzi di supporto e l’inoltro, per controllare come vengono creati i contatti. Scopri di più

Per creare automaticamente i contatti:

1. Vai su Amministrazione > Supporto e ticketing > Impostazioni email > Impostazioni avanzate.

2. Sotto Azioni automatiche, abilita Crea un nuovo contatto quando viene ricevuto un ticket da un nuovo indirizzo email. Poi clicca su Salva.

I nuovi contatti verranno ora creati automaticamente ogni volta che viene ricevuto un ticket da un nuovo indirizzo email, assicurando che tutte le richieste in arrivo vengano registrate e collegate a un contatto.

Importa contatti

I clienti e i contatti possono anche essere importati direttamente su Atera in blocco. Per maggiori informazioni, consulta Importa dati su Atera

Integrazione Entra ID

Integrando Microsoft Entra ID (precedentemente Azure AD), Atera ti permette di importare e sincronizzare facilmente i contatti della tua organizzazione, assicurando che i tuoi contatti su Atera siano sempre aggiornati. Scopri di più

Invia email al nuovo contatto

Invia automaticamente una email di benvenuto ai nuovi contatti aggiunti con contenuto personalizzato, inclusa la possibilità di inviare le credenziali per il portale. Per maggiori informazioni sull’invio delle credenziali del portale, consulta Fornire credenziali del portale - Invio automatico password alla creazione del contatto

Nota: L’email verrà inviata ai contatti aggiunti sia manualmente che automaticamente.

Per inviare una email a un nuovo contatto:

1. Vai su Amministrazione > Supporto e ticketing > Impostazioni email > Impostazioni avanzate.

2. Sotto Azioni automatiche, abilita Invia email al nuovo contatto. Poi clicca su Salva.

I nuovi contatti riceveranno ora una comunicazione predefinita e immediata — aiutando a semplificare l’onboarding e migliorare i tempi di risposta.

Disattiva un contatto

Disattiva i contatti che non sono più attivi o rilevanti per mantenere organizzata la tua lista contatti. Puoi riattivarli in qualsiasi momento se necessario. Scopri di più

Nota: Una volta disattivati, i contatti non possono più creare nuovi ticket. Tuttavia, i ticket già esistenti non vengono modificati.

Per disattivare o eliminare un contatto:

1. Vai su Clienti > [Cliente] > Contatti. Poi seleziona il contatto.

Si apre la pagina Contatto.

2. Clicca sul menu con i tre puntini () in alto a destra nella pagina del contatto. Poi clicca su Disattiva.

Appare una finestra di conferma.

3. Clicca su Disattiva contatto.

Una volta disattivato, il contatto non potrà più creare nuovi ticket — tramite email, Portale Clienti o altri canali supportati. I ticket già esistenti restano invariati e possono essere gestiti normalmente.

I contatti disattivati sono contrassegnati con un’etichetta 'Disattivato' nella pagina Cliente > Contatti.

Attiva un contatto

Attiva un contatto per ripristinare l’accesso a qualcuno che era stato precedentemente disattivato. Una volta riattivato, il contatto potrà nuovamente creare ticket e riprendere le normali interazioni su tutti i canali supportati.

Per riattivare un contatto:

1. Vai su Clienti > [Cliente] > Contatti. Poi seleziona il contatto disattivato.

Si apre la pagina Contatto.

2. Clicca sul menu con i tre puntini (). Poi clicca su Attiva contatto.

Una volta riattivato, il contatto potrà nuovamente creare nuovi ticket — tramite email, Portale Clienti o altri canali supportati.

I contatti attivati sono contrassegnati con un’etichetta 'Attivato' nella pagina Cliente > Contatti.

Elimina un contatto

Elimina un contatto quando non è più rilevante per la tua organizzazione. Anche se il contatto viene rimosso dal sistema, eventuali ticket già esistenti non vengono modificati. Puoi ricreare il contatto in qualsiasi momento se necessario.

Per eliminare un contatto:

1. Vai su Clienti > [Cliente] > Contatti. Poi seleziona il contatto.

Si apre la pagina Contatto.

2. Clicca sul menu con i tre puntini (). Poi clicca su Elimina contatto.

Appare una finestra di conferma.

3. Clicca su Elimina contatto.

Una volta eliminato, il contatto non potrà più creare nuovi ticket — tramite email, Portale Clienti o altri canali supportati. I ticket già esistenti restano invariati e possono essere gestiti normalmente.