Gestisci i tuoi domini email in uscita e l'inoltro delle email in Atera

Personalizza le risposte ai ticket e le email in uscita inviate da Atera aggiungendo domini personalizzati. Puoi farlo utilizzando il tuo server SMTP oppure tramite l'autenticazione DKIM (simile a SPF).

Nota:

Microsoft sta eliminando gradualmente l'autenticazione di base, il che potrebbe influire sul protocollo SMTP utilizzato in Atera. Consigliamo agli utenti che attualmente usano SMTP di aggiungere nuovamente il dominio utilizzando DKIM, così potrai continuare a inviare email di risposta dal dominio della tua organizzazione direttamente da Atera. Passare all'autenticazione DKIM offre anche un ulteriore livello di sicurezza e impedisce che il tuo dominio venga utilizzato per phishing e altre frodi.
Se un indirizzo email viene bloccato a causa di errori di consegna, gli amministratori riceveranno una notifica e un'email che li invita a contattarci per sbloccare l'indirizzo.
Gli account di prova che utilizzano 'noreply@atera.com' o la verifica del dominio DKIM possono inviare fino a 50 email al giorno dal dominio email in uscita.

Configura l'inoltro email in Atera

1. Vai su Amministrazione > Supporto e ticketing > Impostazioni email.

Verrà visualizzata la pagina Impostazioni email.

2. Clicca su “Nuovo indirizzo”:

3. Compila i campi richiesti e clicca su “Avanti”:

Nome visualizzato: Un nome che ti aiuta a identificare facilmente l'indirizzo email in Atera.
Indirizzo email di supporto: L'indirizzo email che i tuoi utenti finali contattano per aprire ticket nella console di Atera.
Funzione dell'indirizzo: Definisce come viene utilizzato l'indirizzo email. Puoi scegliere una delle seguenti opzioni:
- In entrata: Utilizzato solo per creare ticket quando un utente finale invia un'email.
- In uscita: Utilizzato solo per inviare email in uscita da Atera.
- In entrata e in uscita: Utilizzato sia per creare ticket che per inviare risposte dallo stesso indirizzo email.

4. Ora configura l'inoltro email nella tua casella di posta.

La procedura varia a seconda del provider email. Successivamente puoi aggiungere il tuo indirizzo email esterno come indirizzo di supporto all'interno di Atera. Per maggiori informazioni, consulta:

5. Dopo aver cliccato su Avanti, seleziona i clienti a cui si applicherà l'indirizzo.

Nota:

Gli alias email non sono supportati e non funzioneranno per l'inoltro automatico delle email (e l'apertura dei ticket). Inserisci il tuo vero indirizzo email principale di supporto.
Il doppio inoltro non è supportato, poiché le linee guida Microsoft consentono solo una redirezione per indirizzo.
Devi avere un dominio verificato nella console di Atera per poter aggiungere correttamente l'indirizzo di supporto. Se il dominio non è stato verificato in precedenza, verrai reindirizzato alla pagina di Verifica dominio.

Aggiungi dominio

Per aggiungere un dominio:

Vai su Amministrazione > Supporto e ticketing > Impostazioni email > scheda Domini.

Verrà visualizzata la pagina Impostazioni email di supporto.
Clicca su Nuovo dominio.
Inserisci il tuo dominio. Poi clicca su Avanti.
Dal menu a tendina, seleziona un protocollo di verifica. Consulta Verifica DKIM oppure Verifica SMTP per continuare.

Nota: Una volta selezionato un protocollo, non potrai cambiarlo. Per modificarlo, elimina il dominio e aggiungilo nuovamente.

Verifica DKIM (consigliata)

1. Inserisci il prefisso MAIL FROM. Poi clicca su Ottieni record.

2. Copia le chiavi CNAME, MX e TXT fornite e inseriscile nel DNS del tuo provider di dominio. La procedura per aggiungere le chiavi può variare a seconda del provider. I link qui sotto ti guideranno nei passaggi specifici per alcuni dei provider DNS/Hosting più diffusi.

Nota: Se il dominio è già associato a un altro cliente ma non è ancora stato verificato, verrai indirizzato alla schermata Record DNS DKIM. Invece di generare nuove chiavi DKIM, ti verrà chiesto di inserire i record CNAME esistenti dal tuo provider DNS.

3. Clicca su Fine per salvare le modifiche.

Nota: Dopo aver inserito i record nel tuo provider DNS, i server di Atera verificheranno che tu sia il proprietario del dominio e autorizzato a utilizzare DKIM. La conferma di solito richiede meno di un'ora, ma può richiedere fino a 72 ore.

Verifica SMTP

1. Inserisci indirizzo server SMTP, porta, nome utente e password.

2. Se vuoi utilizzare SSL/TLS, seleziona la casella corrispondente.

3. Metti in whitelist app.atera.com e i seguenti indirizzi IP nel tuo server email:

20.83.57.243
20.23.103.144/28
20.93.110.48/28
172.168.0.144/28
52.234.164.80/28
20.103.213.160/28

Per maggiore sicurezza, metti in whitelist anche i seguenti indirizzi IP:

52.157.175.0/24
40.113.216.0/24
40.113.221.0/24
40.113.222.0/24
54.240.3.0/24
51.144.126.0/24
40.122.130.0/24
54.240.106.94
54.240.106.95
172.201.250.210
20.83.57.243

4. Inserisci un indirizzo mittente dal tuo server di posta per inviare un'email di prova e completare la verifica del dominio.

5. Fai clic su Invia e verifica.

Nota:

Il white-labeling delle email si applicherà solo alle risposte ai ticket. Report, avvisi e fatture verranno comunque inviati da noreply@atera.com
Le impostazioni SMTP per Office365 sono disponibili in questa guida Microsoft. Anche se l'opzione 1 è consigliata, a seconda della configurazione della tua email, potresti dover utilizzare le altre opzioni descritte nell'articolo.
Per utilizzare correttamente le impostazioni SMTP di Gmail in Atera, potrebbe essere necessario consentire le app meno sicure dal lato Google. Scopri di più
Se ricevi un banner che segnala un errore di consegna utilizzando la configurazione delle impostazioni SMTP, le email verranno inviate da noreply@atera.com o dal tuo dominio DKIM. Per chiudere il banner, fai clic su Aggiorna impostazioni email per aggiornare le impostazioni SMTP e inviare correttamente una Email di prova, oppure seleziona un altro metodo per il dominio email in uscita.

Utilizzare più indirizzi email in uscita per le risposte ai ticket

Dopo aver aggiunto e verificato uno o più domini, puoi configurare più indirizzi email in uscita e decidere quale indirizzo utilizzare quando rispondi ai ticket.

Questo ti permette di:

Rispondere da diversi indirizzi di supporto
Mantenere una chiara separazione tra team o servizi
Assicurarti che le risposte arrivino dall'indirizzo email più pertinente

Per aggiungere un indirizzo aggiuntivo:

Vai su Admin > Supporto e ticketing > Impostazioni email > scheda Indirizzi.

Apparirà la pagina delle impostazioni email di supporto.
Fai clic su Nuovo indirizzo.
Inserisci i dettagli. Poi fai clic su Avanti.

4. Il secondo e ultimo passaggio è selezionare i clienti a cui i tecnici possono inviare risposte via email.

Comportamento predefinito delle risposte

Per impostazione predefinita, Atera invia le risposte dallo stesso indirizzo email che ha ricevuto il ticket.

Questo comportamento è abilitato automaticamente per evitare confusione, poiché gli utenti finali di solito si aspettano di ricevere risposte dall'indirizzo che hanno contattato, anche se è stato configurato un diverso indirizzo email in uscita predefinito.

Se vuoi disabilitare questa opzione, deseleziona l'opzione qui sotto durante l'aggiunta di un nuovo indirizzo email:

Cambiare l'indirizzo “Da” quando si risponde

Quando rispondono a un ticket, i tecnici possono vedere un menu a tendina “Da” che permette di selezionare un diverso indirizzo email in uscita.

Note:

Vengono mostrati solo gli indirizzi email associati al cliente o account pertinente
L'indirizzo selezionato viene utilizzato solo per quella specifica risposta
Le note interne non sono interessate e non inviano mai email all'esterno

Note importanti

I domini devono essere completamente verificati prima di poter essere utilizzati per le risposte in uscita
Il comportamento delle risposte non influisce su avvisi, report o fatture, che vengono comunque inviati da noreply@atera.com
Se un indirizzo email in uscita viene bloccato a causa di errori di consegna, gli amministratori verranno avvisati
Questa funzione è disponibile solo nell'ambiente Beta

Modifica dominio

Per modificare un dominio non verificato:

Passa con il mouse sulla riga del dominio e fai clic su Verifica dominio. Seleziona un protocollo di verifica, poi completa la verifica del dominio.

Per modificare un dominio con protocollo DKIM:

Passa con il mouse sulla riga del dominio. A seconda dello stato di verifica, avrai opzioni diverse:

Stato Verificato o In attesa: Fai clic sul nome del dominio. Le chiavi generate non saranno più disponibili dopo 72 ore. Una volta che un dominio è in attesa o verificato, non puoi riavviare il flusso di verifica o cambiare protocollo. Questa modalità è di sola lettura.
Stato Fallito: Se sono passate 72 ore da quando sono state generate le chiavi di verifica DKIM e la configurazione DNS non è stata completata, lo stato del dominio passerà da In attesa a Fallito. Per riavviare il processo, fai clic su Riprova verifica, poi genera un nuovo set di chiavi di verifica o seleziona di nuovo il protocollo e completa la verifica del dominio.

Per modificare un dominio con protocollo SMTP:

Passa con il mouse sulla riga del dominio. A seconda dello stato di verifica avrai diverse possibilità:

Stato Verificato o In attesa: Fai clic sul nome del dominio. Una volta che un dominio è in attesa o verificato, non puoi riavviare il flusso di verifica o cambiare protocollo. Questa modalità è di sola lettura.
Stato Fallito: Fai clic su Riprova verifica. Poi completa la verifica SMTP.

Elimina dominio

Passa con il mouse sulla riga del dominio. Fai clic sui tre puntini, poi su Elimina.